Allseits bekannt ist der Seriendruck als Möglichkeit für die Nutzung einer Datenbank in Microsoft Word. Weniger bekannt ist aber, dass dafür verschiedene Datenquellen genutzt werden und auch ganze Formulare in Word gefüllt werden können. Wir haben mal näher hingeschaut.

Autorenbild Pascal Böhmer

Von Pascal Böhmer
Leiter MS Office Entwicklung
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boehmer@wirliebenoffice.de

Sie möchten Daten aus verschiedenen Datenquellen in ihre Word Dokumente einbinden. Dafür brauchen Sie die Daten nicht einzeln zu exportieren, sondern können Sie direkt aus einer Datenbank als Datenquelle für beispielsweise den Seriendruck verwenden. Die Möglichkeiten zur Nutzung von Datenbanken in Word sind sehr vielfältig: Es gibt Steuerelemente und Dropdownlisten, Daten können sortiert, gefiltert und zugeordnet werden, die Daten können aus SQL-Datenbanken oder Online-Quellen kommen. Viele Word Anwender scheuen die Verwendung von Datenbanken, weil Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte der Einbindung zu komplex erscheinen. Die Möglichkeiten bei der Anwendung sind jedoch vielfältig und lohnen einen genauen Blick.

Daten über eine externe Datenbank in Word einbinden

Wenn Sie Daten für einen Serienbrief, Etiketten oder ähnliches in Word Vorlagen verwenden wollen, wird eine Datenbank als Datenquelle benötigt. Das klingt zunächst kompliziert – ist es aber nicht. Um aus Word heraus einen Serienbrief zu erstellen, braucht man lediglich einen Briefvorlage als Word Dokument und eine vorhandene Datenbank.

Die Möglichkeit, ein Word Dokument an eine Datenbank anzubinden ist eine der effektivsten Anwendungsmöglichkeiten von Word überhaupt. Die technischen Möglichkeiten sind dabei durchaus vielfältig und beschränken sich nicht nur auf Excel als Datenbank.

Die Microsoft eigene Datenbank Access eignet sich dafür, wie auch die Datenbank der Adressen direkt aus Microsoft Outlook. Weitere OLE- und SQL-basierende Datenbanken können ebenso als Datenquelle dienen. Microsoft Word bietet hierfür jeweils Schnittstellen an.

Eine Übersicht der möglichen Datenquellen zur Einbindung in Microsoft Word

  • Microsoft Excel
  • Microsoft Access
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Query
  • SQL-Datenbanken
  • OLE-Datenbanken
  • OLAP-Datenbanken
Magazinartikel "Datenbanken und Word": Dokumenten-Icons schweben über einem Laptop

Datenbank Alternativen machen den Seriendruck flexibel

Die Kontakte in Outlook bieten schon eine vorgegebene Datenbank Struktur, um einen Serienbrief zu erstellen. Nach wenigen Schritten steht Ihnen Ihre Outlook Datenbank schnell für das Verfassen von normalen Geschäfts- und Serienbriefen in Word zur Verfügung. Vom Startpunkt Outlook lassen sich schnell und komfortabel Serienbriefe in Word erzeugen. Zumal bei größeren Outlook Datenbanken die Möglichkeit der Adressaten-Auswahl und Kategorisierung besteht.

Sie können alternativ auch eine Access Datenbank als Datenquelle Ihres Serienbriefs definieren. Die Felder der Access Datenbank stehen Ihnen dann in Word automatisch als Serientext-Felder zur Verfügung.

Nachdem Sie die Datenbank ausgewählt haben, startet Word die Datenbank Anwendung. Nun wählt man eine Datenbank Tabelle als Datenquelle aus. Jetzt kann man den Serienbrief in Word wie gewohnt mit den Feldern aus der Access Datenbank vervollständigen.

Sie möchten mehr über die Möglichkeiten von Datenbanken in Microsoft Word erfahren? Dann sollten wir reden – natürlich kostenlos und unverbindlich.

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SQL Server-Datenbank zum Befüllen von Dropdown-Listenfeldern oder Kombinationsfeldern

Richtig stark trumpft die Datenbankfunktionalität in Word auf, wenn es um die Bearbeitung von Formularvorlagen geht. Die Vorlage zeigt Datenbankelemente an, die der Nutzer dann aus Listenfeldern, Dropdown-Listenfeldern oder Kombinationsfeldern beim Ausfüllen eines Formulars auswählen kann.

Sie können die dafür notwendigen Steuerelemente so konfigurieren, dass die Daten aus einer sekundären Datenverbindung angezeigt werden – wie etwa aus einer Microsoft SQL Server-Datenbank. Eine sekundäre Datenverbindung ist eine Datenverbindung zu einer externen Datenquelle.

Diese Datenbankverbindung wird dann einer Formularvorlage hinzugefügt. Damit können Nutzer die auf dieser Formularvorlage basierende Formulare ausfüllen und dabei auf Daten von einer externen Datenquelle, wie z. B. einem Onlinedienst zugreifen. Die Daten können von dieser Quelle abgerufen, aber auch zu der Quelle übermittelt werden.

Word bietet die Möglichkeit, Daten nicht nur abzurufen, sondern auch zu übertragen.

Sekundäre Datenverbindungen ohne Netzwerk nutzen

Wenn Sie Ihre Formularvorlage mit einer Datenbank verbinden, wird diese Verbindung während der Bearbeitung des Formulars ständig abgefragt. Um ein unterbrechungsfreies Arbeiten zu ermöglichen, erstellt der Dienst Microsoft Office InfoPath automatisch eine sekundäre Datenquelle.

Diese Datenquelle enthält alle Datenfelder und Gruppen, die auch in der ursprünglichen (externen) Datenbank gespeichert sind. Wenn bei der Bearbeitung der Formularvorlage diese Daten abgerufen werden, speichert Microsoft InfoPath diese Daten in der sekundären Datenquelle des Formulars.

Standardmäßig sind die Daten in der sekundären Datenquelle nur verfügbar, wenn der Nutzer während der Bearbeitung mit einem Netzwerk verbunden ist. Sie können die sekundäre Datenverbindung allerdings so konfigurieren, dass die Ergebnisse der Abfrage auf dem Computern des Nutzers gespeichert werden. So kann auf die Daten zugegriffen werden, auch wenn das Formular nicht mit einem Netzwerk verbunden ist.

Sicherheits-Tipp: Wenn Sie eine sekundäre Datenquelle verwenden, um vertrauliche Daten aus einer externen Datenbank abzurufen, sollten Sie dieses Feature deaktivieren. So werden die Daten nur verfügbar, wenn der Benutzer mit dem Netzwerk verbunden ist.

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