Die Kopf- und Fußzeilen in Word-Vorlagen beinhalten wiederkehrende Informationen wie Seitenzahlen, Dateinamen oder Versionsnummern. Wir zeigen, wie Du sie effektiv nutzen kannst.

Autorenbild Pascal Böhmer

Von Pascal Böhmer
Leiter MS Office Entwicklung
Tel. +49 421 365115 0
boehmer@wirliebenoffice.de

Kopfzeilen und Fußzeilen eignen sich für alle Word-Vorlagen oder Dokumente, insbesondere aber für Dateien mit vielen Seiten. Am Seitenbeginn oder Seitenende eines Word Dokuments können alle relevanten Informationen gespeichert werden. So können sich Informationen zum Absender, zum Inhalt des Dokuments, der Dateiname und -Pfad, die Seitennummerierung, das Datum und die Uhrzeit wiederfinden. Die Kopf- und Fußzeilen lassen sich innerhalb eines Word Dokuments vielseitig verwenden und steuern. So können sie auf der ersten Seite im Dokument einen anderen Inhalt haben als auf den folgenden, sie können auch nur auf den geraden oder nur auf den ungeraden Seiten des Dokuments erscheinen. Das Wichtigste ist allerdings: Kopf- und Fußzeilen ersparen viele manuelle Eingabetätigkeiten.


Kopf- und Fußzeilen in Word ersparen viele manuelle Eingabetätigkeiten

Da Kopf- und Fußzeilen auf Wunsch auf jeder Seite automatisch wiederholt werden, ersparst Du Dir hier viele manuelle und wiederkehrende Eingabetätigkeiten. Auch Tabellen und Grafiken sind in der Kopfzeile und Fußzeile in Word möglich. Falls Dein Dokument verschiedene Abschnitte enthält, kannst Du die Kopf- und Fußzeilen nach den Inhalten der unterschiedlichen Abschnitte gestalten. Die Technik lässt vielfältige Möglichkeiten der Verwendung zu.

Die Kopf- und Fußzeilen beinhalten oftmals wichtige Information zum Dokument, die nicht verändert werden sollen. Das können Versionsnummern, Firmenlogos oder Informationen zum Autor sein. Nun ist es mit möglich, die Kopf- und Fußzeilen in Word Vorlagen mit dem Dokumentenschutz vor unerlaubter Änderung zu bewahren. So kann der Nutzer nur die für ihn relevanten Inhalte ändern und anpassen – die Kopf- und Fußzeile bleibt jedoch unberührt.


Zu Deiner Orientierung: Das findest Du auf dieser Seite


Was sind überhaupt Kopf- und Fußzeilen in Word?

Im oberen und unteren Bereich einer Seite in einem Word-Dokument befinden sich außerhalb des eigentlichen Inhaltsbereichs sogenannte Kopf- und Fußzeilen. Der Inhalt der Kopf- und Fußzeilen erscheint so auf allen Seiten des Word-Dokuments. In Word selbst ist dieser Bereich vom Rest des Dokuments zwar abgetrennt und wird auch separat bearbeitet. Bei der späteren Ausgabe des Dokuments für den Druck oder als PDF-Datei ist dagegen kein Unterschied zwischen Kopf- und Fußzeile und dem restlichen Inhalt zu erkennen.

Der Aufbau und die Gestaltung kann je nach Anforderung individuell erfolgen. So kann eine Kopf- oder Fußzeile auf der ersten Dokumentseite anders als auf den folgenden aussehen, sie kann nur auf geraden oder ungeraden Seiten angezeigt werden oder überhaupt nur auf der ersten Seite. Die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeilen lässt sich zudem sperren, so dass die darin enthaltenen Informationen nicht versehentlich verändert werden können

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Frau arbeitet zuhause mit Laptop auf dem Schoß

Mit Kopf- und Fußzeilen können auf einfache Art mehrseitige Word-Dokumente mit einheitlichen Informationen und Angaben versehen werden.

Wofür werden Kopf- und Fußzeilen eingesetzt?

In Word werden Kopf- und Fußzeilen hauptsächlich für Dokumente mit mehreren Seiten genutzt. So kannst Du einfach und ansprechend unter anderem folgende Informationen auf jeder Seite Deines Dokumentes präsentieren:

 

Dies ist nur eine kleine Auswahl von Elementen, die sich in Kopf- und Fußzeilen unterbringen lassen. Weitere, typische Inhalte für Kopf- und Fußzeilen sind Informationen zum Absender, der Dateiname und -pfad, die Seitennummerierung, das Datum und die Uhrzeit der Dokumenterstellung. Falls Dein Dokument verschiedene Abschnitte enthält, kannst Du die Kopf- und Fußzeilen nach den Inhalten der unterschiedlichen Abschnitte separat gestalten.

Damit die Kopf- und Fußzeilen vor ungewünschten Änderungen geschützt sind, lassen sich die Bereiche für die Bearbeitung sperren.

So werden die Kopf- und Fußzeilen in Word aufgerufen

Jedes Word-Dokument hat schon beim Öffnen eines neuen Dokuments Kopf- und Fußzeilen, auch wenn diese nicht immer sofort zu sehen sind. Erst wenn diese Bereiche Inhalte wie Text oder Bilder enthalten, werden sie für den Nutzer sichtbar. Die einfachste Methode, um die Kopf- und Fußzeile aufzurufen, ist ein Doppelklick auf den oberen Bereich des Dokuments - oberhalb der blinkenden Einfügemarke.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Durch Doppelklick aktivieren"

Du kannst eine weitere Möglichkeit nutzen, indem Du im Reiter „Einfügen“ in der Gruppe „Kopf- und Fußzeile“ das Drop-Down-Menü „Kopfzeile“ anklickst. Jetzt öffnet sich ein Dialogfeld. Ganz untern klickst Du auf den Menüpunkt Kopfzeile bearbeiten.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Dialogfeld Kopfzeile bearbeiten"

Egal, welchen Weg Du wählst - der Bereich der Kopfzeile, inklusive einer Einfügemarke, wird sofort eingeblendet. Dass Du Dich jetzt im Bearbeitungsmodus befindest, erkennst Du daran, dass die Bereiche oben und unten auf der Dokumentseite mit einer gestrichelten Linie abgetrennt sind. Außerdem erscheint jeweils an der Linie ein kleines Feld mit dem Hinweis „Kopfzeile“ oder „Fußzeile“. Der Inhaltsbereich des Dokuments ist zudem leicht ausgegraut. Du kannst hier jetzt direkt losschreiben und Deine Inhalte einfügen.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Kopfzeile erkennen"

Wenn Du den Bereich wieder verlassen willst, dann mache entweder einen Doppelklick irgendwo außerhalb der Kopf- und Fußzeile, oder klicke oben im Reiter „Kopf und Fußzeile“ in der Gruppe „Schließen“ auf das rote Kreuz.

Sie möchten mehr über die Vorteile von Kopf- und Fußzeilen in Ihren Word-Vorlagen erfahren? Dann sollten wir miteinander reden – natürlich kostenlos und unverbindlich.

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Vorgefertigte Kopf- und Fußzeilen einfügen

Wer sich zunächst nicht die Mühe machen möchte, sich eigene Kopf- und Fußzeilen zu erstellen, für den bietet Word eine Vielzahl vorgefertigter Vorlagen. Um zu den Vorlagen zu gelangen, klicke im Reiter „Einfügen“ in der Gruppe „Kopf- und Fußzeilen“ auf die Schaltfläche „Kopfzeile“.

Im sich öffnenden Dialogfenster findest Du im oberen Bereich eine Reihe von Designvorlagen für Deine Kopfzeile. Wenn Du runterscrollst, wird die Auswahl noch größer. Besonders beliebt sind die beiden ersten Vorlagen in der Auswahl – „Leer“ und „Leer (Drei Spalten)“. Per Klick auf eine Vorlage wird sie direkt in die Kopfzeile eingesetzt und ist sofort zu bearbeiten. In der Vorlage „Leer (Drei Spalten)“ sind bereits drei Textfelder vordefiniert, die Du mit den gewünschten Informationen füllen kannst.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Liste vogefertigter Kopfzeilen"

Andere Designvorlagen aus der Auswahl enthalten neben Formatierungen für Rahmen oder farbige Flächen auch Felder für Dokumententitel oder Seitenzahlen. Einige Formatvorlagen sind darüber hinaus besonders für gerade oder ungerade Seiten geeignet. Die ideale Verwendung wird in Klammern hinter dem Namen der Vorlage deutlich.

Für die Fußzeile funktioniert das Verfahren übrigens analog. Du Doppelklickst auf den Bereich der Fußzeile und wählst jetzt die Schaltfläche „Fußzeile“ im Reiter „Einfügen“. Um die Fußzeile wieder zu entfernen klickst Du in der gleichen Schaltfläche unten auf „Fußzeile entfernen“.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Fußzeilen entfernen"

Beachte, dass mit der Übernahme eines vorgefertigten Designs alle bereits getätigten Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen sowie für Seitenzahlen überschrieben werden.

Angaben individuell zusammenstellen

Professionell verwendete Word Dokumente nutzen meistens eigene Kopf und Fußzeilen im Layout des ausgebenden Unternehmens oder der Institution. Kopf- und Fußzeilen individuell zu gestalten, ist dabei gar nicht schwer. Dazu kannst Du die weiteren Schaltflächen in der Menü-Leiste nutzen, mit denen Du die gewünschten Inhaltselemente platzieren und formatieren kannst. Diese findest Du im Reiter „Kopf- und Fußzeile“ (bei aktiver Kopf- und Fußzeile sichtbar) in den Gruppen „Kopf- und Fußzeile“ und „Einfügen“.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Inhaltselemente"

Unter anderem lassen sich folgende Felder darüber einfügen und später bearbeiten:

  • Datum und Uhrzeit
  • Dokumentinformationen
  • Seitenzahlen

 

Im Dialogfeld „Datum und Uhrzeit“ kannst Du nicht nur zwischen verschiedenen Datums-Formaten wählen, sondern kannst dort auch festlegen, ob das Datum jedes Mal aktualisiert werden soll, wenn die Datei geöffnet wird.

„Dokumenteninformationen“ beinhalten Informationen wie Dateiname, Dateipfad oder Autor. Über die Menüpunkte „Dokumenteigenschaft“ und „Feld…“ lassen sich viele weitere Felder und Informationen hinzufügen.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Dokumenteninformationen"

Auch Seitenzahlen zählen zu den Feldern. Seitenzahlen gehören zu den am häufigsten eingefügten Feldern. Deswegen haben sie ein eigenes Dialogfeld, das Du in der Gruppe „Kopf- und Fußzeile“ aufrufen kannst. Hier kannst Du die Position der Seitenzahlen verändern und sie formatieren.

In diesem Video-Tutorial erfährst Du, wie Du Seitenzahlen einfügen und Formatieren kannst.

Optionen für die Kopf- und Fußzeile festlegen

Je nach Verwendung Deines Word-Dokuments – ob als Buch oder mit einem Deckblatt versehen – lassen sich nun noch verschiedene Optionen für Deine Kopf- und Fußzeile festlegen. Im Reiter „Kopf- und Fußzeile“ in der Gruppe „Optionen“ findest Du folgende Befehle, die sich durch anklicken aktivieren lassen:

  • Erste Seite anders
  • Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich
  • Dokumenttext anzeigen

 

„Erste Seite anders“ ist die richtige Wahl, wenn die Kopfzeile auf der ersten Seite Deines Dokuments anders aussehen oder gar nicht erst angezeigt werden soll. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Dein Dokument ein Deckblatt oder Titel enthält.

„Gerade & ungerade Seiten unterschiedlich“ eignet sich für Dokumente, die im Buchlayout erstellt werden sollen. Gerade Seitenzahlen werden damit anders dargestellt als ungerade, im Buchlayout stehen die geraden Seitenzahlen links außen und die ungeraden rechts.

„Dokumenttext anzeigen“ ist standardmäßig bereits aktiv. Falls euch der Text des Dokumentenbereichs irritiert oder ablenkt, könnt ihr ihn mit dieser Schaltfläche ausblenden.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Optionen"

In der Gruppe „Position“ kannst Du den Abstand der Kopfzeile zum oberen Seitenrand und den der Fußzeile zum unteren Seitenrand durch die Eingabe der Werte in die entsprechenden Felder festlegen. Über das Dialogfeld „Ausrichtungstabstopps“ kannst Du außerdem weitere Tabstopps festlegen, falls die vorhandenen für die benötigten Angaben in der Kopf- oder Fußzeile nicht reichen.

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Zwischen Kopf- und Fußzeilen navigieren

Der Wechsel zwischen den Kopf- und Fußzeilen während der Bearbeitung ist denkbar einfach. Bei aktiver Leiste findest Du die Navigationsmöglichkeiten in der Gruppe „Navigation“.

Magazinartikel "Kopf- und Fußzeilen": Screenshot "Zwischen Kopf- und Fußzeilen navigieren"

Je nach aktiver Leiste ist jeweils der Befehl „Zu Kopfzeile wechseln“ (bzw. „Zu Fußzeile wechseln“) aktiv. Bei Klick springt die Eingabemarke zur nächsten Kopf- oder Fußzeile. Mit den Befehlen „Vorherige“ („Nächste“) ist es ebenfalls möglich, zur vorherigen oder nächsten Kopf- bzw. Fußzeile zu springen. Alternativ kannst Du die Cursorpfeile nach oben oder unten auf Deiner Tastatur benutzen.

Vor allem in längeren Dokumenten mit vielen Kapiteln spielen die Kopf- und Fußzeilen in Word ihre vielen Vorteile aus. Wenn es also darum geht, dem Leser die Orientierung in der Datei zu erleichtern, sollten unbedingt die Kopf- und Fußzeilen genutzt werden. Viel Erfolg beim testen!

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