Mit der Makro Programmierung lassen sich bekannte Funktionsabläufe in Word und Excel zusammenfassen und automatisieren. Komplexe Arbeitsabläufe müssen so nicht mehr händisch ausgeführt werden, sondern sind per Knopfdruck verfügbar.

Autorenbild Pascal Böhmer

Von Pascal Böhmer
Leiter MS Office Entwicklung
Tel. +49 421 365115 0
boehmer@wirliebenoffice.de

MS Office Makros sorgen dafür, dass Sie lästige Routineaufgaben innerhalb der Office-Welt schneller erledigen können. Dafür fassen die Makros komplexe Befehlsfolgen zusammen und lassen sie auf Befehl automatisiert ablaufen. Anders als MS Office Add-Ins sind Makros Dateierweiterungen. Das hat den Vorteil, dass ein Word Makro oder Excel Makro nicht installiert werden muss, sondern direkt mit dem Start der jeweiligen Datei ausgeführt wird. Dadurch bieten sich Makros vor allem dann an, wenn die programmierten Funktionen speziell für die zugehörige Datei verwendet werden sollen.

Makros werden in der Programmiersprache Visual Basic for Applications (kurz VBA) programmiert und sind somit auf die Funktionen dieser Programmiersprache spezialisiert. Dies bedeutet zum Beispiel, dass die über eine Anzahl vorgegebener Benutzeroberflächen aus der Bibliothek des jeweiligen Office-Programms verfügen. Makros waren in der Geschichte von Microsoft Office ursprünglich kleinere Sammlungen kurzer Arbeitshilfen, heute können komplexe Makros auch aus mehreren tausend Code-Zeilen bestehen.

Mit programmierten Makros von lästiger Arbeit zu einem Mausklick

Mithilfe von Makros lassen sich praktisch alle Aspekte und Teil-Prozesse normaler Office-Vorgänge automatisieren. Erstellen Sie neue Dokumente Mithilfe professionell gestaltete Vorlagen, importieren und verarbeiten Sie Daten automatisiert, fügen Sie neue Dokumente oder Inhalte hinzu oder veranlassen Sie eine automatisierte Ausgabe. Lästige Arbeiten, die Sie vorher per Hand erledigt haben, schrumpfen dann zu einem Mausklick zusammen.

Darüber hinaus können Makros auch ergänzende Funktionen enthalten, welche die MS-Office-Programme von Haus aus nicht bieten. Möchten Sie Datumsangaben in Ihren Dokumenten automatisch aktualisieren? Möchten Sie Elemente in Ihren Office-Vorlagen per Knopfdruck ein- und ausblenden? Möchten Sie Word Vorlagen schnell personalisieren? Sollen in einem Formular durch die Aktivierung eines Steuerfeldes weitere Felder zur Bearbeitung freigegeben werden? Mit Makros ist es möglich, solche und ähnliche Aufgaben zu automatisieren.

Durch die Automatisierung und Standardisierung täglich wiederkehrender Vorfälle lassen sich massive Ressourceneinsparungen herausholen. Zudem können sie Fehler und Medienbrüche in den Office-Dokumenten vermeiden. Zudem lassen sich Makros zentral steuern, unternehmensweit einsetzen und analysieren.


Automatisch gleichzeitig: Was ist überhaupt ein Makro?

Grundsätzlich ist ein Makro eine Reihe von Befehlen, Vorlagen und Anweisungen in den Microsoft Office Anwendungen, die in einer einzigen Anweisung an den Computer zusammengefasst werden. So kann eine spezifische Aufgabe vollautomatisch ausgeführt werden. Bei der Kombination mehrerer Anweisungen miteinander können auch mehrere Aktionen gleichzeitig starten, sobald sie an das Programm gesendet werden.

Durch die Ausführung eines Makros kann der Benutzer Zeit einsparen, die normalerweise für sich wiederholende Aufgaben benötigt wird. Einige Makros, wie die in MS Excel, können auch mathematische Funktionen enthalten. Ein gespeichertes Makro kann dann über eine Menüliste oder die Symbolleiste aufgerufen und durch einfaches Anklicken ausgeführt werden. Für einen noch schnelleren Zugriff können Sie dem Makro auch einen Hotkey zuweisen.

Makros können eine riesige Zahl einzelner Befehle enthalten, die automatisch ausgeführt werden können.

Unterschiede zwischen Makros und Add-Ins

Ergänzend zu Office Makros gibt es auch die sogenannten Office Add-Ins. Beides erweitert die Funktionalität der Office-Programme, aber es gibt auch wichtige Unterschiede.

Ein Office-Makro ist eine Dateierweiterung, die in eine Word Vorlage oder eine PowerPoint-Vorlage eingebunden wird. Bei einem Add-In handelt es sich um ein ausführbares Zusatzprogramm.

Das Makro muss nicht installiert werden, da es direkt mit dem Start der jeweiligen Datei ausgeführt wird. Add-Ins sind jedoch viel flexibler, da sie deutlich komplexere Strukturen erlauben.

Sie denken gerade darüber nach, ob individuell programmierte Office Makros auch Ihren Arbeitsalltag erleichtern könnten? Das besprechen wir gerne mit Ihnen in einem unverbindlichen Telefonat.

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Office Makros und VBA

VBA ist die Abkürzung für Visual Basic for Applications und bezeichnet eine Skriptsprache zur Programmierung von Abläufen innerhalb von Microsoft Office-Produkten, den sogenannten Makros. VBA kann aber auch anwendungsübergreifend eingesetzt werden und ist in Unternehmen sehr beliebt, um kleine, individuelle Softwarelösungen oder Prototypen zu erstellen. Die Basis für VBA ist Visual Basic, das auf der relativ einfachen Programmiersprache BASIC basiert und speziell für Office-Anwendungen ergänzt wurde.

Makros sind sozusagen die einfachste Form von VBA-Skripten. Wenn Sie ein Makro in einer der Office-Anwendungen mit dem Makrorecorder aufzeichnen, wird es als VBA-Code gespeichert. Sie können auch den VBA-Code der vorhandenen Makros ansehen und bearbeiten – vorausgesetzt, Sie sind ein wenig mit der Sprache vertraut. Praktischerweise lassen sich solche VBA-Skripte als "Addins" verpacken und speichern.

Für Anwender, die sich für Programmiersprachen interessierten und die regelmäßig mit Microsoft Office arbeiten, kann es sehr sinnvoll sein, sich in VBA weiterzubilden. Die Möglichkeiten für den Einsatz von VBA sind sehr vielfältig: Programmierung von eigenen Funktionen, benutzerdefinierte Vorlagen, Zugriff auf Datenbanken, E-Mail-Versand, Generierung von PDF-Dokumenten und vieles mehr bis hin zu automatisierten Workflows auf Knopfdruck.

Wussten Sie, ...
… dass das Wort Makro aus dem griechischen „makros“ („groß“ oder „weit“) stammt? Das gleichbedeutende englische „macro“ ist wiederum eine Verkürzung von „macroinstruction“.

Makro-Programmierung für Word – dafür wird sie eingesetzt

Makros in Word werden oftmals noch unterschätzt. Dabei sind sie ein sehr nützliches Tool! Sie können mit Word Makros unter anderem immer gleiche Formatierungsänderungen an mehreren Dokumenten vornehmen, Text-Ausrichtungen bestimmen, die Gestaltung der Kopf- und Fußzeile, Zeilenabstände und Schriftgrößen bestimmen und vieles mehr. Auch häufig verwendete Befehle oder spezielle Sonderzeichen können Sie mit Hilfe eines Makros als Tastenkürzel in Word abspeichern, um sie schneller abrufen zu können.

 

Typische Beispiele von Word-Makros:

Briefvorlagen vordefinieren: Die meisten Unternehmen haben gestaltete Briefvorlagen mit einer Kombination aus Text- und Grafikelementen. Mit einem Vorlagen-Makro können Sie jederzeit einen korrekten Brief inklusive weiterer Elemente wie dem aktuellen Datum oder personalisierten Kontaktdaten erzeugen.

Tabellenvorlagen automatisieren: Wenn Sie regelmäßig ähnliche Tabellen mit bestimmten Abmessungen, Spalten, Zeilen und Überschriften benötigen, dann können Sie mit Tabellenmakros jederzeit ein perfektes Design erzielen. Das ist viel besser, als Tabellen von einer Datei zur anderen zu kopieren!

Buch- und Druckvorlagen individualisieren: Für regelmäßig erscheinende, für die Öffentlichkeit bestimmte Publikationen können Sie Makros erstellen, die alle notwendigen Formate automatisch einstellen. Nutzen Sie vordefinierte Seitengrößen, Zeilenformate, Abstände, Bildformate und Bilderrahmen, Überschriften und vieles mehr.

Makros werden noch immer belächelt, dabei können sie ein sehr effektives Tool zur Arbeitserleichterung sein.

Makro-Programmierung für Excel – dafür wird sie eingesetzt

Excel-Makros helfen Ihnen, Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben zu sparen, die bei der Datenbearbeitung und bei Datenberichten anfallen, die häufig durchgeführt werden müssen. In der Verarbeitung großer Datenmengen können Makros die Bereinigung und Formatierung der importierten Daten automatisieren, auch über mehrere Arbeitsblätter und Arbeitsmappen hinweg. Aber auch Pivot-Tabellen und Eingabeformulare für Benutzer lassen sich dank Makros gut automatisieren.

 

Typische Beispiele von Excel-Makros:

Diagramme erstellen: Bei der Visualisierung von eingegebenen Daten in Form von Diagrammen können Makros wertvolle Unterstützung leisten. Größe und Aussehen des Diagramms werden im Vorfeld definiert und anschließend mit einer komfortablen Daten-Eingabemaske für die Nutzer versehen.

Datenimporte organisieren: Daten aus anderen Programmen liegen manchmal im TSV oder CSV Format vor. Beim Import nach Microsoft Excel müssen diese Daten verwaltet, sortiert und von unerwünschten oder überflüssigen Einträgen bereinigt werden. Mit einem Makro können Sie diese lästigen Importvorgänge vollständig automatisch ablaufen lassen.

Kalkulationen automatisieren: Programmierte Excel-Makros berechnen auf der Basis von Benutzer-Angaben, Datenimporten oder Datenbankinhalten fast alle im Geschäftsleben auftretenden Einheiten. Die sind typischerweise oft Kosten und Einnahmen, aber auch technische und physikalische Größen, Abmessungen oder Dimensionierungen.

Bei Excel geht es häufig um die Bereinigung von Datensätzen. Dabei können Makros effektive Helfer sein.

Worauf kommt es bei der Installation von Office Makros an?

Um ein Makro ausführen zu können, muss dies in den Optionen der Office-Programme zunächst erlaubt werden. In den neuesten Office-Versionen sind Makros aus Sicherheitsgründen standardmäßig deaktiviert. So sollen vor allem Cyberkriminelle daran gehindert werden, Makros als Teil ihrer Angriffe zu missbrauchen.

Damit kriminell programmierte Makros ihre schädliche Wirkung entfalten können, reicht es oftmals aus, einfach eine völlig harmlos erscheinende Office-Datei aus dem Internet aufzurufen. Bislang wurde in diesem Fall von der Office-Software lediglich eine leicht wegzuklickende Sicherheitswarnung eingeblendet.

Makro-Aktivierung wird schwieriger

Mitte 2022 hat Microsoft die Sicherheitswarnungen bei der Ausführung von Makros massiv geändert. Wenn Benutzer jetzt versuchen, Makros in Dateien zu aktivieren, die aus dem Internet stammen, dann können die Benutzer diese Option jetzt nicht mehr mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche auswählen.

Stattdessen erscheint nun die Sicherheits-Warnleiste mit der Meldung: „Microsoft hat die Ausführung von Makros blockiert, da die Quelle dieser Datei nicht vertrauenswürdig ist".

Diese Meldungsleiste enthält eine Schaltfläche für weitere Informationen, die Endbenutzer zu einem Artikel über die Sicherheitsrisiken von Makros, sichere Praktiken zur Vermeidung von Phishing und Anweisungen zur Aktivierung der Makros führt.

Wenn Office-Nutzer sich entscheiden, die Sicherheitseinstellungen entsprechend anzupassen, so kann dies zu Sicherheitslücken im System führen, wodurch Schadcode ausgeführt werden könnte. Eine Alternative ist die Zertifizierung von Makros.

Magazinartikel "Makro Programmierung": Nahaufnahme eines Computerbildschirms mit dem Word "Security"

Zertifizierte Makros für mehr Sicherheit

Ein zertifiziertes Makro teilt dem Computer mit, dass es sich hierbei um eine sichere Programmierung handelt. Nicht zertifizierte Makros werden dann nicht mehr ausgeführt. Dadurch wird die Kontrolle über die Makros sichergestellt.

Grundsätzlich gilt wie bei allen Dateien auch beim Umgang mit Office Makros, dass Sie die entsprechenden Office-Vorlagen und Dateien nur dann öffnen sollten, wenn Sie Quelle und Inhalt des Dokuments sicher einschätzen können.

Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie dieselbe Datei seit Jahren verwenden und immer vom selben Speicherort aus öffnen, oder Sie das Dokument sogar selbst erstellt haben.

Tipp: Bei Dokumenten, die Sie per E-Mail erhalten, sollten Sie sich mit dem Absender über einen zusätzlichen Kanal (beispielsweise am Telefon oder persönlich) austauschen.

Vorteile individuell programmierter Office Makros

Makros helfen Anwendern, bestehende Softwarelösungen mit kurzen und einfach gehaltenen Codezeilen an die betrieblichen Abläufe anzupassen. Es gibt kaum Aufgaben in Word oder Excel, die sich nicht mit Office Makros besser und schneller lösen lassen.

Im Berufsleben gibt es üblicherweise zwei Gruppen von Makro-Anwendern. Die erste Gruppe besteht aus den Entwicklern, typischerweise sehr erfahrene Office-Anwender, die selbstständig neue Makros erstellen können.

Die zweite Gruppe besteht aus den Benutzern, also Anwendern, die sich mit der Eingabe von Daten und der Benutzung von Office-Makros befassen. Die Entwickler sind üblicherweise im Auftrag der Benutzer tätig.

Die Programmierung neuer Makros kann daher in einer anderen Abteilung desselben Unternehmens stattfinden oder an professionelle Dienstleister ausgelagert werden.

  • Makros reduzieren Ihren Arbeitsaufwand: Ein Makro programmieren oder lassen Sie nur einmal erstellen. Die dann fertigen Befehlsketten starten Sie so oft Sie wollen.
  • Mit korrekt eingerichteten Makros können Anwender auch komplexe und verschachtelte Aufgaben ausführen, für die sie sonst keine ausreichenden Kenntnisse hätten.
  • Viele wiederkehrende und standardisierte Aufgaben lassen sich mit Makros in einem Bruchteil der Zeit bewältigen, die bei einer händischen Verarbeitung notwendig wäre.
  • Mit einer Excel-Makro Programmierung vereinfachen Sie den Import und die Organisation von Daten, verringern die Fehlerquote bei der Dateneingabe und sorgen wir professionell aussehende Datenvisualisierungen.
  • Mit einer Word-Makro Programmierung stellen Sie die Konformität aller in Ihrem Hause erzeugten Word-Dokumente mit Ihrem Design sicher und sorgen für ein gutes Aussehen Ihrer Dokumente.
  • Mit Makros ist der Austausch von Daten über die Suite der MS Office-Anwendungen hinweg problemlos möglich. So können Sie unterschiedliche Formate nutzen und verarbeiten.

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Anleitung: Ein Makro in Word selbst erstellen

Ein Word-Makro zu erstellen, ist auch für Anwender ohne Programmierkenntnisse möglich. Dies ist dem in Word integrierten Makro-Werkzeug zu verdanken, bei dem es sich um einen sogenannten Makro-Rekorder handelt, der vollständig ohne Code funktioniert.

Um ein neues Word-Makro zu erstellen gilt es, die Aufnahme des Makro-Rekorders zu starten, darauffolgend die gewünschten Bedienungsschritte und Befehle auszuführen und schließlich die Aufnahme am Ende zu stoppen. Der Code für das Word-Makro wird so automatisch erzeugt, ohne dass weitere Aktionen erforderlich sind.

So funktioniert's: Ein Word-Makro selbst erstellen

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Klicken Sie in Word auf „Ansicht", dann auf „Makros" und schließlich auf „Makro aufzeichnen".

 

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Geben Sie im darauffolgenden Speicherdialog dem Makro einen aussagekräftigen Namen.

Magazinartikel "Makro Programmierung": Screenshot "Makro aufzeichnen"
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Wenn Sie ihr Makro in allen neuen Word Dokument nutzen möchten, achten Sie darauf, dass im Dialogfeld „Makro speichern" der Wert „Alle Dokumente (Normal.dotm)" ausgewählt ist.

 

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Wenn ihr Makro beim Aufrufen eines Buttons ausgeführt werden soll, dann klicken Sie auf „Schaltfläche".

Magazinartikel "Makro Programmierung": Screenshot "Schaltfläche"
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Klicken Sie auf Ihr neues Makro und dann auf „Hinzufügen", danach auf „Ändern" und wählen ein passendes Symbol für Ihr Makro aus.

 

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Nun beginnt die Aufzeichnung Ihres Makros. Klicken Sie auf die gewünschten Befehle oder Schaltflächen für die abzuarbeitende Aufgabe. Word zeichnet ihre Aktionen automatisch auf.

 

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Um die Aufzeichnung abzuschließen, rufen Sie „Ansicht", dann „Makros" und „Aufzeichnung beenden" auf.

Magazinartikel "Makro Programmierung": Screenshot "Aufzeichnung beenden"
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Auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff in Word (ganz oben oberhalb der Reiter „Datei", „Start" usw.) wird nun die in Punkt 5 ausgewählte Schaltfläche für Ihr Makro angezeigt.

Tipp: Weitere Informationen zu Makros finden Sie auch auf den Word-Hilfeseiten von Microsoft.

Anleitung: Ein Makro in Excel selbst erstellen

Makros in Excel sind ein sehr guter Weg, um sich wiederholende, lästige und nervige Routineaufgaben zu automatisieren. Ein Excel-Makro besteht aus einer Aktion oder einer Kombination von Aktionen, die beliebig oft wiederholt werden kann.

Das in Excel genutzte Tool zum Makro-Aufzeichnen bedient sich der Skriptsprache Visual Basic for Applications (VBA), die auch in anderen Microsoft-Programmen zum Einsatz kommt. Makros und VBA-Tools befinden sich in Excel unter dem Register „Entwickler Tools“, das aber standardmäßig ausgeblendet ist.

So funktioniert's: Ein Makro in Excel selbst erstellen

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Aktivieren Sie zunächst das Register „Entwickler“. Klicken Sie auf „Datei“, dann auf „Optionen“ und auf „Menüband anpassen“.

 

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Klicken Sie unter „Menüband anpassen“ sowie unter „Hautregisterkarten“ auf die Checkbox „Entwicklertools“, sodass sie aktiviert ist.

Magazinartikel "Makro Programmierung": Screenshot "Entwicklertools"
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Im nun sichtbaren Register „Entwicklertools“ klicken Sie in der Gruppe „Code“ auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“.

 

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Geben Sie, falls gewünscht, einen individuellen Namen für das Makro im Feld „Makroname“ ein und legen Sie im Feld „Tastenkombination“ eine leicht zu merkende Tastenkombination zum Aufruf des Makros fest. Tipp: Das Feld „Beschreibung“ ist hier nur optional und kann auch leer bleiben.

Magazinartikel "Makro Programmierung": Screenshot "Beschreibung"
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Jetzt beginnt Excel die Aufzeichnung Ihrer Eingaben, um daraus das Makro zu erstellen.

 

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Um die Aufzeichnung abzuschließen, rufen Sie im Register „Entwicklertools" die Schaltfläche „Aufzeichnung beenden" auf.

Magazinartikel "Makro Programmierung": Screenshot "Aufzeichnung beenden"
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Wenn Sie möchten, können Sie das aufgezeichnete Makro weiter in der Programmiersprache VBA bearbeiten.

Tipp: Weitere Informationen zur Makro-Erstellung finden Sie auch auf den Excel-Hilfeseiten von Microsoft.

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