Eine PowerPoint Präsentation ist immer für den Zuschauer gemacht. Damit die Präsentation gelingt und die Inhalte nachhaltig übermittelt werden, sind einige Regeln zu beachten. Die haben wir in einer kleinen Liste zusammengestellt.

Autorenbild Michael Schütz

Von Michael Schütz
Geschäftsführer
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schuetz@wirliebenoffice.de

Es ist wohl Unbestritten: Der Mensch kann weniger Informationen aufnehmen, als in einer durchschnittlichen PowerPoint Präsentation stecken. Wer seinen Zuhörern also etwas mitgeben möchte, übt sich sinnvoller Weise in als erstes demütiger Selbstbeschränkung.

Die Wissenschaftler streitet sich darüber, wie viele Informationen ein Mensch gleichzeitig aufnehmen kann. Manche setzen die Obergrenze bei sieben Informationen, die unser Kurzzeit- oder Arbeitsgedächtnis aufnehmen kann. Andere unterscheiden bei der Debatte die Aufnahmekanäle und vertreten die Ansicht, dass Informationen für unterschiedliche Sinne (Bilder, Audio, Texte) auch komplexer sein könnten.

1. Erst der Inhalt - dann die Gestaltung

Für eine inhaltlich und optisch stimmige Folie, sollte zuerst der Inhalt stehen. Dieser wird dann in Form gebracht. In Unternehmen orientiert sich die optische und gestalterische Anpassung am festgelegten Corporate Design.

Die Arbeit an einer PowerPoint-Präsentation fängt bei der theoretischen Erarbeitung des Themas an. Wer sich auf wenige, aber wichtige Aspekte beschränkt, hat bessere Chancen, seine Zuhörer zu erreichen – als jedes Thema bei Adam und Eva und der Vertreibung aus dem Paradies zu beginnen.

Stecken Sie den Rahmen und das Ziel des Vortrags im Vorfeld klar ab: Möchten Sie jemanden über Ihre Angebote informieren, Entscheidungen im Management-Zirkel herbeiführen oder mit Ihrem Team ein spezielles Problem lösen? Die Antwort wird Ihren Vortrag deutlich zielgerichteter aussehen lassen.

Schaffen Sie in Ihrem Vortrag rote Fäden - wiederkehrende Elemente für wiederkehrende Motive. Das Wiederholen von Gestaltungs- oder inhaltlichen Elementen gibt Ihren Zuhörern Halt und hilft ihnen, sich auf die wenigen neuen Informationen jeder Folie zu konzentrieren.

Magazinartikel "Erfolgreiche PowerPoint-Präsentation": Mann steht vor eine Wand mit Post-its:

2. Die Titelfolie macht neugierig

Der Titel der PowerPoint Präsentation sollte zwingend kurz und prägnant das Thema nennen. Dieses kann durch eine spannende und „sprechende“ Subline unterstützt werden. Ein aussagekräftiges Bild sorgt zusätzlich für emotionale Bindung. Je nach Thema der Präsentation kann das Motiv des Titelbildes – im Sinne der Aufmerksamkeitssteigerung – auch vom eigentlichen Thema der Präsentation abweichen. Eine solche scheinbare Unstimmigkeit macht Neugierig.

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3. Agenda-Folie und Zwischentitel

Hat die PowerPoint Präsentation viel Inhalt, sollte im Sinne des Zuschauers eine Agenda gleich zu Anfang platziert werden. Dadurch weiß der Betrachter, was auf ihn zukommt. Zwischentitel weisen in Verlauf der Präsentation zusätzlich auf ein neues Thema oder auf einen neuen Bereich hin.

Die Verwendung einer Agenda richtet sich ganz stark nach der Intention der Präsentation. Je mehr Inhalt eine Präsentation hat oder je komplexer das Thema ist, desto wichtiger ist eine Agenda.

Nur wenn sie zu 100% hinter Ihrer PowerPoint-Präsentation stehen, wird auch der Vortrag perfekt.

4. Ein einheitliches Layout steht für Professionalität

Alle Folien sollten am Ende einer einheitlichen Gestaltung folgen. Da Folien meist sehr unterschiedliche Inhalte haben, sollte es einen Gestaltungsrahmen geben, der von Folie zu Folie leicht variieren kann. Einen solchen Gestaltungsrahmen gibt das Corporate Design eines Unternehmens vor. Oftmals ist das Layout einer PowerPoint-Vorlage darin sogar berücksichtigt.

Jede Folie sollte jedoch übersichtlich aufgebaut sein und alle Folien sollten die gleiche gut lesbare Schriftart und -Größe verwenden. Besonders bei der Verwendung von Schriften sollten pro Präsentation nicht mehr als zwei verschiedene Schriften (Fonts) und maximal vier verschiedene Schriftgrößen verwendet werden. Das sogt für ein einheitliches Erscheinungsbild aller Folien und zeugt von Professionalität.

Magazinartikel "Erfolgreiche PowerPoint-Präsentation": Unterschiedlich gestaltete PowerPoint-Folien

5. Inhaltliche Überfrachtung vermeiden

Zu viele Informationen machen eine Folie unübersichtlich. So sollte es pro Folie nur wenige Textzeilen mit so wenig Wörtern wie möglich geben. Alle Informationen sollten vom Zuschauer in sehr kurzer Zeit zu erfassen sein, sonst lässt die Aufmerksamkeit sofort nach. Wenn mehr Informationen nötig sind, besser eine neue Folie einplanen.

6. Je kürzer die Sätze, desto besser

Auch in der Praxis ist weniger immer mehr. Arbeiten Sie mit prägnanten Stichwörtern und verzichten Sie dafür auf ganze Sätze und erst Recht auf komplizierte Satzkonstruktionen.

Am besten stehen nur kurze Stichworte auf der Folie. Grundsätzlich sollte eine PowerPoint Präsentation den Sprecher nur unterstützen - sie sollte nie alle detaillierten Informationen enthalten. Pro Folie sollte eine maximale Sprechzeit von etwa drei Minuten eingeplant werden. Das kann jedoch nur eine grobe Richtlinie sein. Eine komplexe Grafik auf einer Folie zu erklären, kann oft auch deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Fragen Sie sich bei jedem zusätzlichen Element in Ihrer Präsentation: Unterstützt es Ihren Vortrag?

7. Sparsamer Umgang mit Videos, Animationen und Sound

Die Aufmerksamkeit sollte bei einer PowerPoint Präsentation immer dem Vortragenden gelten. Daher sollten Animationen, Videos und Sound sehr sparsam eingesetzt werden und niemals zum Selbstzweck. Nur wenn sie den Vortrag auch wirklich unterstützen, sind sie sinnvoll.

Die Wahl der weiteren Werkzeuge sollte ebenfalls strengen Höchstmengen unterliegen: Verwenden Sie nur wenige Schriften und wenige Effekte beim Zeigen einzelner Elemente und beim Folienübergang. Weisen Sie diesen wenigen Elementen feste Funktionen zu: Beispielsweise ein optisches Signal, wenn etwas wirklich Wichtiges kommt oder eine bestimmte Pointe etwa.

Geben Sie Ihren Zuhörern nach den spektakulären Ereignissen in Ihrem Vortrag die Chance, sich kurz zu erholen; ein kleines, launiges Filmchen zur rechten Zeit oder eine im Zeitverlauf abnehmende Informationsdichte kann dabei helfen.

Möchten Sie an einem bestimmten Punkt Ihres Vortrags allerdings gezielt Aufmerksamkeit erregen: Tun Sie es! Setzen Sie dafür bewusst ein Kontrastmittel ein, eine Audiodatei, einen rhythmisch unterlegten Satz, ein grelles Bild. Damit fokussieren Sie nicht nur Ihre Zuhörer auf dieses Ereignis, sondern helfen ihm dabei, sich diese speziell dargebotene Information besser merken zu können.

 

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8. Die Rechtschreibung und Grammatik muss stimmen

Die Zeit für eine gründliche Kontrolle der Inhalte sollte bei der Erstellung einer PowerPoint Präsentation unbedingt eingeplant werden. Der Zuschauer erwartet eine korrekte Rechtschreibung. Alles andere wird als unprofessionell und als Flüchtigkeit wahrgenommen. Ein schlampiger Umgang mit der Rechtschreibung kann die Wirkung einer mühsam erarbeiteten Präsentation mit einem Schlag ruinieren. Bei Präsentationen mit viel Inhalt bietet sich zudem auch ein Lektorat des Inhalts an.

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9. Generalprobe vor kritischem Publikum

Jede aufwändige Präsentation sollte vor ihrer "Uraufführung" intern vorgestellt werden - dabei ist konstruktive Kritik nicht nur erlaubt, sondern sogar gewünscht. Der Ersteller steckt oftmals so tief in seinem Projekt, dass er viele Dinge einfach nicht mehr sieht. Diesen Effekt nennt man „Betriebsblindheit“. Ein objektiver Blick von außen kann hier sehr hilfreich sein, die PowerPoint-Präsentation weiter zu optimieren.

10. Das Publikum im Blick behalten

Die präsentierende Person sollte über das Thema der PowerPoint Präsentation unbedingt sehr gut Bescheid wissen. Dadurch kann sie ihren Blick überwiegend beim Publikum belassen. Das führt zu mehr Nähe, Interaktion und einer besseren Identifikation mit dem Vortrag und der vortragenden Person.

Sorgen Sie dafür, dass sich die PowerPoint-Folien und ihr Vortrag ergänzen. Ein Bild auf der Folie und ein mündlicher Kommentar dazu sind wesentlich sinnvoller als das Nacherzählen oder gar ablesen eines komplexen Satzes von der Folie.

Magazinartikel "Erfolgreiche PowerPoint-Präsentation": Frau hält eine Präsentation mit großem Monitor im Hintergrund

Sie erstellen Ihre Präsentation nie für sich selbst. Beziehen Sie Ihr Publikum ein.

Nach dem Vortrag: Für eine nachhaltige Wirkung sorgen

Da die Kunst eines Vortrags vor allem darin besteht, all das wegzulassen, was eine spannende PowerPoint Präsentation behindert, sorgen Sie dafür, dass alle anderen wichtigen Informationen anschließend verfügbar sind. Dazu können Sie spezielle Handouts vorbereiten, Reports und Whitepaper verteilen oder auf weiterführende Informationen im Internet verweisen. Konnten Sie Ihre Zuhörer beim Vortrag fesseln, werden sie gerne auf diese Zusatzinformationen zurückgreifen.

Verweisen Sie beim Vortrag auf die Vorzüge dieser Dokumente, aber vermeiden Sie es, während der Präsentation deren Inhalte nachzuerzählen.

Schaffen Sie eine einheitliche Präsentationskultur

Gut ist es, Regeln für Vorträge zu definieren. Damit tragen Sie dazu bei, eine eigene Präsentationskultur in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Das fängt an bei einer Rahmen- oder Musterpräsentation, die Sie in Absprache mit Marketing und Geschäftsführung erstellen und als verbindliche Vorgabe an die Mitarbeiter Ihrer Firma weitergeben. Hier sind im Idealfall bereits das Corporate Design sowie Seitenaufteilung, Schriften, Effekte und verbindliche Präsentationselemente vorgegeben.

Sie können auch eine Obergrenze von Folien pro PowerPoint Präsentation festlegen oder empfehlen, dass alle Präsentationen ein oder zwei Tage vor dem Vortrag mindestens im Fachbereich einsehbar sind. Hauptsache, das ist für alle verbindlich - also auch für das Management - die für sich gerne eigene Regeln in Anspruch nehmen.

Tipp: Geben Sie dieses Wissen an Ihre Kollegen in den Fachbereichen weiter. Das bringt Pluspunkte für Ihre Reputation und nützt mit guten Vorträgen auch dem Ruf Ihres Unternehmens - bei Geschäftspartnern und Kunden.

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