Ein PDF ist schnell heruntergeladen. Doch wenn die Verpflichtung zur Barrierefreiheit hinzukommt, wird es kompliziert. Ein Überblick über Anforderungen und Lösungen.
Michael Schütz
Geschäftsführer
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Barrierefreiheit soll allen Internet-Nutzern die Tür zur digitalen Welt öffnen. Es geht nicht nur darum, Inhalte zugänglich zu machen, sondern sicherzustellen, dass niemand ausgeschlossen wird. Dank Richtlinien zur Barrierefreiheit wie den WCAG (Web Content Accessibility Guides) wird dieser inklusive Ansatz im Web greifbar und praktisch nutzbar. Diese Richtlinien liefern auch die Blaupause, um Webinhalte, PDFs und mehr so aufzubereiten, dass sie für alle navigierbar und verständlich sind. So schafft Barrierefreiheit ein Internet, das wirklich allen Menschen offensteht.
Welcher Bereich in Bezug auf barrierefreie PDFs interessiert Sie am meisten?
- Wer profitiert von barrierefreien Dokumenten und Webseiten?
- Übersicht über relevante Standards und Richtlinien
- Was macht ein PDF barrierefrei?
- Erste Schritte zum barrierefreien PDF: Vorbereitung des Word-Dokuments
- Konvertierung zum PDF
- Nachbearbeiten und prüfen des PDF-Dokuments
- Fazit: Die rechtliche Verpflichtung zwingt zum Umdenken
Wer profitiert von barrierefreien Dokumenten und Webseiten?
Barrierefreiheit ist nicht nur ein technischer Standard, sondern ein echtes Sprungbrett für Menschen mit Einschränkungen. Es geht darum, ihnen die Welt digitaler Informationen ohne Umwege zu öffnen. Stellen Sie sich vor, wie entscheidend barrierefreie Online-Inhalte für jemanden sein können, der auf einen Screenreader angewiesen ist, um Texte und Bilder aus dem Web zu erfassen.
Barrierefreiheit für Menschen mit Sehbehinderungen: Informationen hörbar machen
Für Menschen mit Sehbehinderungen ist die digitale Welt voller Hindernisse. Barrierefreie Dokumente, die mit Screenreadern kompatibel sind, räumen einige dieser Hindernisse aus dem Weg. Stellen Sie sich vor, Sie können mit einem Screenreader durch klare, gut strukturierte Texte navigieren, weil Alternativtexte zu Bildern und Grafiken Ihnen den Inhalt vermitteln. So können blinde und sehbehinderte Menschen Informationen selbstständig erfassen und verarbeiten.
Barrierefreiheit für Menschen mit Hörbehinderungen: Informationen sichtbar machen
Digitale Barrierefreiheit spielt auch für Menschen mit Hörbehinderungen eine wichtige Rolle. Videos und Audioinhalte, die mit Untertiteln oder Transkriptionen versehen sind, machen Ihnen die entsprechenden Informationen zugänglich. Die Barrierefreiheit stellt so sicher, dass jeder Ton und jedes Wort für die Betroffenen visuell verfügbar ist.
Barrierefreiheit für Menschen mit motorischen Einschränkungen: Einfache Navigation
Stellen Sie sich vor, die Bedienung einer Maus ist für Sie eine Herausforderung. Barrierefreie Dokumente, die vollständig über die Tastatur gesteuert werden können, bedeuten daher für Sie ein hohes Maß an Freiheit. Sie ermöglichen es Personen mit motorischen Einschränkungen, sich selbstständig durch Dokumente zu bewegen, ohne auf physische Hilfsmittel angewiesen zu sein. Diese Barrierefreiheit ist ein entscheidender Schritt in Richtung Unabhängigkeit.
Barrierefreiheit für Menschen mit kognitiven Einschränkungen: Einfache Sprache
Barrierefreiheit berücksichtigt idealerweise auch die Bedürfnisse von Menschen mit kognitiven Einschränkungen. Einfache Sprache, klare Strukturen und die Vermeidung von Überforderung durch zu komplexe Navigationselemente oder Inhalte helfen, Informationen verständlich zu machen. Für Menschen mit Lernschwierigkeiten oder Aufmerksamkeitsdefiziten kann dies den Unterschied ausmachen, ob sie digitale Inhalte nutzen können oder nicht.
Übersicht über relevante Standards und Richtlinien
Die folgenden Standards und Richtlinien bilden die Grundlage für die Schaffung barrierefreier digitaler Umgebungen und Inhalte. Sie sollen Entwickler, Gestalter und Inhaltsverantwortliche dabei unterstützen, ihre Produkte und Dienstleistungen für alle (Internet-)Nutzer zugänglich zu machen.
Web Content Accessibility Guidelines (WCAG): Die Richtlinien der WCAG sind der Goldstandard für Webzugänglichkeit. Sie bieten einen umfassenden Rahmen für das Design und die Entwicklung von Web-Inhalten, damit diese für Menschen mit verschiedenen Arten von Behinderungen zugänglich sind.
PDF/UA (PDF/Universal Accessibility): Der speziell für PDF-Dokumente entwickelte PDF/UA-Standard definiert, wie barrierefreie PDFs erstellt werden können. Er stellt sicher, dass PDFs so strukturiert sind, dass sie von Screenreadern korrekt interpretiert werden können.
Industrienorm DIN ISO 14289-1: Die Norm DIN ISO 14289-1 legt fest, wie der PDF/UA-1-Standard zur Erstellung barrierefreier elektronischer Dokumente zu verwenden ist. Barrierefreie PDF-Dateien können nativ im PDF-Format sowie durch Konvertierung aus anderen elektronischen Formaten oder durch Digitalisierung von Papierdokumenten erstellt werden.
EN 301 549: Die europäische Norm EN 301 549 legt die Anforderungen an die Zugänglichkeit von Produkten und Dienstleistungen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) fest. Sie gilt für öffentliche Auftraggeber in der EU und soll die digitale Inklusion europaweit fördern.
Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG): Das BFSG legt fest, dass bestimmte Produkte und Dienstleistungen künftig barrierefrei hergestellt und vertrieben bzw. angeboten und erbracht werden müssen. Mit dem Erlass der Verordnung zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz kommt die Bundesrepublik Deutschland ihrer Umsetzungsverpflichtung in Bezug auf den Anhang I der EU-Richtlinie zur Barrierefreiheit (EAA: European Accessibility Act) nach.
BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung): Die BITV 2.0 steht im Zentrum der Bemühungen um digitale Barrierefreiheit in Deutschland. Als praktische Umsetzung des § 12b des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) stellt sie sicher, dass Webangebote und mobile Anwendungen öffentlicher Stellen für alle Bürgerinnen und Bürger zugänglich sind. Durch die Anlehnung an die europäische Norm EN 301 549 gewährleistet die BITV 2.0 außerdem, dass Deutschland nicht nur nationale Anforderungen erfüllt, sondern sich auch in einen größeren europäischen Rahmen für Barrierefreiheit einfügt.
Was macht ein PDF barrierefrei?
1. Strukturierung von Texten
Der formale und logische Aufbau von Texten wird durch Strukturen bestimmt. Überschriften und Zwischenüberschriften beispielsweise gliedern ein Dokument in verschiedene Sinnzusammenhänge. Damit solche Informationen auch von Screenreadern erkannt und verstanden werden, reicht die optische Markierung des Textes jedoch nicht aus.
Screenreader benötigen eine Strukturierung von Texten durch die Verwendung der dafür vorgesehenen programminternen Funktionen. Diese Funktionen sind Formatvorlagen, Absatzformate, Listenformate und Ähnliches. Mit Formatvorlagen können z.B. Textelemente wie Überschriften formatiert werden.
2. Tags zur Gliederung einfügen
Um die Inhalte eines Dokuments zu strukturieren, lassen sich PDF-Dokumente mit sogenannten „Tags“ versehen. Mit Tags wird zum Beispiel Screenreadern der Zugang zu den Inhalten eines PDFs möglich. Dazu weisen die Tags den Inhalten bestimmte Bedeutungen zu. Darüber hinaus ermöglichen Tags auch die Festlegung einer logischen Reihenfolge innerhalb von Texten („Lesereihenfolge“).
3. Eingefügte Tags richtig anordnen
Damit die Tags die Barrierefreiheit eines PDFs verbessern, müssen sie unbedingt in der richtigen Lesereihenfolge angeordnet sein. Die Vorlesesoftware (Screenreader) liest in der Reihenfolge vor, in der die Tags sortiert sind. Diese Abfolge muss also der Reihenfolge entsprechen, in der Sehende die Inhalte lesen und betrachten. Tipp aus der Praxis: Die Lesereihenfolge muss speziell bei PDFs aus InDesign-Dokumenten berücksichtigt werden.
4. Dokumentsprache partiell anpassen
Für eine Vorlesesoftware (Screenreader) muss klar sein, in welcher Sprache ein Dokument verfasst ist – Deutsch, Englisch, Spanisch usw. Wenn es im Dokument Textpassagen gibt, die von der Hauptsprache abweichen, sollten diese entsprechend gekennzeichnet sein. Ein Beispiel: Das Dokument ist in deutscher Sprache verfasst und enthält einige englische Fachbegriffe. Die Dokumentsprache muss dann auf „Deutsch“ gesetzt werden. Nur die englischen Fachbegriffe werden jeweils mit „Englisch“ gekennzeichnet.
5. Kennzeichnung von Daten und Überschriften in Tabellen
Wenn Tabellen Überschriftenzellen enthalten, dann sollten diese auch als solche gekennzeichnet sein. Die Vorlesesoftware muss in der Lage sein, in jeder Zelle die zugehörige Überschrift zu lesen. Das ist nur dann möglich, wenn es eine Verbindung zwischen den einzelnen Datenzellen und den dazugehörigen Überschriftenzellen gibt.
Erste Schritte: Word-Dokumente für barrierefreie PDFs vorbereiten
Struktur und Lesbarkeit in Word anlegen
Ein gut strukturiertes Word-Dokument ist die Basis für ein barrierefreies PDF. Durch die klare Verwendung von Überschriften und Unterüberschriften schaffen Sie eine Hierarchie, die nicht nur für das menschliche Auge angenehm zu lesen, sondern auch für Screenreader verständlich ist.
Listen und Aufzählungen helfen dabei, Informationen übersichtlich zu präsentieren, während korrekt formatierte Tabellen die Datenzugänglichkeit verbessern. Diese Elemente lenken nicht nur den Blick des sehenden Lesers, sondern geben auch den Vorleseprogrammen (Screenreadern) die technisch notwendigen Informationen, um das Dokument so barrierefrei wie möglich zu gestalten.
Verwendung von hierarchischen Überschriften und Unterüberschriften
Eine klare Strukturierung durch hierarchisch angeordnete Überschriften und Unterüberschriften ist entscheidend für die Lesbarkeit eines Dokuments. Sie gliedern den Text, geben einen Überblick über die Inhalte der einzelnen Abschnitte und erleichtern so die Navigation durch das gesamte Dokument. Eine logische Hierarchie führt alle Benutzer intuitiv durch den Text. Für Menschen, die Screenreader nutzen, sind diese Strukturelemente unerlässlich, um sich ein Bild vom Aufbau eines Dokuments zu machen.
Einsatz von Listen und Aufzählungen
Listen und Aufzählungen brechen komplexe Informationen in leicht verdauliche Stücke herunter. Sie schaffen Ordnung und Übersichtlichkeit, was besonders für Nutzer wichtig ist, die Informationen linear erfassen. Der Einsatz von nummerierten und unnummerierten Listen unterstützt das Verständnis und die Behaltensleistung, indem er Schlüsselinformationen hervorhebt und strukturiert.
Korrekte Formatierung und Aufbereitung von Tabellen
Tabellen eignen sich hervorragend, um Daten und Informationen kompakt und übersichtlich darzustellen. Die richtige Formatierung stellt sicher, dass die Informationen auch von Screenreadern in der richtigen Reihenfolge gelesen werden. Dazu gehört, Überschriftenzellen zu definieren und komplexe Tabellen zu vermeiden, die für Nutzer mit Einschränkungen schwieriger zu navigieren sind. Einfache, gut strukturierte Tabellen fördern das Verständnis und die Zugänglichkeit.
Hinzufügen von Alternativtexten (Alt-Texten ) für Bilder und Objekte
Bilder und Objekte in einem Dokument können für Sehbehinderte eine Barriere darstellen, da sie im Gegensatz zu Texten von Vorleseprogrammen nicht automatisch ausgewertet werden können. Hier kommen die sogenannten Alternativtexte, oft auch einfach „Alt-Texte“ genannt, zum Einsatz. Diese sehr kurzen Texte beschreiben den Inhalt und den Zweck der visuellen Elemente und machen sie somit für Screenreader zugänglich. Eine präzise Beschreibung ermöglicht es den Betroffenen, den vollen Umfang des Dokuments zu erfassen.
Für ein Foto einer Tasse Cappuccino auf einem sonnenbeschienenen Holztisch sollte daher ein entsprechender Alt-Text verfasst werden, z.B. „Tasse Cappuccino auf einem Holztisch im Sonnenschein“. Ein sehr kurzer Alt-Text wie „Tasse Kaffee“ ist hier nicht ausreichend, da wichtige Informationen fehlen, um das Bild durch den Alt-Text möglichst vollständig zu erfassen.
Überprüfung der Farbkontraste
Farbkontraste spielen bei der Barrierefreiheit eine entscheidende Rolle. Texte und Hintergründe mit ausreichendem Kontrast erleichtern Menschen mit Sehbehinderungen oder Farbsehschwäche das Lesen. Eine Überprüfung und Anpassung der Farbkontraste sorgt dafür, dass Ihre Inhalte für ein breiteres Publikum gut lesbar sind.
Einsatz von Navigationshilfen
Navigationshilfen wie Inhaltsverzeichnisse oder Lesezeichen sind nicht nur praktisch, sondern auch ein wichtiger Aspekt der Barrierefreiheit. Sie ermöglichen es den Nutzern, schnell und effizient durch Dokumente zu navigieren, insbesondere durch umfangreiche Texte. Diese Hilfen unterstützen vor allem Nutzer, die digitale Inhalte nicht visuell erfassen können, beim schnellen Auffinden der gewünschten Informationen.
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Konvertierung zum PDF
Tools und Software für die Datei-Umwandlung
Für die Konvertierung von Word-Dokumenten in barrierefreie PDF-Dateien stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Adobe Acrobat ist eine der bekanntesten Softwarelösungen, die neben der Konvertierung auch umfangreiche Möglichkeiten zur Nachbearbeitung bietet.
Microsoft Office selbst hat ebenfalls eine leistungsfähige „Als PDF speichern“-Funktion, die eine grundlegende Konvertierung ermöglicht und dabei bereits einige Zugänglichkeitsfeatures beibehält. Darüber hinaus gibt es kommerzielle Programme außerhalb des Microsoft- und Adobe-Kosmos für die Konvertierung und Nachbereitung.
Ein paar davon werden im Folgenden vorgestellt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Word-PDF-Konvertierung unter Beibehaltung der Barrierefreiheitsmerkmale
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Word-Dokument gemäß den Richtlinien für Barrierefreiheit vorbereitet ist.
- Öffnen Sie das Dokument in Word und wählen Sie "Datei" > "Exportieren" > "PDF/XPS-Dokument erstellen".
- Wählen Sie im Dialogfenster die Option "PDF/XPS erstellen" und klicken Sie auf "Optionen".
- Aktivieren Sie die Option "Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit" und andere relevante Einstellungen für die Barrierefreiheit.
- Speichern Sie das Dokument als PDF ab.
Word-Funktion „Als PDF speichern“ für Barrierefreiheit konfigurieren
Die Funktion „Als PDF speichern“ in Word ermöglicht eine direkte Konvertierung von Word- zu PDF-Dateien, wobei viele Aspekte der Barrierefreiheit berücksichtigt werden. Wichtig ist dabei, die richtigen Einstellungen zu wählen, um die Zugänglichkeit des Dokuments zu maximieren.
Dazu gehört die Aktivierung der Option für die Dokumentstruktur-Tags und die Überprüfung, ob alle visuellen Elemente mit Alternativtexten versehen sind. Diese Einstellungen tragen dazu bei, dass das PDF nicht nur visuell ansprechend, sondern auch für Screenreader und andere Hilfstechnologien zugänglich ist.
Nachbearbeiten und prüfen des PDF-Dokuments
Kontrolle des konvertierten PDFs auf Barrierefreiheit
Nach der Konvertierung ist es entscheidend, das PDF-Dokument vor Weitergabe noch einmal auf Barrierefreiheit zu überprüfen. Diese Überprüfung stellt sicher, dass alle zuvor eingebetteten Zugänglichkeitsmerkmale korrekt übertragen wurden. Tools wie der „Adobe Acrobat Pro Accessibility Checker“ bieten eine detaillierte Analyse, um mögliche Probleme, von fehlenden Alternativtexten bis hin zu unzureichenden Farbkontrasten, aufzudecken.
Anpassungen mit PDF-Bearbeitungssoftware
Sollten bei der Überprüfung Mängel festgestellt werden, können mit einer PDF-Bearbeitungssoftware wie Adobe Acrobat Pro gezielte Anpassungen vorgenommen werden. So lassen sich beispielsweise fehlende Alternativtexte hinzufügen, die Lesereihenfolge optimieren und sicherstellen, dass alle interaktiven Elemente korrekt getaggt sind. Diese Feinabstimmung ist für ein vollständig barrierefreies Dokument unerlässlich.
Überprüfung und Korrektur von Tags
Sobald ein Dokument im PDF-Format vorliegt, ist der erste Schritt die Überprüfung der Tags. Diese Tags sind essenziell für die Struktur und damit für die Barrierefreiheit eines Dokuments. Die Tags definieren, wie Texte, Bilder und andere Elemente von Screenreadern interpretiert werden. Verwenden Sie eine PDF-Bearbeitungssoftware wie Adobe Acrobat, um sicherzustellen, dass alle Elemente korrekt getaggt sind. Fehlende oder falsche Tags können die Zugänglichkeit erheblich beeinträchtigen und müssen korrigiert werden.
Hinzufügen oder Bearbeiten von Alternativtexten
Alternativtexte sind entscheidend, um Bildern und Grafiken eine Bedeutung zu geben, wenn diese nicht visuell wahrgenommen werden können. Überprüfen Sie, ob alle visuellen Elemente in Ihrem PDF mit aussagekräftigen Alternativtexten versehen sind. Wenn Alternativtexte fehlen oder nicht präzise genug sind, bietet die Bearbeitungssoftware die Möglichkeit, sie hinzuzufügen oder zu optimieren. Ein guter Alternativtext beschreibt den Inhalt und den Zweck des Bildelements kurz und prägnant.
Anpassung der Lesereihenfolge
Die Lesereihenfolge in einem PDF bestimmt, in welcher Abfolge der Inhalt von Screenreadern vorgelesen wird. Dies ist für Menschen mit visuellen Einschränkungen sehr wichtig, da eine falsche Lesereihenfolge zu Verwirrung führen und die Zugänglichkeit des PDFs beeinträchtigen kann. Auch hier empfiehlt sich der Einsatz einer Bearbeitungssoftware, um die Lesereihenfolge nach der logischen und visuellen Struktur des Dokuments auszurichten und festzulegen. Diese Feinabstimmung garantiert, dass alle Nutzer den Inhalt wie vorgesehen nutzen können.
Nutzung von Tools zur Überprüfung der Barrierefreiheit von PDFs
Es gibt eine Vielzahl von Tools zur Überprüfung der Barrierefreiheit, die dabei helfen, die Konformität Ihres PDFs mit internationalen Standards sicherzustellen. Neben dem bereits erwähnten Adobe Acrobat Pro Accessibility Checker sind PAC3 und PDFix einige der führenden Softwarelösungen, die eine tiefer gehende Analyse ermöglichen.
Diese Tools prüfen eine Vielzahl von Barrierefreiheitskriterien und geben konkrete Empfehlungen für Verbesserungen, damit Ihr PDF-Dokument für jeden zugänglich ist. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass alle erwähnten Tools lediglich Teilbereiche der Barrierefreiheit prüfen können. Um bei einem PDF-Dokument wirklich sicher sein zu können, ist der Einsatz mehrerer verschiedener Tools notwendig.
Kostenlose Tools für die manuelle Überprüfung
PDF Accessibility Checker (PAC)
Der PAC 2024 kann PDF-Dateien nicht nur auf PDF/UA-Konformität, sondern auch auf WCAG-Konformität prüfen. Der PDF Accessibility Checker kann kostenlos genutzt werden.
Non Visual Desktop Access (NVDA)
Der NVDA ist ein frei verfügbarer und kostenloser Screenreader, der von der gemeinnützigen Organisation NV Access entwickelt wurde. Er wandelt Bildschirmtexte in hörbare Sprache oder Braille-Schrift um. NVDA passt sich nahtlos an verschiedene Systeme und Anwendungen an, von Internetbrowsern bis hin zu komplexen Office-Suiten. NVDA arbeitet zudem mit diversen Sprachen und Stimmen.
Tools zur automatischen Erstellung barrierefreier PDFs
PDFix Desktop
Dieses Programm erleichtert die Erstellung, Überprüfung und Anpassung von Dokumenten, die dem PDF/UA-Standard entsprechen sollen. Es ermöglicht die Erstellung spezifischer Profilen zur gezielten Identifikation von Inhalten und bietet zudem die Möglichkeit, große Dokumentenbestände mittels Stapelverarbeitung effizient zu bearbeiten. Es richtet sich in erster Linie an Dienstleister und Abteilungen, die sich mit der Erstellung von Berichten und spezialisierten, hochwertigen Fachpublikationen beschäftigen.
axesWORD
Dieses Tool erweitert Microsoft Word um Funktionen zur Erzeugung barrierefreier PDF-Dokumente. Dazu stützt es sich auf die integrierten Einstellungen von Word und erweitert diese mit speziellen Regeln für die Aufbereitung spezifischer Inhalte. axesWORD bietet dafür vielfältige Bedienmöglichkeiten, die unter anderem navigierbare Fußnoten, die Korrektur von Silbentrennungen und die Erstellung eines präzisen Markup-Baums ermöglichen. Dies gewährleistet, dass die Dokumente nicht nur barrierefrei, sondern auch strukturell konsistent sind, was die Zugänglichkeit für alle Nutzer deutlich verbessert.
Fazit: Gesetzliche Verpflichtungen beschleunigen das Umdenken
Die Konvertierung von Word-Dokumenten in barrierefreie PDFs ist ein wichtiger und notwendiger Schritt, um die digitale Welt für alle Nutzer zugänglich zu machen. Durch die sorgfältige Vorbereitung von Dokumenten, die anschließende systematische Konvertierung unter Berücksichtigung von Barrierefreiheitsstandards und die gründliche Nachbearbeitung können Inhalte erzeugt werden, die für alle zugänglich sind. Die Überprüfung und Korrektur von Tags, das Hinzufügen von Alternativtexten und die Anpassung der Lesereihenfolge sind dabei entscheidende Maßnahmen.
In Deutschland zeichnet sich zudem eine rechtliche Verpflichtung zur Veröffentlichung barrierefreier Dokumente für bestimmte Bereiche ab. Dies unterstreicht die Bedeutung des Themas für den Gesetzgeber und fordert von Organisationen und Unternehmen, ihre digitalen Inhalte entsprechend anzupassen. Die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung von Dokumenten und Online-Präsenzen wird damit nicht nur zu einer Frage der Zugänglichkeit, sondern auch der Compliance.
Um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden, ist es wichtig, sich kontinuierlich über die neuesten Standards und Richtlinien zu informieren und die eigenen Fähigkeiten durch Schulungen und die Nutzung von zusätzlichen Wissensressourcen weiterzuentwickeln. Die Schaffung einer inklusiven digitalen Umgebung ist eine gemeinschaftliche Aufgabe, die durch die kommenden gesetzlichen Anforderungen weiter an Bedeutung gewinnt.
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