Excel-Tabellen lassen sich mit Word verknüpfen oder einbetten. Die Unterscheidung liegt hierbei in der Datenquelle. Wir stellen Dir die verschiedenen Möglichkeiten vor.
Muhammed Canbaz
MS Office Operator
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Um mit Word Vorlagen auch komplexere Berechnungen durchzuführen oder Formeln einzubinden kann die Kombination aus Excel und Word sinnvoll sein. Es gibt grundsätzlich zwei Arten, eine Tabelle aus Excel in Word einzubinden: verknüpfen oder einbetten. Verknüpfte und eingebettete Objekte unterscheiden sich in erster Linie durch den Ort, an dem die Daten gespeichert werden - und der Art der Aktualisierung nach dem Einbinden der Excel Quelle in die Word Vorlage. Man fügt also entweder eine direkte Verknüpfung mit der Excel Tabelle oder eine Kopie der Quelle ins Word Dokument ein.
Wir stellen die Möglichkeiten der Einbindung von Excel in Word vor.
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Word Excel: Eine Excel Tabelle mit Word verknüpfen
Eine elegante Möglichkeit, Excel Tabellen in Word Vorlagen einzufügen, besteht darin, beide Ressourcen miteinander zu verknüpfen. Hier wird in Word eine Verbindung zur ursprünglichen Excel Tabelle hergestellt. Das bedeutet, dass alle Änderungen, die in der Excel Tabelle vorgenommen werden, auch dann ins Word Dokument übernommen werden. Das hat vor allem bei Arbeiten im Team Vorteile, wenn ein Teammitglied zum Beispiel für die Berechnungen zuständig ist und ein anderer den Bericht in Word dazu erstellt, in dem die Excel Tabellen eingefügt werden soll. Es gibt zwei Arten von Tabellen, die sich mit Word verknüpfen lassen.
1. Einfügen als Excel-Tabelle: Sobald sich die Originaldatei in Excel ändert, synchronisiert sich die Darstellung auch in Word. Die Excel-Tabelle kann in Word jedoch nicht bearbeitet werden.
2. Einfügen als Word-Tabelle: Nach dem Einfügen lässt sich diese Tabelle in Word bearbeiten, jedoch werden die Änderungen nicht auf die Excel-Datei übertragen. Die Synchronisation findet immer beim Öffnen des Word-Dokuments statt.
So funktioniert's mit dem Einfügen als Excel-Tabelle
Öffne die Excel-Tabelle und markiere den Bereich, den du bei Word einfügen möchtest.
Drücke „Strg + C“, um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu kopieren.
Wechsle in Dein Word-Dokument und setze den Cursor an die Stelle, wo die Excel-Tabelle eingefügt werden soll.
Klicke in der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Zwischenablage“ auf den kleinen Pfeil unter dem Menüpunkt „Einfügen“. Wähle im Katalog „Inhalte einfügen“.
Im sich öffnenden Fenster wählst Du „Verknüpfungen einfügen“ und klickst dann unter „Als“ auf „Microsoft Excel-Arbeitsmappe-Objekt“. Bestätige Deine Auswahl mit „OK“.
Die Tabelle wird in Word eingefügt. In Word kannst Du nur die Größe der Tabelle ändern. Alle anderen Anpassungen musst Du in der Originaldatei in Excel vornehmen.
Mit der Einbindung von Tabellen aus Excel in Word, verbinden sich sehr effektiv zwei MS Office Welten.
So funktioniert's mit dem Einfügen als Word-Tabelle
Öffne die Excel-Tabelle und markiere den Bereich, den du bei Word einfügen möchtest.
Drücke „Strg + C“, um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu kopieren.
Wechsle in Dein Word-Dokument und setze den Cursor an die Stelle, wo die Excel-Tabelle eingefügt werden soll.
Drücke „Strg + V“ zum Einfügen der Excel-Tabelle
In einer der unteren Ecken der eingefügten Tabelle taucht ein Symbol mit dem Text „Strg“ auf. Mit einem Klick darauf, werden Dir alle Einfügeoptionen zum direkten Einfügen angezeigt.
Wähle im Aufklappmenü die dritte Option von links mit dem Mouseover-Text „Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten (F)“, wenn du das Erscheinungsbild der Tabelle aus Excel übernehmen möchtest. Willst du das Aussehen der Tabelle an die Word-Vorlagen anpassen, wähle die vierte Option von links „Verknüpfen und Zielformatvorlagen verwenden (L)“.
Du möchtest mehr über die Möglichkeiten der Kombination von Excel und Word erfahren? Das besprechen wir gerne mit Dir in einem unverbindlichen Telefonat.
Excel Word: Eine Excel Tabelle in Word einbetten
Eine weitere Möglichkeit, eine Excel Tabelle in Word einzubinden ist das Einbetten. Ein in Excel markierter Bereich kann in die Zwischenablage kopiert und dann an eine beliebige Stelle in einem Word Dokument eingefügt zu werden. Aus der Excel Tabelle wird danach eine Word Tabelle - mit dem Inhalt des kopierten Excel Bereiches. Die so erzeugte neue Tabelle kann wie eine in Word erzeugte Tabelle verändert und formatiert werden. Es besteht keine direkte Verbindung zur originalen Excel Tabelle.
So funktioniert's:
Öffne die Excel-Tabelle und markiere den Bereich, den du bei Word einfügen möchtest.
Drücke „Strg + C“, um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu kopieren.
Wechsle in Dein Word-Dokument und setze den Cursor an die Stelle, wo die Excel-Tabelle eingefügt werden soll.
Drücke „Strg + V“ zum Einfügen der Excel-Tabelle
In einer der unteren Ecken der eingefügten Tabelle taucht ein Symbol mit dem Text „Strg“ auf. Mit einem Klick darauf, werden Dir alle Möglichkeiten zum direkten Einfügen angezeigt.
Wähle die für Dich passende Option aus. Bei diesen Optionen kannst du die Tabelle im Anschluss weiter bearbeiten – allerdings nur mit den Funktionen, die Dir in Word zur Verfügung stehen.
Ein großer Vorteil ist es, Excel-Tabellen in Word bearbeiten zu können.
Word Excel: Eine neue Excel-Tabelle direkt in Word erstellen
Bisher haben wir verschiedene Möglichkeit der Integration einer Tabelle aus Richtung Excel erfahren. Aber auch aus Word direkt lässt sich eine Tabelle mit Hilfe von Excel erstellen. Dazu wird in Word eine neue Tabelle als Excel-Kalkulationstabelle eingefügt. Diese Tabelle lässt sich mit einfachen Formeln wie in Excel nutzen. Es gibt zusätzlich einen optischen Hinweis auf diese Funktion: Während der Bearbeitung der Excel-Tabelle in Word ändert sich die Menüleiste von Word-Blau zu Excel-Grün. Verlässt der Cursor die Tabelle, ändert sich auch wieder die Menüleiste.
So funktioniert's:
Klicke im Dokument an die Stelle, wo der Screenshot eingefügt werden soll.
Klicke in der Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe „Tabellen“ auf den kleinen Pfeil unterhalb des Menüpunkts „Tabelle“.
Wähle im sich öffnenden Katalog „Excel-Kalkulationstabelle“.
An der markierten Stelle im Dokument wird in Word nun selbständig eine Excel-Tabelle eingefügt – in der Breite des Dokuments. Dabei ändert sich die Farbe der Symbolleiste für den Schnellzugriff vom Word-Blau zu Excel-Grün.
Um die Tabelle zu verlassen, klicke außerhalb davon doppelt an irgendeine Stelle im Word-Dokument. Die Symbolleiste ist wieder Blau gefärbt. Durch Doppelklick auf die Tabelle gelangst du wieder in den Excel-Modus.
Bei einer direkt in Word erstellten Excel-Tabelle kannst Du schnell zwischen den Programmen wechseln.
Die hemdsärmelige Alternative: Der gute, alte Screenshot
Eine Excel Tabelle kann allerdings auch als Bild in Word eingefügt werden. Dieses Bild kann dann in Word nicht mehr verändert werden, was je nach Nutzung gewollt sein kann. So wird sichergestellt, dass der Inhalt der Excel Tabelle nicht mehr verändert werden kann. Excel, Outlook und Word bieten hierfür eine praktische Funktion. Per Klick lassen sich Screenshots direkt aus dem Programm heraus erstellen, wo der Screenshot verwendet werden soll.
So funktioniert's:
Klicke im Dokument an die Stelle, wo der Screenshot eingefügt werden soll. Parallel sollte die betreffende Excel-Tabelle geöffnet sein.
Klicke dann in der Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe „Illustrationen“ auf „Screenshot“.
Der Katalog „Verfügbare Fenster“ stellt alle geöffneten Fenster dar. Klicke auf das Miniaturbild des Fensters, dass Sie einfügen wollen.
Das ausgewählte Fenster wird an der Cursor-Position ins Dokument eingefügt.
Hinweis: Du kannst jeweils nur einen Screenshot zur Zeit einfügen. Für weitere Screenshots wiederhole die Schritte 2. und 3.
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