Gute Office-Vorlagen sind eine echte Hilfe im Büroalltag und ein bewusstes Statement für Qualität. Die Gründe betrachten wir hier.
Michael Schütz
Geschäftsführer
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Die Programme von Microsoft Office sind der Standard in der Bürokommunikation – allen voran Microsoft Word für die Textverarbeitung. Ob allgemeiner Schriftverkehr, Rechnungen, Aktennotizen oder Vertragsvorlagen – nahezu jedes Schriftstück, dass die Kanzlei verlässt, wird mit Microsoft Office erstellt. Optimierte Word-Vorlagen lohnen sich für alle – auch für kleine Rechtsanwaltkanzleien mit weniger als 10 Personen. Es gibt gute Gründe, sich darüber Gedanken zu machen. Einige davon sollen hier genauer betrachtet werden
Kostenlose Vorlagen sind keine Lösung – im Gegenteil
Vielleicht haben Sie schon mal nach kostenlosen Word-Vorlagen bei Google gesucht. Aktuell werden dort über 1.400.000 Ergebnisse angezeigt. Purer Wahnsinn. Kostenlose Word-Vorlagen mögen Privatpersonen eine Hilfe sein. Aber für eine professionelle Verwendung in einer Rechtsanwaltskanzlei, sind sie nicht geeignet. Auch nicht für die einzelne Rechtsanwältin, denn kostenlose Vorlagen sind generisch aufgebaut und damit oft keine Erleichterung im Arbeitsalltag.
Derlei Vorlagen nehmen keine Rücksicht auf Ihre speziellen Bedürfnisse. Am Ende sprechen wir hier von Effektivität. Denn auf die eigenen Ansprüche angepasste Word-Vorlagen machen sich im Arbeitsalltag bezahlt: Sie sorgen für reibungslosere Arbeitsabläufe. Die führen dann zu Zeitersparnis und höherer Effizienz. Mit optimierten Word-Vorlagen zeigen Sie außerdem auch auf Dokumentenebene, wie professionell Sie arbeiten. Durch eine einheitliche Gestaltung zeigen Sie Ihre Handschrift auch in der Außenwirkung.
Kleine Kanzleien müssen den Fokus auf das Wesentliche legen – ohne Schnick-Schnack
Kleine Rechtsanwaltskanzleien müssen ihren Fokus voll auf die alltägliche Arbeit legen. Zwischen Mandanten-Korrespondenz, dem Verfassen von Schriftsätzen und Rechnungen bleibt meist keine Zeit, sich gedanklich mit Design und all diesen fachfremden Dingen auseinanderzusetzen. In kleineren Kanzleien hat man weder den Kopf noch die Zeit dafür, sich intensiv mit optimierten Word-Vorlagen zu beschäftigen. Häufig ist es sogar eine Einzelperson, die sich um die Korrespondenz und andere administrative Dinge kümmert.
Diese Person hat oftmals schon viel probiert hat: Sie hat sich Rat von Kollegen eingeholt, Google befragt und sich mit schlechten Vorlagen aus dem Internet herumgeärgert. Der Wunsch nach Zeitersparnis durch gut funktionierende Vorlagen begleitet Kanzleien oder einzelne Rechtsanwälte lange, ohne dass daraus etwas wird. Wie schön wäre es dann, wenn die Word Vorlagen bequem und einfach zu bedienen sind – bei einem einheitlichen Erscheinungsbild.
Professionelle Word-Vorlagen sind ein Qualitätsmerkmal
Die alte Rechnungsvorlage von 2010 wieder und wieder zu verschicken ist daher gängige Praxis in kleinen Kanzleien. Treue Mandanten, die die Rechtsanwältin seit vielen Jahren beauftragen, stören sich daran womöglich nicht. Aber: Unsere Zeit ist schnelllebig und von Veränderung geprägt. Die Aufmerksamkeitsspanne wird aufgrund der vielen (digitalen) Eindrücke immer geringer.
Dokumente sprechen eine eigene Sprache und verraten viel über ein Unternehmen oder eine Person. Was Mandantinnen und Mandanten zu Gesicht bekommen, sollte deshalb Hand und Fuß haben. Eine einheitliche Gestaltung, die sich wie ein roter Faden durch das ganze Unternehmen und alle Dokumente zieht, ist ein klares Qualitätsmerkmal und ein Zeichen für Wertschätzung gegenüber der Mandantschaft.
Ein kleiner Test
Wenn folgende Aussagen mit Blick auf Ihren Arbeitsalltag zutreffen, dann könnten Ihnen optimierte Vorlagen helfen:
- Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei aktuell viele verschiedene Word-Vorlagen?
- Kopieren Sie sich einzelne Textelemente immer wieder aus anderen Word-Dokumenten zusammen?
- Passen Sie einzelne Elemente in Ihrer Word-Datei immer wieder manuell an?
- Legen Sie Wert darauf, dass Ihre Worddokumente in der Außenwirkung einheitlich aussehen?
Sie möchten erfahren, wie Ihnen professionellen Word-Vorlagen helfen können? Dann sollten wir reden – natürlich kostenlos und unverbindlich.
Wie Word-Vorlagen wirken – ein Praxisbeispiel
Stellen Sie sich vor, Ihnen winkt ein großes Mandat. Einen ersten Eindruck von Ihrer Kanzlei hat Ihr Mandant über Ihre (hoffentlich gute) Website gewonnen. Dort hat er erstmals etwas von Ihrer Handschrift wahrgenommen. Er hat in Texte reingelesen, Fotos angeschaut und unterbewusst Schriftarten, Logos und Farben im Kopf gespeichert.
Es gilt nun, diesen Eindruck in der weiteren Kommunikation zu untermauern. Nehmen wir an, Ihre Mandantin wird 4 Schriftstücke von Ihnen sehen. Dabei ist es zunächst nicht wichtig, ob digital oder analog. Gehen wir den Prozess einmal durch:
Das Anschreiben
Vor allem Rechtsanwälte fassen nahezu jede Kommunikation schriftlich – schon zu Zwecken der Dokumentation. Seien dies Anforderungen von Dokumenten oder sonstige wichtige Informationen. Derlei Anschreiben wird Ihre Mandantin also recht häufig zu sehen bekommen. Unabhängig vom Inhalt können Sie hier bereits mit der Optik einen professionellen Eindruck machen. Ihre Arbeit ist hochwertig. Sie sollten sie auch angemessen präsentieren.
Der Schriftsatz
Wenn das Mandat erteilt wurde, beginnt die offizielle Kommunikation mit den Gerichten oder der „Gegenseite“. Diese Schriftsätze gehen in Kopie in der Regel auch an die Mandantschaft. Die professionelle Wirkung der Schriftsätze erzeugt Vertrauen in die Arbeit der Anwältin oder des Anwalts. Zusammen mit dem Inhalt erzeugt der Schriftsatz bei der Mandantin das gute Gefühl, gut aufgehoben zu sein.
Der Vertragsentwurf
Vielleicht geht es statt um Gerichtsverfahren beim Mandat um eine Vertragsgestaltung. Verträge entfalten aufgrund ihrer Verbindlichkeit eine respektvolle Wirkung. Je nach Vertragsinhalt kann es sich um Vereinbarungen mit großer Tragweite für den Mandanten handeln. Derlei Schriftstücke sollten deshalb auch in der Außenwirkung diese Wichtigkeit transportieren und das Vertrauen in den Inhalt stärken.
Die Rechnung
Das letzte Dokument erhält Ihre Mandantin oder Ihr Mandant im Prozess der Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt. Egal, wie das Mandat gelaufen ist – Sie haben all ihr Fachwissen eingesetzt. Die Rechnung setzt einen Schlusspunkt in einer (hoffentlich) erfolgreichen Zusammenarbeit. Durch den konsequenten Einsatz eines kongruenten Erscheinungsbildes in der gesamten bisherigen Kommunikation, fühlt sich Ihr Mandant an die professionelle Abwicklung vor ein paar Wochen oder Monaten erinnert.
Nicht das Wesentliche im Eiltempo übersehen: Die abschließende Korrektur
Es sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, doch im hektischen Arbeitsalltag wird sie oft vernachlässigt: Die sorgfältige Überprüfung und Korrektur Ihrer juristischen Schriftsätze - bevor sie das Haus verlassen. Fehler in der Formulierung, der Grammatik oder bei Rechtsverweisen können nicht nur das Vertrauen der Mandanten beeinträchtigen, sondern auch die Wirkung vor Gericht.
Nehmen Sie sich daher unbedingt die Zeit für die finale Korrektur. Gerade wenn manchmal Geschwindigkeit über Sorgfalt geht, können neben der klassischen Rechtsschreibprüfung von Word auch externe Tools bei der Korrektur helfen. Ein spezialiertes Add-In wie etwa der LawTracker übernimmt die nötigen Korrekturen für Ihr ganzes Dokument auf Knopfdruck. Das spart Zeit und gewährleistet die nötige Qualität Ihrer Arbeit.
Fazit: Qualität zahlt sich (immer) aus
Gerade für kleine Kanzleien, in denen Ressourcen begrenzt und Arbeitsabläufe oftmals von einer Einzelperson abhängig sind, erweisen sich optimierte Word-Vorlagen als unverzichtbares Werkzeug. Sie ermöglichen es, den Fokus auf das Wesentliche zu legen und gleichzeitig höchste Qualität in der Mandantenkommunikation sicherzustellen.
Durch konsistente und ansprechende Dokumente wird nicht nur intern effizienter gearbeitet, sondern es wird auch ein starkes Signal der Professionalität und Wertschätzung nach außen gesendet, was letztendlich zur Stärkung der Kanzleimarke und zur Vertrauensbildung bei den Mandanten beiträgt.
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