Super, im Internet gibt es kostenlose Vorlagen für Word! Allerdings taugen die meisten nicht für Unternehmen. Warum? Rebecca deckt typische Fehler an Gratis-Vorlagen auf.

Autorenbild Rebecca Golieberzuch

Von Rebecca Golieberzuch
Microsoft Office Specialist
Tel. +49 421 365115 0
golieberzuch@wirliebenoffice.de

Mal eben schnell einen Lebenslauf tippen, eine Rechnung schreiben oder eine Broschüre basteln – bei privaten Projekten ist die Auswahl der Word-Vorlagen vielleicht nicht ganz so entscheidend. Microsoft® Word ist seit vielen Jahren die Standardsoftware für die Textverarbeitung, die wir alle kennen. Word selbst bietet eine Vielzahl von kostenlosen Vorlagen zum Herunterladen – bequem und in vielen Fällen auch zielführend.

Wem das nicht genügt, der gibt bei Google einfach „kostenlose Word-Vorlagen“ ein und wird mit Ergebnissen unzähliger Websites überhäuft (über 1 Million, um halbwegs genau zu sein). Ok, aber wie sinnvoll und praktikabel sind diese Vorlagen für Unternehmen, die ein festes Corporate Design haben - oder haben wollen? Wenn also Abteilung A, B und C mithilfe von Vorlagen dieselbe Sprache sprechen wollen? Eignen sich kostenlose Word-Vorlagen dann immer noch so gut? Ich habe mir einige Exemplare angesehen – und mir sind da ein paar Dinge aufgefallen.

Name, Größe, Grafik & Co. – Daran erkennen Sie schlechte Vorlagen für Word

Klar – höchstwahrscheinlich habe ich einen anderen Blick auf Word-Vorlagen als Sie. In meinem Job bei Wir lieben Office habe ich damit aber auch täglich zu tun. Ich erkenne schnell, wie Vorlagen aufgebaut sind, was sie können und was sie nicht können. Es gibt aber auch ein paar Dinge, auf die Sie zukünftig achten können, wenn Sie sich durch den Vorlagen-Wust im Internet schlagen.

1. docx oder dotx: Das verrät der Dateiname

Da sind sie nun, die vielen Vorlagen zum Herunterladen. Klick. Und dann? Werfen Sie erst mal einen Blick auf den Dateinamen und achten Sie genau auf den vorletzten Buchstaben. Word-Dokumente (keine Vorlagen!) sind üblicherweise „docx-Dateien“. Wenn Sie sich jetzt hinsetzen, einen Text in Word tippen und ihn speichern, werden Sie eine docx-Datei erzeugen. Das „x“ steht übrigens dafür, dass es sich um ein XML-Format handelt – vor 2007 hieß es einfach „doc“.

Ein aktuelles Word-Dokument sollte also unbedingt die Endung .docx haben. Allerdings stellen auch die allermeisten Anbieter kostenloser Vorlagen lediglich Dokumente (.docx) zur Verfügung - und keine echten Vorlagen (.dotx). Das heißt: Jedes Mal, wenn das heruntergeladene Dokument wieder geöffnet wird, hat es den Ursprungszustand. Eigene Formatierungen werden nicht in die Basis (also in die Vorlage) übernommen. Arbeitseffizienz sieht anders aus.

Genau hinschauen: Vorlagen sind keine Dokumente. Sie werden in einem dotx-Format gespeichert.

Um mit den Vorlagen wirklich effizient arbeiten zu können und ein bei jedem neuen Dokument einheitliches Erscheinungsbild sicherstellen zu können, brauchen Sie unbedingt eine Word-Vorlage. Die Bezeichnung stammt von „document template“ – übersetzt also „Dokumentvorlage“. Stellen Sie sich eine dotx-Datei bildlich wie einen endlosen Block von Notizzetteln vor: Immer wenn Sie eine neue Notiz (= Dokument) schreiben wollen, reißen Sie vom Block (= Dokumentvorlage) einen neuen Notizzettel ab. Aber eben ein Block, der niemals leer wird.

2. Alles über 100 kb ist zu groß

Was Sie auch innerhalb von Sekunden testen können: Schauen Sie sich die Dateigröße einer Word-Vorlage an. Bei einer Größe von mehr als 100 kb sollten Sie misstrauisch werden. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass wir bei Wir lieben Office eine Größe von 100 kb meist nicht überschreiten. Denken Sie daran, dass sich Ihre Vorlage noch mit Inhalten füllen wird, wenn Sie sie an Ihr persönliches Vorhaben anpassen.

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Je größer Ihre Vorlage ist, desto schlechter ist am Ende möglicherweise die Performance.

Bis Ihnen das Ergebnis gefällt, werden Textfelder, Logos oder Fotos dazukommen. Am Ende kann das zum Problem werden: Bei vielen im täglichen Arbeitsalltag erstellten Dokumenten spielt auch die Datenmenge eine Rolle - zum Beispiel beim Speichern und beim Versenden per E-Mail. Ihre interne IT und auch Ihre Kunden werden es Ihnen danken!

3. Schlechter Workflow: Keine Formatvorlagen angelegt

Titel, Überschrift 1, Überschrift 2 und so weiter... Auch Formatvorlagen sind ein absolutes Must-Have. Das bedeutet, dass Sie diese bei vielen Vorlagen zwar bekommen – allerdings nur den üblichen Standard. Der ist wiederum sehr unübersichtlich und kein bisschen individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Und das reicht Ihrem Unternehmen nicht, oder?

Ein aktuelles Word-Dokument sollte also unbedingt die Endung .docx haben. Allerdings stellen auch die allermeisten Anbieter kostenloser Vorlagen lediglich Dokumente (.docx) zur Verfügung - und keine echten Vorlagen (.dotx). Das heißt: Jedes Mal, wenn das heruntergeladene Dokument wieder geöffnet wird, hat es den Ursprungszustand. Eigene Formatierungen werden nicht in die Basis (also in die Vorlage) übernommen. Arbeitseffizienz sieht anders aus.

Es ist für den Workflow superwichtig, dass unterschiedliche Unternehmensbereiche mit wenigen Klicks denselben Stil verwenden und damit dieselbe Sprache sprechen.

Bei Formatvorlagen geht es um mehr als fett, kursiv und unterstrichen. Wir reden hier auch über Zeilenabstände, Schriftgrößen, Aufzählungen und vieles mehr. Geben Sie sich nicht mit Vorlagen zufrieden, für die keine individuellen Formatvorlagen angelegt wurden. Ihr Unternehmen ist mehr als Standard und hat deswegen individuelle Vorlagen für Office verdient!

Gratis-Vorlagen sind für private Nutzung ok – für Unternehmen reicht das aber nicht Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail:

4. Design: Keine Farben und Schriften hinterlegt

Farben und Schriften sind auch Dinge, über die ich immer wieder gestolpert bin. Um effektiv mit Word-Vorlagen arbeiten zu können, ist es wichtig, ausgewählte Farben und Schriften zu hinterlegen. Gerade im Hinblick auf Corporate Design können Sie auf individuelle Farben und Schriften nicht verzichten, denn damit setzen Sie die festgelegte Botschaft Ihres Unternehmen auch in Ihren Office-Dokumenten fort. Corporate Design? Nur für den Fall, dass Sie nicht ganz genau wissen, was das ist: Das sind Ihre persönlichen Design-Elemente die auf allen Dokumenten zu sehen sind – Ihre eigene Handschrift sozusagen. Und die hat eine große Wirkung auf Ihre Kunden, garantiert.

Mit kostenlosen Word-Vorlagen erreichen Sie häufig nicht den Grad an Individualität, den Sie sich wünschen.

Leider können Sie sich nicht darauf verlassen, mit Gratis-Vorlagen bei allen möglichen Einstellungen Ihren Unternehmenskern zu treffen.

5. Chaos im Dokument: Textfelder lassen sich einfach verschieben

Um Gottes Willen! Vorsicht bei Textfeldern, deren Position Sie ohne Weiteres verändern können! Das spricht nicht wirklich für Professionalität – und schon gar nicht für einen stressfreien Workflow. Wobei das bewusste Verschieben dabei ja noch harmlos ist. Wirklich chaotisch wird es, wenn bewegte Textfelder aus Versehen während der Bearbeitung einfach verschwinden und damit das ganze Dokument zerschießen. Ein klassisches Beispiel: Sie markieren die Betreffzeile, um sie zu löschen – und dann verschwindet die Fensterzeile oder das Logo. Chaos pur...

Bei qualitativ hochwertigen Vorlagen lassen sich Textfelder nicht ohne Weiteres verschieben.

Bei Wir lieben Office arbeiten wir aus gutem Grund bei Textfeldern mit geschützten Tabellen, mit denen unsere Vorlagen stabil sind. Stabilität ist bei Vorlagen für Word allgemein ein wichtiger Punkt. Ist ein Element erst mal verschoben, wird’s meistens kompliziert. Und ehrlich gesagt auch ziemlich nervig. Das müssen Sie nicht haben.

6. Auf den zweiten Blick: Logos als Pixelgrafik statt Vektorgrafik

Kostenlose Word-Vorlagen verwenden manchmal Logos oder andere grafische Elemente, die als Pixelgrafiken (also als Bilder) eingebunden sind. Bei manchen kostenlosen Vorlagen wird das Ganze dann noch auf die Spitze getrieben und ein einziges Bild mit allen grafischen Elementen vollflächig in den Hintergrund gelegt. Das sorgt nicht nur für viel zu große Dateien, sondern auch zu einer schlechten Ausgabequalität beim Druck oder bei der Konvertierung ins PDF-Format.

Gerade bei Logos lässt sich eine höhere Qualität erst mit Vektorgrafiken erreichen. Zur Erklärung: In einer Pixelgrafik wird jeder Farbpunkt einzeln gespeichert. Diese Punkte setzen sich dann zu einem Bild zusammen. Daher werden detailreiche Fotos oft als Pixelgrafik gespeichert. Bei einer Vektorgrafik hingegen sind viel weniger Bildinformationen nötig, um ein perfektes Ergebnis zu erzielen – und das ohne Qualitätsverlust in jeder vorstellbaren Darstellungsgröße.

Eine Vektorgrafik beschreibt einzelne Objekte durch mathematische Formen.

Eine Vektorgrafik hat also eine geringere Dateigröße und bleibt auch im PDF-Druck scharf, wussten Sie das? Zoomen Sie doch mal in eine Grafik hinein – Sie erkennen den Unterschied sofort, versprochen! Und wenn Sie sich noch genauer einlesen wollen: Wir haben einen guten Überblick zu Pixel- und Vektorgrafiken gefunden.

Mein Fazit zum Schluß

Mit diesen 6 Tipps wissen Sie nun vielleicht schon ein bisschen besser, worauf Sie bei kostenlosen Vorlagen für Office achten sollten. Was ich immer wieder festgestellt und eingangs schon beschrieben habe: Für manche Zwecke können diese Vorlagen helfen – wirklich. Aber nicht für mittelständische oder noch größere Unternehmen mit einem Corporate Design und verschiedenen Abteilungen, die eine Bildsprache sprechen müssen. Auch bei Firmen, die einfach Seriosität ausstrahlen wollen, kommen kostenfreie Vorlagen sehr schnell an ihre Grenzen.

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