Die eigene Hausschrift ist da – aber wie kommt sie auf alle Geräte? Wie bleibt sie überall konsistent? Und was tun bei PDF-Fehlern oder Mac-Problemen?
Michael Schütz
Geschäftsführer
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Eine Hausschrift wirkt nur dann, wenn sie unternehmensweit konsistent genutzt wird. Genau hier liegt die Herausforderung. Unterschiedliche Systeme, wechselnde Versionen und fehlende Vorgaben führen schnell zu einem inkonsistenten Auftritt. Dabei bietet Microsoft 365 heute mehrere Wege, Corporate Fonts sauber und automatisiert zu verteilen. Dieser Artikel erklärt, welche Tools zur Verfügung stehen, wie Templates aufgebaut sein sollten und wie der Rollout gelingt.
Zu Ihrer Orientierung: Das finden Sie auf dieser Seite zum Thema „Corporate Fonts“
- Warum Corporate Fonts ein Wettbewerbsvorteil sind
- Typische Probleme bei der Schriftverteilung
- Microsoft‑365‑Lösungen im Überblick
- Richtige Verwendung von Schriften in Office-Vorlagen
- Add-Ins als Beschleuniger
- Rollout in sechs Schritten
- Häufige Fehler – schnelle Lösungen
- Fazit: Rollout der Hausschrift nach klaren Regeln
- FAQ – Häufige Fragen
Warum Corporate Fonts ein Wettbewerbsvorteil sind
Wenn Sie immer die gleiche Schrift nutzen, wird Ihre Marke spürbarer. Auf jedem Kanal, in jedem Medium bleibt der Wiedererkennungswert hoch. Mit einer eigenen Schrift in jedem Dokument teilen Sie einen Teil Ihrer Marken-Identität. Das ist nicht nur für Kunden wichtig, sondern auch für Investoren, Partner und Bewerber. Besonders effektiv ist es, wenn die Schrift überall auftaucht – sei es in E-Mails, Präsentationen oder PDFs.
Typische Probleme bei der Schriftverteilung
In der Praxis hakt es allerdings oft. Unterschiedliche Office-Versionen, wechselnde Betriebssysteme – schon sehen dieselben Dokumente auf verschiedenen Rechnern unterschiedlich aus. Dazu kommen Lizenzfragen bei Corporate Fonts: Darf die Schrift überhaupt auf allen Geräten installiert werden? Ist die Weitergabe an externe Partner erlaubt? Und dann ist da noch der manuelle Aufwand. Fonts händisch in jede Datei einbetten? Fehler sind vorprogrammiert.
Microsoft‑365‑Lösungen im Überblick
Microsoft 365 bietet mehrere Möglichkeiten, um Corporate Fonts effizient zu verteilen.
Cloud Fonts
Microsoft stellt über die Cloud eine große Auswahl an Schriften bereit. Wer diese nutzt, braucht sich um die Verteilung nicht mehr zu kümmern. Die Schrift wird automatisch geladen – auf allen Geräten, unabhängig von Version oder Plattform.
Intune / Endpoint Manager
Für eigene Hausschriften führt kaum ein Weg an Intune vorbei. Darüber lassen sich TTF- oder OTF-Dateien als Richtlinie an Geräte verteilen. Mit klarer Gruppenzuweisung und Rückverfolgbarkeit.
M365 Admin Center & Cloud Policy
Im M365 Admin-Center (Cloud Policy) kann die Standard-Schriftart für Excel und OneNote global oder für bestimmte Gruppen (z. B. Abteilungen) festgelegt werden. Für Word und PowerPoint ist dies derzeit nicht zentral möglich – dort müssen Standard-Schriftarten weiterhin über individuelle Vorlagen oder Themes auf den jeweiligen Geräten eingestellt werden.
Schrifteinbettung in Vorlagen
Nicht jeder Partner hat M365-Zugriff. Für diesen Fall hilft das Einbetten der Schrift in .dotx- und .potx-Dateien. So bleibt das Erscheinungsbild auch extern konsistent – ohne Nacharbeit.
Richtige Verwendung von Schriften in Office-Vorlagen
Word (.dotx)
Absatz- und Zeichenformate sollten klar auf die Hausschrift abgestimmt sein. Zusätzlich sollte eine Ersatzschrift definiert werden – für den Notfall, wenn das System den Font nicht laden kann.
PowerPoint (.potx)
Die Schrift muss in allen Layouts verankert sein – Folienmaster, Handzettel, Notizen. Die Titelfolie darf auffallen: eigener Aufbau, gezielter Einsatz von Farbe und Schriftgröße.
Add-Ins als Beschleuniger
Ein firmeneigenes individuelles Add-In kann den Rollout von Corporate Fonts vereinfachen. Nahezu jeder denkbare Use-Case in Microsoftt 365 kann so umgesetzt werden. Ein Beispiel: Mit einem Klick installiert der Nutzer die Schrift. Ein automatischer Check prüft im Hintergrund: Ist der richtige Font aktiv? Und wenn nicht, gibt es eine Warnung – oder gleich eine automatische Korrektur. Für Compliance-Teams liefert ein solches Add-In zusätzlich ein Reporting.
Ein individuelles Add-In klingt nach einer guten Lösung? Dann sollten wir reden – natürlich kostenlos und unverbindlich.
Rollout in sechs Schritten
Wenn die Schriftauswahl erfolgt ist, geht es an die Planung des Rollouts. Hier sind sechs Schritte, die Ihnen helfen können:
1. Audit & Lizenzcheck
Zuerst braucht es Klarheit: Welche Schriftschnitte sollen verwendet werden? Sind die Lizenzen vollständig? Wer darf die Schrift nutzen – intern, extern, weltweit? Der Check schafft Rechtssicherheit und definiert den technischen Rahmen.
2. Pilotgruppe
Vor dem großen Ausrollen der Corporate Fonts sollte eine Pilotgruppe starten. Idealerweise mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen. So lassen sich technische Hürden, Designfragen und Nutzungsverhalten frühzeitig erkennen – ohne Risiko für das Tagesgeschäft.
3. Verteilung im Unternehmen
Die eigentliche Verteilung läuft über die IT-Abteilung. Verschiedene Möglichkeiten der Bereitstellung haben wir oben schon vorgestellt. Dabei lohnt sich eine Staffelung nach Abteilungen. Wer eng mit Kundendokumenten arbeitet, wird zuerst ausgestattet. So sammelt das Projektteam gezielt Rückmeldungen, bevor die Bereitstellung breiter läuft.
4. Template-Update
Sind die Fonts verteilt, folgen die Vorlagen. Word- und PowerPoint-Vorlagen werden zentral aktualisiert. Ziel: keine Einzelversionen mehr im Umlauf. Die neuen Templates gehören in die zentrale Vorlagenbibliothek oder werden über ein firmeneigenes Add-In gesteuert.
5. Kommunikation & Schulung
Ein kurzer Erklärfilm. Ein Cheat Sheet mit den wichtigsten Regeln. Eine FAQ-Sektion im Intranet. So bleibt der Schulungsaufwand für die korrekte Verwendung der Corporate Fonts gering. Auch Führungskräfte sollten eingebunden sein. Wer vorlebt, was erwartet wird, schafft Akzeptanz.
6. Monitoring
Nach dem Rollout ist vor der Optimierung. Technische Fehler, Rückmeldungen aus dem Alltag, gestalterische Fragen – all das gehört dokumentiert. Wer früh eingreift, verhindert Frust und steigert die Nutzung. Eine monatliche Auswertung bringt Klarheit.
Häufige Fehler – schnelle Lösungen
Der Font fehlt auf dem Mac?
Hier hilft ein Blick in die Microsoft-Einstellungen: „Cloud Fonts aktivieren“ muss gesetzt sein. Sonst greift das System auf Ersatzschriften zurück – mit sichtbaren Unterschieden..
Das PDF wirkt „falsch“?
Viele vergessen, beim PDF-Export die Option „Schriften einbetten“ zu aktivieren. Das geht entweder zentral über Gruppenrichtlinien oder im Speichern-Dialog manuell. Einmal richtig eingestellt, spart das viel Nacharbeit.
Die Agentur nutzt eine Ersatzschrift?
Externe Dienstleister arbeiten oft mit anderen Systemen - wie etwa das MAC OS in Agenturen. Deshalb sollte in allen Vorlagen ein Fallback-Font definiert sein - als Ersatz des Corporate Fonts. Diese Ersatzschrift sollte möglichst nah am Original, sauber getestet. Alternativ hilft eine begleitende ZIP-Datei mit der richtigen Schrift und klaren Lizenzinfos.
Das Technikteam wird übergangen?
Zu viele Rollouts scheitern, weil Fachbereiche eigenmächtig handeln. Ein erfolgreicher Rollout entsteht immer im Zusammenspiel – Design, IT, Kommunikation. Alle ziehen an einem Strang.
Fazit: Rollout der Hausschrift nach klaren Regeln
Wer Corporate Fonts sauber einführt, gewinnt mehr als eine schöne Optik. Der Rollout gelingt heute auch ohne IT-Marathon. Cloud-Dienste und klare Richtlinien reichen aus, um das Erscheinungsbild für alle Nutzer zu vereinheitlichen. Und das spürt jeder, der ein M365-Dokument öffnet – egal auf welchem Gerät und Betriebssystem.
Häufige Fragen zur Nutzung von Corporate Fonts in Microsoft 365
Wie kann ich eine Hausschrift unternehmensweit in Microsoft 365 ausrollen?
Die effizienteste Methode ist der Einsatz von Microsoft Intune. Darüber lassen sich Schriftdateien (TTF/OTF) als Richtlinie auf alle Endgeräte verteilen. Alternativ bieten sich Cloud Fonts an, sofern Microsoft die gewünschte Schrift dort bereits bereitstellt.
Warum wird meine Corporate Font nicht auf dem Mac angezeigt?
Häufig liegt es daran, dass die Option „Cloud Fonts aktivieren“ in den Microsoft-365-Einstellungen nicht aktiviert ist. Ohne diese Einstellung greift das System auf Ersatzschriften zurück, was das Layout verändert.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine Schrift im PDF korrekt dargestellt wird?
Beim Export nach PDF müssen Sie die Option „Schriften einbetten“ aktivieren. Das geht entweder manuell im Speichern-Dialog oder zentral über Gruppenrichtlinien. So bleibt das Erscheinungsbild erhalten – auch extern.
Können wir unsere Corporate Fonts auch ohne Intune verteilen?
Ja, über Office-Vorlagen im .dotx- oder .potx-Format mit eingebetteter Schrift. Ideal für externe Partner oder wenn keine Gerätekontrolle über Intune möglich ist. Wichtig: Die Font-Lizenz muss das Einbetten erlauben.
Was tun, wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Schriftarten verwenden?
Hier hilft eine klare Vorlage-Strategie. Über das M365 Admin Center lassen sich Standardschriften pro Abteilung festlegen. Zusätzlich empfiehlt sich ein firmeneigenes Add-In, das den Font überprüft und notfalls automatisch ersetzt.
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