Mit Add-Ins können Sie das volle Potenzial von Microsoft 365 ausschöpfen. Dabei sollten Sie den Datenschutz unbedingt im Blick behalten.

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Michael Schütz
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Add-Ins für Microsoft 365 sind ein leistungsstarkes Werkzeug, das die Funktionalität Ihrer Lieblingssoftware erweitert. Aber haben Sie sich jemals gefragt, wie es um den Datenschutz bei diesen Add-Ins steht? Datenschutz und Sicherheit sind wichtige Schlüsselfaktoren, daher ist es unverzichtbar, sich mit den Risiken von Add-Ins auseinander zu setzen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. In diesem Artikel beleuchten wir die Datenschutzaspekte und geben Ihnen die notwendigen Informationen an die Hand.


Welcher Aspekt zum Datenschutz bei Add-Ins für Microsoft 365 interessiert Sie am meisten?


Hintergrund: Datenschutz und Microsoft 365

Der Datenschutz sei, so behauptet der Hersteller selbst, ein wesentlicher Aspekt von Microsoft 365. Microsoft gestaltet dazu seine Produkte auf der Grundlage des „Privacy by Design“–Prinzips. Dies bedeutet, dass der Datenschutz von Anfang an in den Entwicklungsprozess einbezogen wird. Richtlinien und Kontrollen auf mehreren Ebenen sollen die entsprechende Umsetzung gewährleisten. Dazu gehören Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Microsoft veröffentlicht zudem jährliche Transparenzberichte, in denen Auskunft über Anfragen von Regierungsstellen zu Kundendaten gegeben wird.

Kritiker heben jedoch hervor, dass Microsoft trotz dieser Bemühungen nicht ohne Datenschutzkontroversen ist. Zum Beispiel wurde das Unternehmen in der Vergangenheit für das Sammeln und Verwenden von Telemetriedaten von Benutzern ohne deren ausdrückliche Zustimmung kritisiert. Außerdem gibt es Bedenken hinsichtlich der Datenübertragung zwischen der EU und den USA nach dem Scheitern des Datenschutzschilds durch das Schrems-II-Urteil des Europäischen Gerichtshofs.

Microsofts Herausforderung: Mehr Datentransparenz und Nutzerkontrolle

In diesem Sinne besteht die Herausforderung für Microsoft darin, den Nutzern mehr Kontrolle und Transparenz über ihre Daten zu geben, auch in Bezug auf die Sammlung und Nutzung von Daten durch Add-Ins. Obwohl Microsoft behauptet, strenge Richtlinien für die Entwicklung von Add-Ins zu haben, liegt die Verantwortung für den Datenschutz letztlich doch bei den Nutzern. Sie sollen dazu die oftmals sehr umfangreichen Datenschutzbestimmungen der Add-Ins lesen und verstehen, bevor sie diese installieren. Gerade in der beruflichen Praxis sind die zeitlichen Ressourcen dafür jedoch oft nicht vorhanden, was diesen Ansatz wenig nutzerfreundlich macht.

Microsoft sollte daher weiterhin seine Prozesse kontinuierlich verbessern und den Benutzern die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung stellen, um ihre Daten zu schützen und ihre Verwendung zu kontrollieren. Denn letztendlich ist das Vertrauen der Nutzer in die Sicherheit ihrer Daten ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Microsoft 365.

Wie Add-Ins in Microsoft 365 funktionieren

Auf technischer Ebene sind Add-Ins eigenständige Anwendungen, die innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems laufen. Sie sind in JavaScript geschrieben und verwenden HTML und CSS für die Benutzeroberfläche. Die Kommunikation mit Microsoft 365 erfolgt über APIs (Application Programming Interfaces), die den Add-Ins Zugriff auf bestimmte Funktionen und Daten von Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint erlauben.

Add-Ins erweitern die Funktionalität von Microsoft 365, indem sie zusätzliche Features und weitere Integrationen hinzufügen. Beispielsweise können Add-Ins in Outlook E-Mails organisieren, Termine verwalten oder sogar Aufgaben automatisch erledigen. In Excel könnten Add-Ins zur Analyse von Daten, zur Erstellung komplexer Formeln oder zur Visualisierung von Informationen dienen. Add-Ins können tatsächlich sehr viele Aufgaben in Microsoft 365 verbessern, vereinfachen oder automatisieren.

Vorteil und Risiko: Zugriff auf Daten und Funktionen

Der große Vorteil von Add-Ins liegt also in ihrer Fähigkeit, auf die Daten und Funktionen von Microsoft 365 zuzugreifen. Aber diese Fähigkeiten sind nicht ohne Risiken. Der Zugriff auf Daten bedeutet, dass ein Add-In möglicherweise auch Zugang zu sensiblen Informationen haben kann. Dies ist insbesondere dann problematisch, wenn Add-Ins von Dritten stammen, die ihre eigenen Datenschutzpraktiken und -richtlinien haben. Und genau hier beginnt der Aspekt der Datenschutzrisiken bei der Verwendung von Add-Ins.

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Datenschutzrisiken bei der Verwendung von Add-Ins

Grundsätzlich kann jedes Add-In, das Zugriff auf Daten hat, diese theoretisch auch missbrauchen. Das Risiko liegt vor allem in der Datenübertragung via Internet: Ein Add-In könnte sensible Informationen an externe Server senden, die nicht unter der Kontrolle von Microsoft stehen. Hierbei kann es sich um Kontaktdaten, Inhalte von E-Mails oder sogar vertrauliche Unternehmensinformationen handeln.

Zudem besteht das Risiko, dass Add-Ins als Einfallstor für Malware oder andere schädliche Software dienen könnten. Ein unsicher oder böswillig gestaltetes Add-In könnte theoretisch Schaden erzeugen, indem es Daten manipuliert, löscht oder für illegale Zwecke nutzt.

Risikoabschätzung hängt von vielen Faktoren ab

Eine Risikoabschätzung ist grundsätzlich schwierig, da sie stark von den spezifischen Umständen abhängt. Ein Add-In von einem renommierten Anbieter, das nur auf wenige, unbedenkliche Daten zugreift, birgt wahrscheinlich ein sehr geringes Risiko. Ein Add-In von einem unbekannten Entwickler, das Zugriff auf eine Vielzahl sensibler Daten hat, stellt hingegen ein wesentlich größeres Risiko dar.

Trotz dieser Risiken sind Add-Ins in Microsoft 365 nicht per se unsicher oder bedrohlich. Wichtig ist, dass Sie als Nutzer informiert sind und auch eigenständig Maßnahmen zur Datensicherung ergreifen. Das ist der nächste Punkt, den wir behandeln werden: Wie können Sie Ihre Daten bei der Verwendung von Add-Ins schützen?

5 Tipps zur Sicherung Ihrer Daten bei der Verwendung von Add-Ins

1. Überprüfen Sie den Anbieter
Bevor Sie ein Add-In installieren, sollten Sie den Programmierer überprüfen. Handelt es sich um eine renommierte Firma? Hat sie andere Produkte, die gut bewertet wurden? Ein vertrauenswürdiger Entwickler ist ein gutes Zeichen.

2. Lesen Sie die Datenschutzerklärung
Jedes Add-In sollte eine Datenschutzerklärung haben, die Sie lesen können. Diese Erklärung sollte Ihnen sagen, welche Daten das Add-In sammelt, wie es diese Daten verwendet und wie es sie schützt.

3. Beschränken Sie die Zugriffsrechte
Geben Sie einem Add-In nur die Zugriffsrechte, die es unbedingt benötigt. Wenn ein Add-In Zugriff auf Informationen anfordert, die für seine Funktion nicht erforderlich zu sein scheinen, sollten Sie vorsichtig sein.

4. Halten Sie Ihre Add-Ins auf dem neuesten Stand
Entwickler aktualisieren ihre Add-Ins regelmäßig, um Sicherheitslücken zu schließen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Add-Ins immer auf dem neuesten Stand sind.

5. Verwenden Sie nur benötigte Add-Ins
Jedes zusätzliche Add-In erhöht das potenzielle Risiko. Verwenden Sie daher nur die Add-Ins, die Sie wirklich benötigen.

Mit diesen Tipps können Sie die Vorteile von Add-Ins nutzen, ohne unnötige Risiken einzugehen. Denken Sie daran: Sicherheit und Datenschutz sind keine einmaligen Aufgaben, sondern erfordern kontinuierliche Aufmerksamkeit und regelmäßige Maßnahmen.

Microsofts Verantwortung und Richtlinien für Add-Ins

Microsoft spielt eine entscheidende Rolle in der Add-In-Landschaft und spielt daher auch eine große Rolle für Sicherheit und Datenschutz. So müssen alle Add-Ins, die im Microsoft Store angeboten werden, bestimmte Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen beziehen sich auf die technische Kompatibilität, die Benutzerfreundlichkeit und den Datenschutz.

Microsoft verlangt von den Entwicklern der Add-Ins, dass sie ausführliche Datenschutzerklärungen bereitstellen. Diese Erklärungen sollten genau aufführen, welche Daten gesammelt werden und wie sie verwendet werden. Außerdem müssen die Add-Ins die Datenschutzgesetze und -verordnungen im jeweiligen Land des Angebots einhalten, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.

Geteilte Verantwortung zwischen Microsoft und Nutzern

Microsoft kann aber alleine nicht alle Aspekte der Add-In-Sicherheit und des Datenschutzes kontrollieren. Insbesondere wenn ein Add-In Daten an externe Server sendet, liegt die Verantwortung für den Datenschutz beim Anbieter des Add-Ins und nicht bei Microsoft.

Schließlich liegt es auch am Benutzer, Daten zu schützen. Lesen Sie die Datenschutzerklärungen, achten Sie auf die Zugriffsrechte und halten Sie Ihre Add-Ins auf dem neuesten Stand. Informieren Sie sich und seien Sie wachsam – das ist der beste Schutz für Ihre Daten.

Fazit: Abschließende Gedanken zu Add-Ins und Datenschutz in Microsoft 365

Add-Ins in Microsoft 365 sind leistungsstarke Werkzeuge, die die Produktivität erheblich steigern und die Arbeitserleichterung maximieren können. Sie ermöglichen es den Nutzern, die Funktionalität ihrer Microsoft 365-Anwendungen zu erweitern und individuell anzupassen. Trotz der potenziellen Datenschutzrisiken überwiegen die Vorteile von Add-Ins in den meisten Fällen die Risiken.

Zum Schutz Ihrer Daten ist es wichtig, ein Bewusstsein für die Risiken zu entwickeln und entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Hierzu gehört das gründliche Lesen der Datenschutzerklärungen, das Beachten der Zugriffsrechte, das regelmäßige Aktualisieren der Add-Ins und das bewusste Nutzen nur wirklich benötigter Add-Ins. Auch Microsoft übernimmt eine wichtige Rolle beim Datenschutz und implementiert dazu unter anderem strenge Richtlinien für Add-Ins. Dennoch liegt die letzte Verantwortung beim Nutzer.

Es kann daher durchaus sinnvoll sein, sich vor der Installation von Add-Ins von einem IT-Experten beraten zu lassen. Ein Experte kann die Risiken und Vorteile abwägen und die sichersten und nützlichsten Add-Ins für spezifischen Nutzer-Bedürfnisse auswählen. Noch besser ist ein maßgeschneidertes Add-In von einem Experten oder einer Firma,, das Ihre spezifischen Anforderungen und Datenschutzbedenken weitestmöglich berücksichtigt.

Mit der richtigen Informationsgrundlage und den passenden Sicherheitsmaßnahmen sind Add-Ins ein wertvolles Instrument, um das Potenzial von Microsoft 365 voll auszuschöpfen. Informieren Sie sich regelmäßig über mögliche Risiken, treffen Sie grundlegende Maßnahmen zur Datensicherheit und machen Sie schließlich mit Add-Ins das Beste aus Ihrem digitalen Arbeitsplatz.


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