Der Seriendruck in Word automatisiert die Erstellung von Anschreiben oder Werbebriefen. Dabei können nicht nur Adressen, sondern ganze Texte individuell eingefügt werden.
Pascal Böhmer
Leiter MS Office Entwicklung
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boehmer@wirliebenoffice.de
Ob privat oder im Arbeitsumfeld kommt es immer wieder vor, dass gleiche Anschreiben oder Briefe an viele unterschiedliche Personen geschickt werden müssen. Word hat für diese Fälle ein tolles Feature im Programm – den Seriendruck. Mit diesem Tool fügt Word viele Daten automatisch ein und Sie können sich auf den eigentlichen Inhalt der Nachricht konzentrieren. Richtig eingesetzt kann der Seriendruck das Dialogmarketing oder die standardisierte, regelmäßige Kommunikation mit Kunden sehr vereinfachen. Wir zeigen, wie sie ein Word-Dokument für den Seriendruck vorbereiten.
Der Serienbrief automatisiert die Brieferstellung – schneller zum Ziel
Der Seriendruck mit Word Vorlagen ist auch unter dem Namen Serienbrief bekannt. Hierbei werden mittels einer Word Datei mit dem festen Brieftext und einer externen Datenquelle, in der die Adressen gespeichert sind, automatisch Serienbriefe erstellt. In der einfachsten Form handelt es sich beim Serienbrief um den immer gleichen Text und jeweils einen neuen Adresse für den Seriendruck. Die externe Datenquelle für den Serienbrief kann eine Excel-Datei oder eine andere Datenbank (z.B. Access oder Outlook) sein.
Mit dem Seriendruck in Word können Sie Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten oder Verzeichnisse erstellen. Sie benötigen dazu immer zwei Komponenten:
1. Das eigentliche Dokument
Es enthält neben dem Basistext zusätzlich verschiedene Platzhalter (die sog. „Seriendruckfelder“), die für jeden Empfänger mit individuellen Inhalten (Name, Anschrift usw.) gefüllt werden können. Diese Inhalte bekommt Word aus der
2. Die Datenquelle
Die Datenquelle - oder auch Datenbank - enthält die Datensätze, die in die Platzhalter eingefügt werden. Als Datenquelle können Word- oder Excel Tabellen, Access-Datenbanken oder Outlook-Kontakte verwendet werden.
Mit Word sind aber auch noch anspruchsvollere Lösungen beim Serienbrief möglich. Beispielsweise ist es möglich, bestimmte Empfänger durch die Vorgabe von verschiedenen Kriterien auszuwählen oder den Brieftext während des Seriendrucks zu modifizieren. Diese Funktion ist nicht auf das Erstellen von Serienbriefen beschränkt, sondern kann beispielsweise auch für den Druck von Gutschriften und vielen weiteren Einsatzmöglichkeiten verwendet werden.
Die Funktion heißt bei Word offiziell „Seriendruck" obwohl die Bezeichnung „Serienbrief" sehr verbreitet ist.
Per Seriendruck individualisierte Anschreiben automatisch erstellen
So ist es beispielsweise beim Seriendruck möglich, automatisch zwischen männlicher und weiblicher Anrede zu unterscheiden oder den Serienbrief automatisch mit verschiedenen empfängerabhängigen Textbausteinen zu füllen. Damit kann eine einzelne Datenbank Quelle für eine Vielzahl verschiedener Serienbriefe sein. In Word Vorlagen werden Wenn/Dann-Abfragen eingesetzt, die beim Auslesen der Daten aus der Datenbank bei der Generierung des Serienbriefs auf verschiedene Textbausteine zugreifen.
Im Dialogmarketing spielt der Serienbrief oder Seriendruck eine große Rolle. Hier ist es wichtig, möglichst effektiv und - aus der Sicht des Kunden - individuell auf Anfragen zu reagieren. So kann man im Vorfeld der Erstellung von Serienbriefen verschiedene Textbausteine verfassen, die durch spezielle Einträge in der Datenbank automatisch in das Anschreiben eingesetzt werden. So kann der Dialog mit dem Kunden selbst bei verschiedenen Antworten automatisiert beim Serienbrief erfolgen.
Je besser die Planung für den Seriendruck, desto größer die Automatisierung
Sie merken: Die Möglichkeiten, die Ihnen der Seriendruck in Word bietet sind vielfältig. Bevor Sie also jetzt voller Tatendrang an die Erstellung Ihres Serienbriefes gehen, sollten Sie sich Zeit für die Planung nehmen – jetzt, da Sie die vielen Möglichkeiten kennen. Stellen Sie sich deshalb zuerst die Frage, was der Seriendruck für Sie erledigen soll. Das hat wiederum Einfluss auf die zu verwendenden Platzhalter im Serienbrief und die Datenbank. Die Beantwortung des folgenden Fragenkatalogs kann Ihnen bei der Planung Ihres Seriendrucks helfen:
- Welche Informationen wechseln von Serienbrief zu Serienbrief?
- Ist die Datenquelle ordentlich aufbereitet und aktuell?
- Kommt mehr als eine Datenquelle zum Einsatz?
- Welche Ausnahmen gibt es bei Ihrem Seriendruck (Wenn/Dann-Verknüpfung)?
- Unterscheiden sich auch die Texte Ihres Serienbriefes?
- Wie erfolgt die Ausgabe und der Versand der Serienbriefe?
Besonders hilfreich ist die Wenn/Dann-Verknüpfung. Je nach Kombination verschiedener Werte für die Platzhalter, lassen sich hier Ausnahmen definieren. Sollen zum Beispiel alle Personen aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet oder Land einen eigenen Text erhalten? Unterscheidet sich Ihre Werbeaktion je nach Ansprechpartner? Sollen bestimmte Personen förmlicher als andere begrüßt werden? Unterscheiden sich die Unterzeichner des Serienbriefes? Für all diese Fälle bietet die Wenn/Dann-Verknüpfung eine praktikable Lösung
Sie möchten mehr über die Möglichkeiten des Seriendrucks in Word erfahren? Dann sollten wir reden – natürlich kostenlos und unverbindlich.
So geht’s: Einrichtung eines Seriendrucks in Microsoft Word
Die Datenquelle für den Seriendruck einrichten
Wenn noch keine Datenquelle für den Seriendruck besteht, muss zunächst eine erstellt werden. Das kann direkt in Word erfolgen.
Wähle auf der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Seriendruck Starten“ nach Klick auf die Schaltfläche „Empfänger Auswählen“ die Option „Neue Liste Eingeben …“ aus.
Du erhältst das Dialogfenster „Neue Adressliste“: Beginne in der Tabelle mit der Eingabe der Adressen. Mit Klick auf „Neuer Eintrag“ erhältst Du für jede weitere Adresse einen neuen Datensatz. Unter „Spalten Anpassen…“ kannst Du die Datensatzfelder anpassen (Felder hinzufügen, löschen oder umbenennen).
Um die neue Datenquelle zu speichern, bestätige Deine Eingaben mit „OK“.
Als Zielordner schlägt Word in der Bibliothek „Eigene Dokumente“, „Meine Datenquellen“ vor. Speichere die Datei mit passendem Namen ab. Word generiert aus den Datensätzen automatisch eine Access-Datenbank.
Alternativ kannst Du Deine Datenbank auch in Excel oder anderen Programmen anlegen.
Das Word Dokument einrichten und mit der Datenquelle verbinden
Im nächsten Schritt muss das Hauptdokument für den Seriendruck vorbereitet werden.
Erstelle oder öffne das Dokument, das Du als Serienbrief verschicken möchten.
Wähle dann auf der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Seriendruck Starten“ unter der Schaltfläche „Seriendruck Starten“ die entsprechende Option aus. Für unser Beispiel wählst Du die Option „Briefe“.
Im Anschluss wählst Du im Hauptdokument auf der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Seriendruck Starten“ unter der Schaltfläche „Empfänger Auswählen“ die Option „Vorhandene Liste Verwenden…“ die gewünschte Datenquelle. Word wechselt automatisch ins Verzeichnis „Meine Datenquellen“.
Mit diesem Schritt hast Du die Verbindung zur Datenquelle hergestellt und die bisher ausgegrauten Befehle auf der Registerkarte „Sendungen“ sind nun aktiv.
Über die Schaltfläche „Empfängerliste Bearbeiten“ kannst Du damit die Einträge Deiner Datenquelle Sortierungen (z.B. Nachnamen alphabetisch sortieren) oder weitere Filterungen vornehmen.
Seriendruckfelder einfügen und bearbeiten
In diesem Schritt werden die benötigten Platzhalter in Dein Hauptdokument eingesetzt.
Positioniere dazu den Cursor im Adressfeld. In der Registerkarte „Sendungen“ Unter der Schaltfläche „Seriendruckfeld Einfügen“ in der Gruppe „Schreib- und Einfügefelder“ kannst Du die gewünschten Seriendruckfelder per Klick einfügen.
Hinweis: Die benötigten Leerzeichen oder Zeilenumbrüche müssen ebenfalls eingegeben werden.
In der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Vorschau Ergebnisse“ werden mit einem Klick auf die Schaltfläche „Vorschau Ergebnisse“ die Platzhalter durch die entsprechenden Adressdaten aus der Datenbank ersetzt.
Mit den Pfeilschaltflächen kannst Du zwischen den einzelnen Datensätzen hin und her navigieren.
Bedienungsfelder mit „Wenn-Dann“-Funktion
Manchmal sind in Serienbriefen verschiedene Textvarianten gefordert – wenn zum Beispiel in manchen Datensätzen gewisse Daten nicht vorhanden sind, wie beispielsweise ein Titel. Dann kann es zu Problemen bei der Darstellung der Adressdaten kommen.
In solchen Fälle benutzt man Bedingungsfelder. Diese führen eine Abfrage der Datenquelle durch und geben dann die definierte Lösung aus. Eine häufige Abfrage-Variante ist die Wenn-Dann-Funktion.
Hier beschreiben wir die grobe Funktionsweise am Beispiel der weiblichen und männlichen Anrede.
Positioniere den Cursor an der vorgesehenen Stelle des Platzhalters für die Anrede.
Klicke dann unter der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Schreib- und Einfügefelder“ unter der Schaltfläche „Regeln“ auf „Wenn…Dann…Sonst…“
Gebe dann im Dialogfenster für die Wenn-Bedingung folgendes ein:
Feldname: Anrede / Vergleich: Gleich / Vergleichen mit: Frau
Dann diesen Text einfügen: Sehr geehrte Frau (mit Leerzeichen hinter „Frau“!)
Das bedeutet so viel wie: „Wenn die Anrede Frau ist, dann soll „Sehr geehrte Frau “ eingefügt werden.“
Danach gibst Du die nächste Bedingung ein:
Feldname: Anrede / Vergleich: Gleich / Vergleichen mit: Herrn
Dann diesen Text einfügen: Sehr geehrter Herr (mit Leerzeichen hinter „Herr“!)
Das bedeutet so viel wie: „Wenn die Anrede Herr ist, dann soll „Sehr geehrter Herr “ eingefügt werden.“
Mit einem Klick auf „OK“ wird die Funktion (unsichtbar) an der Cursorposition eingefügt. Mit Klicke auf „Vorschau Ergebnisse“ kannst Du das Ergebnis sichtbar machen
Serienbriefe fertigstellen und kontrollieren
Im letzten Schritt werden die Bedingungen für die Ausgabe festgelegt. Dafür gibt es beim Seriendruck in Word zwei Möglichkeiten.
1. Dokumente einzeln bearbeiten:
Klicke unter der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Fertig stellen“ auf die Schaltfläche „Fertig stellen und Zusammenfügen“. Dort wählst Du die Option „Einzelne Dokumente Bearbeiten…“ aus.
Mit diesem Befehl wird ein neues Dokument erstellt. Jeder Datensatz erscheint in einem eigenen Abschnitt (bei Dokumenten auf jeweils einzelnen Seiten) und kann separat nachbearbeitet werden.
Wichtig: Die vorher angelegten Seriendruckfelder sind in diesem Dokument jetzt nicht mehr vorhanden!
Wenn Du diese Option wählst, wirst Du vorher gefragt, wie Du die Daten bearbeiten möchtest:
- Alle Datensätze
- Nur den aktuellen Datensatz
- Eine bestimmte Auswahl von Datensätzen
2. Dokumente drucken:
Wenn Du die Option „Dokumente Drucken…“ wählst, werden die Serienbriefe sofort ausgedruckt.
Wenn Du diese Option wählst, wirst Du ebenfalls vorher gefragt, wie Du die Daten drucken möchtest:
- Alle Datensätze
- Nur den aktuellen Datensatz
- Eine bestimmte Auswahl von Datensätzen
Tipp: Achte bei der Arbeit mit Bedienungsfeldern unbedingt von Anfang an darauf, dass Deine datenquell optimal gestaltet und aufgebaut ist.
Die Alternative: Der Seriendruck-Assistent
Als Alternative zur vorgestellten manuellen Lösung, kannst Du Dich auch vom Seriendruck-Assistenten durch die einzelnen Schritte begleiten lassen.
Um den Assistenten zu öffnen, klickst Du unter der Registerkarte „Sendungen“ in der Gruppe „Seriendruck starten“ auf die Schaltfläche „Seriendruck Starten“. Dort wählst Du die Option „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…“ aus.
Folge danach einfach den Anweisungen des Assistenten im Infobereich.
Der Seriendruck in Microsoft Word ist ein sehr machtvolles Tool, wenn es um die Erleichterung der eigenen Arbeit geht. Besonders bei sich oft wiederholenden Texten lohnt sich der Seriendruck. Die Wenn-Dann-Funktion erweitert die Funktionalität noch mehr, weil dadurch weitere Eventualitäten abgedeckt werden können.
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