Das Home-Office setzt sich immer mehr durch. Zu Hause arbeiten hat viele Vorteile: Du sparst Zeit, bist flexibler und kannst Arbeit und Privatleben besser verbinden. Aber ist es auch effizient?
Michael Schütz
Geschäftsführer
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Ob die Produktivität im Home Office steigt oder sinkt, ist stark umstritten. Zwar gibt es im Home Office – idealerweise - weniger Ablenkungen und mehr Ruhe, dafür fehlen die Anregungen durch die Kollegen und der Austausch untereinander. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du die „Effizienz-Booster“ aus dem Büro auch zu Hause nutzen kannst.
In der ersten Zeit im Home Office fühlen sich eigentlich alle Mitarbeiter zunächst produktiver als im Büro. Das Problem ist, diese Produktivität auch langfristig aufrechtzuerhalten. Gerade bei der Arbeit in Teams kann das Zusammengehörigkeitsgefühl und damit die Produktivität schnell sinken – lies dazu gerne auch unseren Beitrag „Teamarbeit: Potenziale und Fallstricke“. Hier erfährst Du, was Du selbst im Home Office tun kannst, um langfristig motiviert und produktiv zu bleiben.
So arbeitest Du im Home Office so effizient wie im Büro
1. Kommuniziere, als wärst Du im Büro
Einer der wichtigsten, aber im Büroalltag kaum wahrgenommenen Motivationsfaktoren ist die Kommunikation mit den Kollegen. Ob Begrüßung, Stillarbeit, Verabschiedung oder wenn Du eine Pause machst: Im Office kann jeder sehen, womit Du gerade beschäftigt bist.
Mach das genauso, wenn Du zu Hause bist. Für die Teamarbeit im Home Office kannst Du das mit einer App wie TEAMS oder Slack, die ihr im Team für die interne Kommunikation nutzt, eine entsprechende Statusmeldung absetzen. Das kann zum Beispiel sein: „Lese gerade ein Whitepaper zur neuen Softwareversion“ oder „Bin gerade im Meeting mit Kunden“.
Zur Kommunikation gehört immer auch die Kleidung, die Du gerade trägst. Du musst natürlich nicht im Anzug oder Kostüm zu Hause im Arbeitszimmer sitzen. Ein professionelles Oberteil – also Hemd oder Bluse – reicht völlig aus für Videokonferenzen und macht gleich einen guten Eindruck.
Tipp: Hier findest Du unsere Top-3-Apps für die Kommunikation im Home Office.
2. Vereinbare verbindliche Antwortzeiten
Kennst Du das – Du hast eine E-Mail an eine Kollegin geschrieben, die ein Zimmer weiter sitzt, und wartest jetzt auf die Antwort? Wenn Du im Büro bist, kannst Du aus der Erfahrung in etwa einschätzen, wie lange Du auf eine Antwort warten musst. Im Home Office ist das nicht so einfach, und selbstverständlich sind die Erwartungen an Antwortzeiten in jedem Unternehmen und in jedem Team immer etwas anders.
Wir empfehlen folgende, grobe Richtwerte für Antwortzeiten in einem Team: Bei Anrufen gehst Du am besten sofort ans Telefon, soweit es möglich ist; bei Textnachrichten (Chat, WhatsApp, SMS usw.) solltest Du in unter 10 Minuten antworten, und bei E-Mails in maximal 2 Stunden.
Unser Work-Hack für mehr Konzentration Zuhause: Die Pomodoro-Technik
Ohne regelmäßige Pausen zu machen, kann keine wirklich produktive Arbeit entstehen. Nach diesem Grundsatz entwickelte der italienische Unternehmer Francesco Cirillo in den 1980er Jahren die einfache und sehr effektive Zeitmanagement-Methode „Pomodoro-Technik“.
Cirillo benannte seine Technik nach einem von ihm in der Entwicklung benutzten Küchenwecker in Tomatenform – und Tomate heißt auf italienisch „pomodoro“. Wie Dir die Technik helfen kann, erfährst Du in unserem Beitrag „Pomodoro-Technik im Selbstversuch“
3. Schaffe einen produktiven Heimarbeitsplatz
Auch wenn es extrem verführerisch ist: die heimische Couch, eine Hängematte oder das eigene Bett sind keine guten Orte für produktive Büroarbeit. Ein Tisch mit einem ergonomischen Stuhl, an dem Du arbeiten kannst, ist die absolute Grundvoraussetzung. Wenn Du es zu Hause einrichten kannst, dann stehen Tisch und Stuhl am besten in einem abschließbaren Arbeitszimmer.
Genauso wichtig sind eine gute, schnelle und verlässliche Internet-Anbindung, ein gutes Headset und eine hochauflösende Video-Kamera für die Teilnahme an Online-Konferenzen. Nichts ist ärgerlicher, als sich minutenlang darüber zu unterhalten, wer wen jetzt wie gut hören und sehen kann oder eben nicht.
Achtung: wenn Du im Home Office wirklich konzentriert arbeiten willst, dann kannst Du dich NICHT gleichzeitig um Kinder oder Haustiere mit Betreuungsbedarf kümmern – Du schaffst dann weder deine Arbeit, noch wirst Du deinen Angehörigen gerecht.
Damit die Arbeitsergebnisse aus dem Home Office genauso gut aussehen wie aus dem Büro, nutzt Du am besten einheitliche Office-Vorlagen für Word, Excel und PowerPoint. Wie das geht, erklären wir dir gerne in einem unverbindlichen Gespräch.
4. Plane deinen Arbeitstag wie im Büro
Genauso, wie Du es ja auch im Büro am Anfang eines Arbeitstags machst, solltest Du auch den Tag im Home Office gliedern. Welche offenen Fragen müssen unbedingt heute bearbeitet werden, welche Routineaufgaben stehen als Nächstes an und wie sieht es eigentlich mit der Zielerreichung im aktuellen Quartal aus?
In Microsoft Office kannst Du zum Beispiel mit Outlook leicht einen übersichtlichen Tagesplan erstellen. Hier hast Du viele unterschiedliche Ansichtsfunktionen zur Verfügung, mit denen Du auf einer Seite bestehende Termine ändern oder löschen sowie neue Termine anlegen kannst.
Ein strukturierter Plan mit allen anstehenden Aufgaben schafft Übersicht und ist die Grundlage, um deine Aufgaben zu priorisieren und in machbare zeitliche Einheiten aufzuteilen. Dazu gehören auch feste Anfangs-, Ende-, Essens- und Pausenzeiten. Teile deine selbstgewählten Arbeitszeiten unbedingt deiner Familie oder deinen Mitbewohnern mit, damit sie dich nicht vor Feierabend unnötig ablenken.
5. Work-Life-Balance für klare Grenzen
Work-Life-Balance im Home Office? Paradoxerweise ist eine klare Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben zu Hause noch wichtiger als im Büro. Denn wenn sich beide Sphären zu sehr vermissen, dann wird weder die Arbeit noch das Privatleben als zufriedenstellend und erfüllend empfunden.
Bei der Work-Life-Balance im Home Office geht es vor allem um eine abgesprochene Erreichbarkeit und feste Nicht-Erreichbarkeit-Zeiten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten. Wichtig ist, dass Du dann auch im Home Office deinem Chef gegenüber mal „nein“ sagst, wenn deine Arbeitszeit zu Ende ist.
Fazit
Spätestens bedingt durch die Corona-Pandemie setzt sich das Home-Office immer mehr durch. Zu Hause arbeiten hat ja auch viele Vorteile: Du sparst Zeit, bist flexibler und kannst Arbeit und Privatleben besser miteinander verbinden.
Allerdings sind die Anforderungen an die eigene Strukturiertheit und die Selbstdisziplin wesentlich höher. Das muss aber kein Nachteil sein – denn mit Struktur und Selbstdisziplin erreichst Du auch deine Ziele im Leben außerhalb der Arbeit leichter und besser.
Du kannst für Dich selbst am besten beurteilen, ob das Home Office positiv zu Deinem Lebensgefühl beiträgt. War es nur eine lästige Pflicht oder hat sich Deine Work-Life-Ballance dadurch verbessert? Vergiss dabei aber auch nicht die Perspektive Deines Arbeitgebers. Nur wenn beide zufrieden sind, ist das Modell erfolgreich.
Software entwickelt und gehostet in Deutschland.
