Komplexe Berichte und Dokumentationen in Word umgesetzt benötigen gut durchdachte und technisch anspruchsvolle Word-Vorlagen. Mit einer entsprechenden Vorlage können komplexe Dokumente jedoch einfach aufgebaut werden.

Autorenbild Muhammed Canbaz

Von Muhammed Canbaz
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Word-Vorlagen für Dokumentationen und Berichte gehören neben gestalteten Briefbögen zu den beliebtesten Vorlagen unserer Kunden. Sie eignen sich besonders gut für Studien und Publikationen, wissenschaftliche Arbeiten, Handbücher, Geschäftsberichte oder Produktbeschreibungen. Vorlagen für Dokumentationen werden gerne im Berichtswesen in Behörden und Ämtern, bei Verbänden oder großen Vereinen sowie in Universitäten und Hochschulen eingesetzt. Die technischen Anforderungen an derlei Word-Vorlagen sind hoch. Hier zeigen wir, worauf es ankommt.


Professionelle Berichtsvorlagen in Word: Alles nur einen Klick entfernt

Der größte Vorteil von Berichtsvorlagen ist die einfache Nutzbarkeit für die Anwender – trotz der komplexen Funktionalität. Bausteine mit komplexen Grafiken oder Tabellen können in eine solche Vorlage mit nur einem Klick eingefügt werden. Der Funktionsumfang lässt sich zudem weiter eingrenzen, sodass das Erscheinungsbild immer dem Corporate Design des Unternehmens entspricht. Wenn komplexe Sachverhalte dargestellt werden müssen, mehrere Personen an solchen umfangreichen Dokumenten arbeiten, das Ergebnis die Zielgruppe überzeugen soll – dann kommt in Unternehmen die Dokumentation auf der Basis einer Word Vorlage zum Einsatz.

Der Aufbau einer Dokumentation in Word beachtet immer auch die verschiedenen Möglichkeiten der Ausgabe. Soll die Dokumentation später zweiseitig ausgegeben werden? Soll sie als Buch zum Druck, als E-Book oder als Book-on-Demand funktionieren? Soll sie als PDF-Datei versendet werden? Je nach gewünschter Ausgabeform muss die Dokumentationsvorlage individuell konzipiert, gestaltet und später umgesetzt werden.

Individuell gestaltete Vorlagen für Dokumentationen in Word ermöglichen die einfache Integration vieler unterschiedlicher Inhalte in eine professionell designte Dokumentation. Durch die Erleichterungen für Anwender und die automatische Sicherstellung des gewünschten Erscheinungsbilds lassen sich massive Zeiteinsparungen erzielen.

Nutzung von Word-Vorlagen für Berichte und Dokumentationen

Der Bericht oder die Dokumentation in Word beinhaltet oft sehr viele Möglichkeiten zur Indexierung der Inhalte. Neben dem Inhaltsverzeichnis kann im Bericht auch ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis, die Fußnote oder ein Stichwortverzeichnis sinnvoll sein. Das setzt wiederum entsprechende Formatvorlagen innerhalb der Wordvorlage voraus. Einmal angelegt ist es für den Ersteller wiederum sehr leicht, den Bericht in Word entsprechend zu formatieren, so dass sich die Indizes quasi automatisch erstellen lassen.

Auch für Bilder, Videos und Tabellen, die im Bericht vorgesehen sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Einbindung. Soll ein Bild zum Beispiel eine Überschrift, eine laufende Nummer oder eine Bildunterschrift bekommen, so lassen sich all diese Elemente im Vorfeld anlegen und gemeinsam in der Word Vorlage des Berichts als Schnellbaustein hinterlegen. Soll nun eine Abbildung eingesetzt werden, wird diese aus dem Katalog gewählt und per Klick automatisch in den Bericht eingefügt.

Magazinartikel Dokumentation Vorlage: Ausgedruckte Grafilen liegen auf eeinem Tisch

Die Corporate Identity (CI) in Word-Vorlagen

Mit einer professionell genutzten Corporate Identity (CI) und dem daraus abgeleiteten, passenden Corporate Design (CD), lässt sich auf leichtere Weise das Vertrauen der Konsumenten gewinnen und die Bindung an das Unternehmen stärken. Mit der Festlegung von Bild-, Grafik- und Textformatierungen lässt sich das Corporate Design (CD) eines Unternehmens in Word-Dokumenten bewahren.

Die Anwendung des Corporate Designs (CD) in Word geschieht über das Festlegen von Farben und Schriften, der Rahmen für Bilder und Grafiken sowie der zusätzlichen Vorauswahl von freigegeben Medien. Den Mitarbeitern wird so ein vorselektierter „Baukasten“ zur Verfügung gestellt, aus dem sie sich frei bedienen können.

Denn wenn es einfach keine „falschen“ Gestaltungselemente wie Grafiken, Farben, Schriften, Logos etc. zur Auswahl gibt, dann werden auch keine falschen Bilder oder Videos eingesetzt.

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Tabellen und Rahmen einfach gemacht

Ähnlich wie mit den Bildern und Grafiken verhält es sich mit Tabellen. Auch hier sind verschiedene Tabellenarten – mal einfacher oder komplexer – im Bericht denkbar und in Word bei der Erstellung zu berücksichtigen. Alle definierten Tabellenarten lassen sich als Schnellbausteine in Word Vorlagen erstellen und im Bericht hinterlegen.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Berichts in Word sind sich auf den einzelnen Seiten wiederholende Rahmendaten. Das kann der Titel des Berichts, der Autor, Projektnummern und vieles mehr sein. All diese Angaben lassen sich durch Feldfunktionen auf alle Seiten des Berichts übertragen, so dass sie nur an einer Stelle im Word Dokument geändert werden müssen.

Wo enge Standards gelten, werden auch hohe Anforderungen an die verwendeten Werkzeuge gestellt.

Vorlagen für Berichte und Dokumentationen - unverzichtbar im akademischen Betrieb

Vor allem bei der Anfertigung von wissenschaftlichen Arbeiten und Publikationen wie Seminararbeiten, Bachelor- und Master-Arbeiten, Diplomarbeiten und Dissertationen gelten sehr strenge formale Standards. Verstöße gegen diese Standards haben fast immer eine Verschlechterung der Bewertung zur Folge.

Leider gibt es keine wirklich einheitlichen Formatvorlagen für wissenschaftliche Arbeiten im deutschsprachigen Raum, die man sich einfach herunterladen könnte. Die Ansprüche an die Formatierungen richten sich nach den individuellen Wünschen und Vorstellungen von Professoren, Dozenten, Fakultäten, Instituten oder Akademien.

In der Praxis gibt es daher an einer Universität oder Hochschule häufig viele unterschiedliche und zugleich sehr umfangreiche Format-Leitfäden. Erfreulicherweise sind diese fast immer wenigstens öffentlich abrufbar, sodass die Format-Anforderungen nicht mühsam recherchiert werden müssen.

Wenn Word-Anwender diese Vorgaben selbst umzusetzen versuchen, so ist dies sehr aufwändig und eine häufige Fehlerquelle. Im Folgenden haben wir daher ein paar Tipps zur Anlage einer Formatvorlage für Sie zusammengestellt.

Magazinartikel Dokumentation Vorlage: Blick von hinterer Reihe eiens Hörsaals

So geht’s: Berichte und Dokumentationen in Word erstellen


1. Gliederungen und Standards nutzen

Bei Dokumentationen in Microsoft Word geht es nicht nur um die professionelle Präsentation von Informationen. Sie müssen brauchbar und nützlich im Arbeitsalltag der Anwender sein. Daher müssen Sie unbedingt logisch und leicht navigierbar aufgebaut werden. Bevor sie sich also mit dem eigentlichen Erstellen von Neuem beschäftigen, sollten Sie darüber nachdenken, wie sie ihren Content genau kommunizieren möchten.

Stellen Sie sich also folgende Fragen: Wie soll mein Seitenlayout aussehen? Welche Elemente wie Grafiken, Tabellen oder spezielle Info-Boxen werden für die gewünschte Dokumentation benötigt? Können Sie sicherstellen, dass auch bei einer großen Erweiterung des Dokumentenumfangs alle Funktionen wie gewünscht arbeiten?

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2. Word-Arbeitsumgebung anpassen

Bevor sie mit dem Schreiben anfangen, sollten Sie es sich komfortabel einrichten – nicht nur an ihrem Schreibtisch, sondern auch in ihrem Textverarbeitungsprogramm. Lernen Sie die gängigsten Tastenkombinationen für die üblichen Befehle auswendig, zum Beispiel für Speichern oder für Formatvorlagen löschen.

Hier finden Sie eine Übersicht über die Tastenkombinationen in Microsoft Word.

Aktivieren Sie alle Textbegrenzungen in Ihrem Dokument, um zu sehen, wo der Satzspiegel liegt. Der Satzspiegel zeigt die tatsächlich bearbeitbare Fläche für Inhalte auf einer Dokumentseite wie Texte, Grafiken und Bilder an, inklusive Fußnoten und Kopfzeilen. Achten Sie für einen professionellen Satzspiegel unbedingt auf gleichbleibende Seitenränder.

Tipp: Weitere Informationen zur Anpassung von Seitenrändern finden Sie in unserem Video-Tutorial für Word „Seitenränder anpassen“.

Mehr Übersicht mit Absatzmarken

Ebenfalls sehr nützlich für umfangreiche Dokumente sind Absatzmarken oder Alineas (aus dem Lateinischen), die von dem Zeichen ¶ dargestellt werden. Absatzmarken zeigen klar an, wo sich, Umbrüche und neue Absätze optimalerweise befinden sollen und zeigen so auch kleinste Formatfehler in ihrer Datei.

Zur besseren Verfügbarkeit Ihrer wichtigen Formatvorlagen empfehlen wir, dass Sie diese am rechten Bildschirmrand platzieren. So werden alle Vorlagen übersichtlich als Liste dargestellt und ermöglichen den schnellen Zugriff. In Kombination mit dem Word-Navigationsbereich können Sie so schnell im Dokument von Abschnitt zu Abschnitt springen.

Magazinartikel Dokumentation Vorlage: Screenshot "Formatvorlagen"

Wussten Sie, ...
… dass das Wort Format aus dem lateinischen „forma“ („Gestalt“ oder „Äußeres“) stammt? Bei den alten Römern konnte eine „forma“ zusätzlich auch eine Vision oder Erscheinung eines göttlichen Wesens sein.

3. Formatvorlagen einrichten

Formatvorlagen in Word für Dokumentation erlauben eine saubere Strukturierung des Dokuments und die Anpassbarkeit richtiger Formatierungen mit nur einem Mausklick. Achtung: Nutzen sie dabei niemals die Vorlage Standard direkt im Text. Sie ist der Ursprung aller Vorlagen und legt lediglich die Standard-Schriftart und Farbe fest.

Erstellen Sie lieber separate Formatvorlagen für Ihre Dokumentationen, auch für normalen Fließtext. In den neu erstellten Vorlagen können Sie problemlos mit Abständen, Schriftgrößen und Absätzen experimentieren, ohne gleich ihr gesamtes Layout zu verändern.

Arbeiten Sie bei Ihren Formatvorlagen in einer hierarchischen Logik und benennen Sie diese nachvollziehbar. Wenn Sie beispielsweise regelmäßige Anwendungshinweise in technischen Dokumenten erstellen müssen, dann benennen Sie die Vorlagen am besten nach der jeweiligen Textart:

Beispiel-Aufbau für Anwendungshinweise:

  • Vorlage 1: Anwendungsfall
  • Vorlage 2: Art der Anwendung
  • Vorlage 3: Sicherheitshinweise für die Anwendung
  • Vorlage 4: Erfolgskontrolle nach erfolgter Anwendung

 

Wenn Sie solche Formatierungen gleich zu Anfang ihrer Arbeit festgelegt haben, dann können Sie immer wieder darauf zurückgreifen und so die Einheitlichkeit in Ihren Dokumentationen sicherstellen. Übertreiben Sie es dabei nicht – mehr als maximal 10 kombinierte Absatz- und Zeichenformate sollten in einer Vorlage für Berichte und Dokumentationen nicht vorkommen.

Tipp: Weitere Informationen zur Verwendung von Formatvorlagen in Word finden Sie auch in unserem Video-Tutorial "Überflüssige Formatvorlagen löschen".

4. Layout festlegen

Bevor Sie das Layout definieren, müssen Sie festlegen, ob ihr Dokument auf Papier gedruckt oder nur elektronisch angezeigt werden soll (z.B. als PDF-Datei). Je nach gewünschter Verwendung entscheidet sich die Anlage des Seitenrandes. Wenn sie beidseitig bedruckte Dokumente in Buchform erstellen möchten, dann müssen sich die Ränder auf der linken Seite die Ränder auf der rechten Seite spiegeln.

Anders ausgedrückt: Die inneren und die äußeren Ränder müssen die gleiche Breite haben. Um Seitenränder zu spiegeln, wählen Sie im Word-Reiter Layout oder Seitenlayout die Option Seitenränder aus. Dort finden Sie unter „Mehrere Seiten“ die Option „Gespiegelt“.

Magazinartikel Dokumentation Vorlage: Screenshot "Seitenränder"

Beginnen Sie am besten jedes neue Kapitel mit einer ungeraden Seite und arbeiten Sie mit sogenannten „lebenden Titeln“. Dies bedeutet ganz einfach, dass die jeweiligen Titel eines Kapitels oder Abschnitts automatisch in der Kopfzeile eine Seite angezeigt werden. Dies erleichtert den Lesern die schnelle Orientierung in der fertigen Dokumentation.

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5. Verzeichnisse automatisieren

Vielleicht haben Sie diese Erfahrung auch schon mal gemacht: Ihre Dokumentation ist fertig und das Dokument steht, und jetzt müssen Sie noch einmal eine Kleinigkeit anpassen. Plötzlich verändern sich alle Seitenzahlen und die Nummerierung Ihres Inhaltsverzeichnisses ist komplett zerschossen.

Dies lässt sich mithilfe eines automatisierten Verzeichnisses und eigener Formatvorlagen für Überschriften recht einfach vermeiden. Wichtig dabei ist, dass Sie wie unter Punkt 3 beschrieben im Vorfeld feste Formate für hierarchisch organisierte Überschriften festgelegt haben.

Magazinartikel Dokumentation Vorlage: Screenshot "Automatisches Verzeichnis"

Aus den Überschriften erzeugt Word automatisiere Verzeichnisse. Die oberste Überschriftenebene (typischerweise „Überschrift 1“) wird im Verzeichnis als Hauptpunkt dargestellt, darunter liegende Überschriftebenen entsprechend als Unterpunkt.

Ein Beispiel: Ihr erstes Kapitel beginnt mit dem Punkt „1. Einführung“, wofür Sie die Überschriftenebene 1 verwenden. Den Punkt „1.1. Begriffserläuterungen“ setzen Sie als Überschriftenebene 2 fest. So kann Word die inhaltliche Gliederung logisch nachvollziehen und entsprechende Verzeichnisse automatisch erstellen.

Jedes automatisch erstellte Inhaltsverzeichnis kann individuell formatiert werden. Rufen Sie dafür im Reiter „Referenzen“ den Punkt „Inhaltsverzeichnis“ auf und wählen dann „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“.

Tipp: Weitere Informationen zur Automatisierung von Verzeichnissen finden Sie in unseren folgenden Video-Tutorials: "Inhaltsverzeichnis erstellen und formatieren", "Abbildungsverzeichnis erstellen", "Stichwortverzeichnis erstellen"

6. Grafiken richtig einbinden

Über die Platzierung von Grafiken, Tabellen und Illustrationen in Word lassen sich problemlos sehr lange Abhandlungen erstellen. Wenn Sie aber ein paar grundlegende Dinge beachten, können Sie sich die Arbeit in Word bereits sehr erleichtern.

Platzieren Sie Bilder und Grafiken unbedingt logisch sinnvoll in den Textfluss. Vermeiden Sie, Grafiken mit der Funktion „vor den Text stellen" einzubinden, da so bei nur kleinsten Änderungen die komplette Gliederung des Dokuments sehr leicht „zerschossen" wird.

Sehr hilfreich kann die Verwendung von Tabellen für die Platzierung von Grafiken sein. Tabellen haben den Vorteil, dass sie eindeutig festlegen, wo Grafiken und Texte platziert werden sollen – und sie werden bei Textänderungen nicht „falsch verschoben“.

In der Praxis gibt es daher an einer Universität oder Hochschule häufig viele unterschiedliche und zugleich sehr umfangreiche Format-Leitfäden. Erfreulicherweise sind diese fast immer wenigstens öffentlich abrufbar, sodass die Format-Anforderungen nicht mühsam recherchiert werden müssen.

Für Rastergrafiken sind am besten GIF- oder PNG-Dateien geeignet, für Vektorgrafiken verwenden Sie am besten das Microsoft-eigene EMF-Dateiformat. Aber Achtung: SVG-Dateien werden von Word nicht korrekt dargestellt, sodass diese am besten vor der Platzierung in einer Dokumentation noch einmal umgewandelt werden.

Magazinartikel Dokumentation Vorlage: Screenshot "Bilder einfügen"

Tipp: Weitere Informationen zur Verwendung von Grafiken in Word finden Sie auch auf der Seite „Einfügen von Bildern“ im Microsoft Support.

7. Schnellbausteine einsetzen

Bei vielen Dokumentationen wiederholen sich die einzelnen Inhaltsmodule meist sehr oft. Ein typisches Beispiel sind Tabellen für eine Grafik mit Beschreibungsfeldern und Positionsnummern. Mit Schnellbausteinen können Sie solche „Content-Rahmen“ zum Ausfüllen sehr einfach mit nur einem Tastendruck nutzen. Um einen neuen Baustein zu erzeugen, geben Sie zunächst den Text ein, den der Baustein enthalten soll.

Markieren Sie danach den Abschnitt und navigieren Sie im Reiter „Einfügen“ in der Gruppe „Text“ über den Menüpunkt „Schnellbausteine durchsuchen“ zur Schaltfläche „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“.

Magazinartikel Dokumentation Vorlage: Screenshot "Schnellbaustein speichern"

Im folgenden Fenster können Sie Ihrem Baustein einen aussagekräftigen Namen geben, der gleichzeitig das Kürzel für den Aufruf ist. Damit der neue Baustein bei jedem zukünftigen Dokument verfügbar ist, wählen sie im Speicherdialog „Normal.dotm“.

Zum Einfügen ins Dokument müssen Sie dann nur kurz das Kürzel eintippen und mit „F3“ bestätigen. So können Sie sich das wiederholte Tippen längerer, immer gleichlautender Abschnitte einfach sparen.

Tipp: Weitere Informationen zur Verwendung von Schnellbausteinen in Word finden Sie auch auf der Seite „Schnellbausteine“ im Microsoft Support.

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