Word barrierefrei – 10 wichtige Merkmale für Word-Dokumente ohne Hürden

1. Grundeinstellungen

Bevor es richtig losgeht, gibt es ein paar Grundeinstellungen, die Ihnen das Leben leichter machen. Diese kleinen Vorbereitungen sorgen dafür, dass Sie später keine bösen Überraschungen erleben.

Dokument passend vorbereiten

Beginnen Sie mit einem neuen, leeren Word-Dokument und überlegen Sie sich schon einmal, wie es am Ende in etwa aussehen soll. Eine gute Vorbereitung spart Ihnen später viel Zeit und Nerven.

Hinterlegung von Metadaten

Vergessen Sie nicht, wichtige Informationen wie den Titel des Dokuments, den Autor und die Sprache anzugeben. Gehen Sie dazu auf "Datei" > "Informationen" und füllen Sie die Felder unter "Eigenschaften" aus. Das hilft nicht nur bei der Organisation, sondern macht Ihr Dokument auch zugänglicher.

2. Dokument mit Formatvorlagen strukturieren

Eine gute Struktur ist das Herzstück eines barrierefreien Dokuments. Formatvorlagen sind dabei Ihr bester Freund. Sie sorgen dafür, dass Ihr Dokument professionell aussieht und für alle Nutzer leicht zugänglich ist.

Warum Formatvorlagen so wichtig für die Barrierefreiheit sind

Formatvorlagen sind essenziell, um ein konsistentes und gut strukturiertes Dokument zu erstellen. Konsequent angewendet verbessern sie die Lesbarkeit und stellen sicher, dass Screenreader den Inhalt richtig interpretieren können. Ohne Formatvorlagen kann Ihr Dokument schnell chaotisch und für beeinträchtigte Menschen schwer verständlich wirken.

Anwendung von Formatvorlagen

Verwenden Sie die vordefinierten Formatvorlagen von Word, um Überschriften, Absätze und andere Textelemente zu formatieren. Es reicht nicht aus, Überschriften nur optisch durch größere Schrift, Fettdruck oder ähnliche Stilmittel hervorzuheben. Für einen Screenreader ist das ganz normaler Text! Markieren Sie den Text im Dokument, gehen Sie im Reiter „Start“ und wählen Sie in der Gruppe „Formatvorlagen“ unter dem Menü „Formatvorlagen“ die gewünschte Formatvorlage aus.

Verwendung von Überschriftenstilen (H1, H2, H3)

Eine klare Hierarchie der Überschriften ist entscheidend, um die Gliederung und den Aufbau von Texten barrierefrei und verständlich zu gestalten. Verwenden Sie H1 für Hauptüberschriften, H2 für Unterkapitel und H3 für weitere Untergliederungen. Diese Struktur hilft nicht nur den Lesern, sondern auch Screenreadern, die Inhalte korrekt zu erfassen und wiederzugeben. Die Verwendung von Formatvorlagen, insbesondere der Überschriftenstile, ist daher eine Grundvoraussetzung für die Erstellung eines barrierefreien Dokuments.

Formatvorlage für normalen Text

Auch für einen normalen Text sollten Sie zunächst die Formatvorlage „Standard“ verwenden. Diese können Sie später anpassen. Wählen Sie dann eine gut lesbare Schriftart und Schriftgröße aus, um die Lesbarkeit zu verbessern. Achten Sie darauf, den Text in kurze und klare Absätze zu gliedern.

Navigationsbereich nutzen

Im Navigationsbereich auf der linken Bildschirmseite können Sie mitverfolgen, wie durch die Verwendung dieser Formatvorlagen eine gegliederte Dokumentstruktur entsteht. Diese Struktur kann auch vom Screenreader und damit von einem blinden Leser erkannt werden. Gehen Sie auf „Ansicht“ und setzen Sie ein Häkchen bei „Navigationsbereich“, um diesen Bereich sichtbar zu machen.

3. Inhaltsverzeichnis erstellen

Ein Inhaltsverzeichnis ist ein wichtiger Bestandteil eines gut strukturierten und barrierefreien Dokuments. Es hilft den Lesern, sich besser zu orientieren und bietet eine schnelle Möglichkeit zur Kontrolle der Dokumentstruktur.

Warum Formatvorlagen so wichtig für die Barrierefreiheit sind

Bei umfangreichen Dokumenten sollten Sie unbedingt ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen. Setzen Sie dafür zunächst den Cursor an die stelle, an die das Inhaltsverzeichnis in Ihr Dokument eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf den Reiter „Referenzen“ und wählen Sie in der Gruppe „Inhaltsverzeichnis“ den Menüpunkt „Inhaltsverzeichnis“ aus. Dort klicken Sie auf das favorisierte Inhaltsverzeichnis. Word generiert auf der Grundlage der verwendeten Überschriftenstile ein Inhaltsverzeichnis. Dieses passt sich automatisch an, wenn Sie Änderungen vornehmen – so bleibt alles stets aktuell.

Das Inhaltsverzeichnis dient der Orientierung und Kontrolle. Leser können schnell zu den gewünschten Abschnitten springen, indem sie auf die Einträge im Inhaltsverzeichnis klicken. Für Sie als Verfasser bietet es einen schnellen Überblick darüber, ob die Struktur Ihres Dokuments schlüssig ist und alle Überschriften korrekt verwendet wurden.

Weitere Vorteile eines Inhaltsverzeichnisses

• Zeitersparnis: Ein automatisches Inhaltsverzeichnis spart Ihnen Zeit bei der Erstellung und Aktualisierung, da Word alle Änderungen automatisch berücksichtigt.
• Bessere Navigation: Gerade bei längeren Dokumenten ermöglicht ein Inhaltsverzeichnis eine schnelle Navigation. Das ist nicht nur für Menschen ohne Einschränkungen hilfreich, sondern auch für Nutzer von Screenreadern.
• Professionelles Erscheinungsbild: Ein gut strukturiertes Inhaltsverzeichnis verleiht Ihrem Dokument ein professionelles Erscheinungsbild und zeigt, dass Sie Wert auf Details und Struktur legen.

4. Absätze und Abstände

Niemand mag eine Textwüste – weder sehende noch blinde Leser. Eine gute Gliederung durch Absätze und Abstände macht Ihren Text übersichtlicher und einladender. Sehen wir uns an, wie das am besten geht.

Texte gliedern

Gliedern Sie Ihre Texte durch Absätze und Abstände. Jeder Absatz sollte jeweils nur einen eigenen Gedanken oder eine Informationseinheit enthalten. So verschaffen Sie Ihren Lesern einen besseren Überblick und machen das Lesen angenehmer. Ein gut strukturierter Text lädt zum Lesen ein und wirkt nicht abschreckend.

Leerzeilen vermeiden

Vermeiden Sie es, Leerzeilen zu verwenden, um Abstände zwischen den Absätzen zu erzeugen. Verwenden Sie stattdessen die Befehle „Abstand vor“ und „Abstand nach“, die Sie im Reiter „Start“ in der Gruppe „Absatz“ finden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts unten. Diese Funktionen sorgen dafür, dass die Abstände immer gleich bleiben und Ihr Text professionell aussieht.

5. Auflistungen und Nummerierungen

Listen und Nummerierungen sind sehr gut geeignete Werkzeuge, um Ihre Texte zu strukturieren. Sie helfen, komplexe Inhalte klar und verständlich darzustellen. Sowohl sehende als auch blinde Leser können so schnell die wichtigsten Punkte erfassen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie Aufzählungen und Nummerierungen richtig einsetzen können.

Korrekte Anwendung von Aufzählungs- und nummerierten Listen

Verwenden Sie für Ihre Listen immer die automatischen Funktionen von Word. Diese Funktionen stellen sicher, dass Screenreader die Listen korrekt erkennen und vorlesen können. Gehen Sie in den Reiter „Start“ und wählen Sie in der Gruppe „Absatz“ die entsprechenden Listenoptionen aus. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für ein konsistentes Layout.

Komplexe Inhalte mit Listen strukturieren

Listen eignen sich hervorragend, um komplexe Inhalte übersichtlich zu gestalten. Ob Punkte oder nummerierte Listen – sie bringen Struktur in Ihre Informationen und helfen den Lesern, alles schnell zu erfassen. Verwenden Sie Listen, um wichtige Punkte hervorzuheben und Ihre Texte übersichtlicher zu gestalten.

Automatische Aufzählungszeichen und Nummerierungen verwenden

Wählen Sie als Aufzählungszeichen für einzelne Listenelemente idealerweise den einfachen Spiegelstrich anstelle von grafischen Symbolen. Andere grafische Symbole werden oft nicht richtig von Screenreadern interpretiert. Lassen Sie auch Nummerierungen in Listen automatisch erzeugen. Dies gilt auch für die Seitennummerierung, um eine durchgängige Konsistenz und Lesbarkeit zu gewährleisten.

6. Tabellen richtig gestalten

Tabellen sind sehr praktisch, aber sie müssen richtig eingesetzt werden, damit sie barrierefrei sind. Sehen wir uns an, wie Sie Tabellen gestalten, die nicht nur gut aussehen, sondern auch für alle zugänglich sind.

Tabellen korrekt strukturieren

Eine gut strukturierte Tabelle ist ein wahrer Lebensretter, um Daten übersichtlich darzustellen. Aber sie muss auch für Screenreader gut zu verarbeiten sein. Das bedeutet, dass jede Zelle klar definiert und die Tabelle als Ganzes logisch aufgebaut sein muss. So können alle Leser, egal ob sehend oder blind, die Daten leicht verstehen.

Tabellenüberschriften einfügen

Vergessen Sie nicht, Ihre Tabellen mit Überschriften zu versehen. Überschriften helfen nicht nur Lesern beim Verständnis, sondern sind auch für Screenreader wichtig. Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf den Tabellenziehpunkt und wählen Sie „Beschriftung einfügen“.

Fügen Sie Ihren Text in das Feld „Beschriftung“ ein. Wählen Sie unter „Optionen“ das Format „Tabelle“ aus. Als Position wählen Sie „Über dem ausgewählten Element” aus. Mit der Bestätigung mit „OK“ erscheint die Überschrift über der Tabelle.

Vermeiden von verschachtelten Tabellen

Verschachtelte Tabellen – also Tabellen innerhalb von Tabellen – sind ein No-Go. Sie können sehr verwirrend sein und sind für Screenreader schwer zu interpretieren. Halten Sie Ihre Tabellen einfach und klar strukturiert, um Missverständnisse zu vermeiden.

Tabellen sind kein Design-Element

Verwenden Sie Tabellen nicht als Design-Element, um Ihre Seite zu gestalten. Tabellen sind dafür gedacht, Daten zu organisieren und nicht um das Layout Ihrer Seite zu formen. Die Verwendung von Tabellen für das Layout kann für Screenreader-Benutzer sehr verwirrend sein.

7. Schriftgestaltung

Die richtige Schriftgestaltung macht einen großen Unterschied, wenn es um Barrierefreiheit geht. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihre Schrift optimal auswählen, damit sie auch für Leser mit Einschränkungen gut lesbar ist.

Passende Schriftarten für Behinderungen

Eine gut gewählte Schrift kann Menschen mit Sehbehinderungen, Dyslexie oder anderen Leseschwierigkeiten das Leben erheblich erleichtern. Eine klare, gut lesbare Schriftart macht Ihren Text für alle Menschen besser zugänglich. Vermeiden Sie verspielte oder sehr dekorative Schriften, die schwer zu entziffern sind.

Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe

• Schriftart: Wählen Sie eine serifenlose Schriftart wie Arial, Helvetica oder Calibri. „Serifenlos“ bedeutet, dass eine Schriftart keine kleinen Zierstriche an den Enden der Buchstaben hat. Diese Schriften sind allgemein als gut lesbar anerkannt und funktionieren optimal am Bildschirm.
• Schriftgröße: Verwenden Sie eine ausreichend große Schrift, mindestens 12 Punkt. So ist Ihr Text auch bei schlechten Lichtverhältnissen oder für Menschen mit Sehschwächen gut lesbar ist.
• Schriftfarbe: Achten Sie auf einen hohen Kontrast zwischen Text und Hintergrund. Schwarzer Text auf weißem Hintergrund ist klassisch und gut lesbar. Vermeiden Sie farbige Schriften auf farbigem Hintergrund, da das die Lesbarkeit beeinträchtigen kann.

8. Farben und Kontraste

Farben und Kontraste spielen eine wichtige Rolle bei der Barrierefreiheit. Die richtige Wahl stellt sicher, dass Texte und Grafiken auch von Menschen mit Sehbehinderungen oder Farbfehlsichtigkeit gut erkannt und gelesen werden können.

Keine Inhalte über Farben transportieren

Vermeiden Sie es, wichtige Informationen ausschließlich über Farben zu vermitteln. Menschen mit Farbblindheit könnten diese Informationen sonst leicht übersehen. Nutzen Sie stattdessen Text oder Symbole, um Inhalte klar und verständlich zu machen.

Kontraste beachten

Ein hoher Kontrast zwischen Text und Hintergrund ist entscheidend. Schwarzer Text auf weißem Hintergrund ist eine klassische und gut lesbare Kombination. Achten Sie darauf, dass der Kontrast stark genug ist, damit der Text auch bei schlechten Lichtverhältnissen gut lesbar ist.

Gewisse Farbkombinationen vermeiden

Bestimmte Farbkombinationen sind schwer zu lesen und sollten vermieden werden. Zum Beispiel ist roter Text auf grünem Hintergrund oder gelber Text auf weißem Hintergrund schwer zu erkennen. Testen Sie verschiedene Kombinationen, um sicherzustellen, dass Ihr Text für alle gut lesbar ist.

9. Alternativtexte für Grafiken

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – aber nicht für alle Menschen. Damit auch Personen mit Sehbehinderungen wissen, was auf Ihren Bildern zu sehen ist, sind Alternativtexte (auch „Alt“-Texte genannt) entscheidend. Hier erfahren Sie, wie Sie Alternativtexte richtig einsetzen.

Kurzbeschreibungen für alle Bilder

Geben Sie für jedes Bild einen kurzen, prägnanten Alternativtext an. Diese Texte werden von Screenreadern vorgelesen und beschreiben, was auf dem Bild zu sehen ist. Halten Sie die Beschreibungen kurz und klar, damit sie schnell verstanden werden können.

Um einen Alternativtext für ein Bild zu generieren, machen Sie zunächst einen Rechtsklick auf das Bild. Wählen Sie dann „Alternativtext anzeigen…“.

Im Sidepanel können Sie dann den Alternativtext für das Bild einsetzen.

Gute Alternativtexte sind spezifisch und beschreiben genau, was auf dem Bild zu sehen ist, ohne jedoch unnötige Details zu enthalten.

Nur notwendige Informationen

Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen, die das Bild vermittelt. Überfrachten Sie den Alternativtext nicht mit unwichtigen Details. Wenn das Bild dekorativ ist und keine wichtigen Informationen enthält, können Sie den Alternativtext auch leer lassen oder als „dekorativ“ kennzeichnen.

Informative Grafik oder irrelevanter Bildinhalt

Nicht jedes Bild braucht einen ausführlichen Alternativtext. Dekorative Bilder, die keinen inhaltlichen Beitrag leisten, sollten entweder als solche gekennzeichnet oder mit einem kurzen Hinweis versehen werden, dass sie keine wichtigen Informationen enthalten. Informative Grafiken, die wichtige Daten oder Konzepte darstellen, sollten hingegen ausführlich beschrieben werden.

10. Hyperlinks

Hyperlinks sind super praktisch, um auf weiterführende Informationen zu verweisen. Aber nicht alle Links sind gleich gut. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Hyperlinks richtig setzen, damit sie für alle Leser nützlich sind.

Aussagekräftige Beschriftungen nutzen

Vermeiden Sie generische Texte für Links wie „Klick hier“. Diese Art von Links ist besonders frustrierend für Benutzer von Screenreadern, da sie keine Informationen darüber enthalten, wohin der Link führt. Verwenden Sie stattdessen aussagekräftige Beschriftungen, die den Inhalt des Links deutlich machen.

Ein guter Hyperlink sagt dem Leser sofort, wohin er führt. Statt einfach „Klick hier“ zu schreiben, sollte der Linktext genau beschreiben, was der Leser erwarten kann, z.B. „Weitere Informationen zu diesem Thema“.

Konvertierung in das PDF-Format

Wenn Sie Ihr Dokument als PDF-Datei speichern möchten, achten Sie darauf, die richtigen Einstellungen zu wählen. Gehen Sie zu „Datei“ > „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“ aus.

Klicken Sie auf „Weitere Optionen“ und klicken Sie im folgenden Speichern-Menü auf „Optionen“. Stellen Sie sicher, dass dort in der Kategorie „Nicht druckbare Informationen einbinden“ alle gewünschten Eigenschaften aus.

Diese Einstellungen stellen sicher, dass alle barrierefreien Elemente in der PDF-Datei erhalten bleiben und das Dokument gut navigierbar und lesbar ist. Denn was nützt das beste Word-Dokument, wenn das Ergebnis ein nicht barrierefreies PDF ist.

Externe Tools zur Prüfung der Barrierefreiheit

Neben den internen Tools von Word gibt es auch zahlreiche externe Tools, die Sie verwenden können. Adobe Acrobat Pro bietet beispielsweise erweiterte Funktionen zur Überprüfung und Optimierung der Barrierefreiheit von PDFs.

Nutzung von externen Tools und Screenreadern zur Kontrolle

Um sicherzugehen, dass Ihr Dokument wirklich barrierefrei ist, sollten Sie es mit einem Screenreader testen. NVDA (NonVisual Desktop Access) und JAWS (Job Access With Speech) sind zwei gängige Screenreader, mit denen Sie überprüfen können, wie gut Ihr Dokument für blinde und sehbehinderte Nutzer zugänglich ist.

Nutzung von Add-Ins und fertigen Vorlagen

Es gibt auch nützliche Add-Ins und Vorlagen, die Ihnen die Arbeit erleichtern können. Word Add-Ins wie „Accessibility Checker“ bieten zusätzliche Funktionen zur Prüfung der Barrierefreiheit. Fertige Word-Vorlagen können Ihnen helfen, von Anfang an die richtigen Einstellungen für Barrierefreiheit zu verwenden.