Ein komplexes Word Dokument zu erstellen, ist nicht so trivial, wie es scheint. Die Vorbereitung entscheidet, wie einfach oder kompliziert es wird.

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Von Muhammed Canbaz
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Bei Microsoft Word wird allgemein zwischen Word-Vorlagen und Word-Dokumenten unterschieden. Vorlagen bilden die einheitliche Basis für die effektive Arbeit mit Microsoft Word. Die Dokumente sind dann das finale Ergebnis – jedes Word Dokument basiert auch auf einer Word-Vorlage. Die meisten Dokumente lassen sich mit einer guten Vorlage leicht erstellen. Je nach Anwendungsfall müssen dann vielleicht verschiedene Inhalte miteinander kombiniert, Bilder und Tabellen integriert und das Ergebnis später in eine PDF-Datei konvertiert werden.


Word Dokumente - Wenn das Ergebnis überzeugen muss

Manchmal müssen neue Word-Dokumente mehr bieten als nur die Aufnahme großer Textmengen oder sich ständig wiederholende Grußformeln. Im Rahmen einer Ausschreibung, einer umfangreichen Dokumentation, oder eines Geschäftsberichts beispielsweise muss ein Word Dokument auf den Punkt überzeugen – jedes Detail muss stimmen.

Das Zusammenspiel von Layout und den textlichen wie grafischen Inhalten kann den Unterschied machen. Damit dies möglichst einfach umgesetzt werden kann, sollten Sie bereits bei der Erstellung einer komplexen Word-Datei ein paar Dinge beachten.

Wie Sie Ihr Word Dokument erstellen


1. Mit Vorlagen zum Erfolg

Eine gute Word-Vorlage ist die beste Hilfe für die Erstellung komplexer Word-Dokumente. Eine Vorlage kann Elemente und Funktionen für ein umfangreiches Word Dokument mit Grafiken und Bildern oder Tabellen und Inhaltsverzeichnisse bereits enthalten.

Wenn die Anwender die Platzhalter im Dokument füllen, dann ist durch die Vorlage sichergestellt, dass Gestaltung und Erscheinungsbild des Word-Dokuments am Ende immer einheitlich und im Sinne der Unternehmensvorgaben (Corporate Design) sind.

Eine durchdachte Word-Vorlage ist in der Praxis oftmals bereits die halbe Miete, mit der die alltägliche Arbeit viel leichter und schneller von der Hand geht. Zudem können für verschiedene Anwendungszwecke jeweils eigene Vorlagen erstellt werden, beispielsweise für Briefe, Mahnungen, Rechnungen, Personalbögen und vieles mehr.

Je besser die Vorbereitung, desto einfacher die Umsetzung.

2. Elemente und Funktionen zur leichteren Bedienung nutzen

Elemente in Word ergänzen die Grundfunktionen der Word Vorlagen, um die Arbeit leichter und schneller zu machen. Besonders wenn die Inhalte eines Word Dokumentes komplexer werden, kommen ergänzende Elemente in den Vorlagen zum Einsatz. Elemente lassen sich für alle Anwender sichtbar in Ihr Dokument integrieren.

Zu den Elementen in Word gehören vor allem Verzeichnisse, Schnellbausteine, Tabellen, Logos, Bilder und Grafiken. Die richtige und angemessene Kombination der in Word zur Verfügung stehenden Elemente macht den Unterschied.

Tipp: Überfrachte Dein Word Dokument nicht mit Elementen!

Funktionen erleichtern die Bedienung

Während die Elemente in Word-Vorlagen sicherstellen, dass das Erscheinungsbild stimmt und gestalterische Vorgaben eingehalten werden, sorgen die Funktionen dafür, dass die Bedienung weiter erleichtert wird und die Vorlagen vielfältiger eingesetzt werden können.

So stellt zum Beispiel die Funktion des Dokumentenschutzes sicher, dass gewisse Bereiche in einem Word-Dokument vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Ein klassisches Beispiel dafür sind Textrahmen, die immer an der gleichen Position in einem Dokument stehen müssen.

Eine weitere, klassische Funktion einer Word Vorlage ist der Serienbrief. Angebunden an eine Datenbank – ob Excel, Access, Outlook oder andere – werden beim Seriendruck für einen Versand automatisch ausgelesen. Je nach genutzter Datenbank können so auch individuelle Inhalte verschiedenen Gruppen von Adressaten zugeordnet werden.

Magazinartikel "Word Dokument erstellen": Erfreuter Mann sitzt vor zwei Monitoren

Das gilt natürlich auch für den elektronischen Serienbrief, also den vielfachen E-Mail-Versand. Word und Outlook arbeiten dafür hervorragend zusammen. Das macht sich beispielsweise darin bemerkbar, dass Sie direkt aus Word eine E-Mail versenden können. Die Nutzung ist erstaunlich einfach – mehr dazu in unserem Video-Tutorial.

Bereits eine clever geplante Word-Vorlage kann die Erstellung neuer Dokumente in Ihrem Unternehmen messbar erleichtern. Das glauben Sie nicht? Dann sollten wir einmal unverbindlich miteinander telefonieren.

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3. Funktionen helfen beim Zusammenspiel verschiedener Programme

Das Microsoft Office Paket und hält je nach Version eine große Anzahl verschiedener Programme. Das Zusammenspiel der Anwendungen wie Outlook, Excel, PowerPoint oder Access mit Word wird auch über Funktionen gesteuert. So ist die angesprochene Verwendung von Adressdaten aus Outlook oder Access ebenso möglich, wie die Einbindung von Grafiken und Tabellen aus Excel.

Auch das Speichern von Einträgen in Formularfelder wird durch eine Funktion gesteuert. Dies hilft bei der Erhebung von Daten aus Umfragen, Telefonprotokollen, Checklisten oder in Bereichen der Meinungsforschung. So können komplexe Tabellen in Word eingesetzt werden, deren auszufüllende Felder sehr individuell mit Funktionen belegt werden.

Wenn in einer Word Vorlage – wie bei einem Formular – einmal eine Auswahl aus vielen Vorgaben gemacht werden soll und dafür nicht genug Platz in der Vorlage vorhanden ist, kann die Funktion der Steuerelemente wie Dropdown Menüs oder Kontrollkästchen helfen.

Magazinartikel "Word Dokument erstellen": Logos der MS Office Programme

Denke bei der Erstellung von Dokumenten und Vorlagen in Word über die Grenzen hinaus.

4. Bereits bei der Erstellung an die spätere Anwendung denken

Eine der wichtigsten Fragen in der professionellen Nutzung von Microsoft Word ist die, wofür das Dokument später verwendet werden soll. Wird das Dokument gedruckt, als PDF versendet oder in einem Seriendruck verwendet? Wenn diese Entscheidungen zu spät getroffen und notwendige Einstellungen in Word zu spät gemacht werden, dann kann mitunter ein Großteil der bisherigen Arbeit hinfällig sein.

Wir empfehlen, dass Sie sich bevor Sie ein Word Dokument erstellen, über die spätere Anwendung intensive Gedanken machen – und diese nötigen Funktionen dann entsprechend in Ihre Word-Vorlage integrieren. Für diesen Schritt empfiehlt es sich ebenso, Kolleginnen und Kollegen einzubinden. Dann in den meisten Fällen werden Word Dokumente von mehreren Mitarbeitern im Unternehmen erstellt.

Stellen Sie sich vor der Erstellung Ihres Word Dokuments folgende Fragen:

  • Ist die Optimierung auf die Nutzung am Bildschirm, als Druck oder Brief nötig?
  • Wie komplex wird das Endergebnis? Ist die Einbindung umfassender Funktionalitäten zur Arbeitserleichterung nötig?
  • Sollen wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert werden?
  • Müssen externe Daten ins Word Dokument eingebunden werden? Kann die Anbindung an bestehende Datenbanken im Unternehmen sinnvoll sein?
  • Soll die Arbeitseinsparung durch Verknüpfung weiterer Office-Programme (Excel, Access etc.) optimiert werden?
  • Muss das spätere Word Dokument mit älteren Office-Versionen kompatibel sein?

Dies sind nur einige wenige Beispiele, was Word-Vorlagen leisten können. Es lohnt sich also, vor der Erstellung intensiv über die spätere Verwendung einer Datei nachzudenken. So kann das volle Potenzial durch Elemente und Funktionen im Arbeitsalltag auch tatsächlich ausgeschöpft werden.


Bildnachweise: Andrea Piacquadio / Pexels

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