Die Arbeit im Home-Office ist gekommen, um zu bleiben. Daraus entstehen besondere Herausforderungen für die Zusammenarbeit in Teams.
Michael Schütz
Geschäftsführer
Tel. +49 421 365115 0
kontakt@wirliebenoffice.de
Bei Teamarbeit im Home-Office ist es nicht so leicht wie im Büro, sich untereinander näher kennenzulernen, wie du auch in unserem Beitrag „Teamarbeit: Potenziale und Fallstricke“ nachlesen kannst. Doch nur wenn man sich wenigstens etwas besser kennt, kann auch ein echtes „Wir-Gefühl“ entstehen. Das geht natürlich auch im Home-Office, allerdings funktioniert das nicht wie nebenbei, sondern sollte systematisch und geplant angegangen werden. Und man braucht dazu unbedingt auch die passende Technik. Welche Möglichkeiten es gibt, beim Arbeiten im Homeoffice das „Wir-Gefühl“ auch auf Distanz zu steigern, erfährst du in diesem Beitrag.
Damit Menschen in Teams gut zusammenarbeiten, benötigen sie das Gefühl, etwas Größeres zu erschaffen und zu einer Gruppe dazuzugehören. Das steigert die Verbundenheit und Motivation innerhalb des Teams, wie auch das Selbstbewusstsein der einzelnen Mitglieder.
So schaffst du mehr Nähe trotz Distanz bei der Arbeit im Home-Office
1. Gestik und Mimik gehören dazu
Ein Büro ist seit jeher mehr als ein Ort „nur zum Arbeiten“. Die persönlichen Begegnungen und der schnelle, informelle Austausch in der Teeküche, am Wasserspender oder beim Feierabendbier machen aus dem Büro einen Raum für Gemeinschaft.
All diese Möglichkeiten fallen weg, wenn Teammitglieder sich während der Arbeit im Homeoffice bei Videokonferenzen treffen. Wenn es also eine Videokonferenz sein muss, dann sollte die unbedingt mit eingeschalteten Kameras stattfinden. Das ist natürlich kein vollständiger Ersatz für persönliche Begegnungen, aber es ist besser als Videokonferenzen ohne Gesichter. Denn ohne Körpersprache und Gesichtsausdrücken fehlt uns Menschen einfach etwas in der Kommunikation.
2. Besser austauschen in kleineren Gruppen
Gerade in größeren Runden stellt sich bei Videokonferenzen schnell eine gewisse „Teilnahmemüdigkeit“ ein, auch bei eingeschalteten Kameras. Eine Person präsentiert etwas, spricht dazu, und viele Menschen hören nur noch passiv zu – das schafft keine Möglichkeit zum Austausch.
Mit der Nutzung von „Break-Out-Rooms“ schaffst du eine bessere Möglichkeit zum Austausch. Mit Break Out Rooms werden große Konferenzen in mehrere kleinere Räume mit weniger Teilnehmern aufgeteilt. Nach einer Weile werden die kleinen Räume wieder zur Hauptveranstaltung zurückgeschaltet.
Mit den Impulsen aus dem Break-Out-Room macht dann auch die Teilnahme an der Gesamtkonferenz wieder mehr Spaß: Alle Gruppen geben Ihren erarbeiteten Input mit ein, neue Perspektiven bereichern die Konferenz und sprechen so auch die Teilnehmer wieder an, die sich innerlich schon verabschiedet hatten.
Im Jahr 2021 haben so viele Menschen wie noch nie von zu Hause gearbeitet. Knapp 25 % aller Erwerbstätigen in Deutschland waren zumindest gelegentlich im Homeoffice.
3. Gemeinsames Arbeiten verbindet
Damit man im Home Office zusammenarbeiten kann, müssen alle Mitglieder eines Teams über eine Teamarbeit-App verfügen. Und es muss stets ein und dieselbe App sein. Anders als beim Telefonieren, wo man problemlos mit einem Samsung-Handy einen Teilnehmer mit Apple-Handy anrufen oder eine SMS verschicken kann, muss es bei Teamarbeit-Apps immer dieselbe App sein.
Eine der Hauptanwendungen von Teamarbeit-Apps ist das gleichzeitige, gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, so als würde man gemeinsam vor demselben Bildschirm sitzen. So können Teams, die verteilt bei der Arbeit im Home-Office tätig sind, trotzdem gemeinsam an einem Text, einer Tabelle oder einer Präsentation arbeiten, und sich währenddessen miteinander besprechen.
Wichtig ist hier eine besonders gute Internetverbindung aller Teilnehmer. Es ist extrem frustrierend, wenn es dabei zu Verzögerungen (englisch „Lags“) kommt. Idealerweise können alle Bearbeiter z.B. eines online geteilten Word-Dokuments daher auch miteinander sprechen oder sich per Video sehen.
4. Teamarbeit-Apps für jeden Geschmack
Besprechungen veranstalten, miteinander schreiben, sprechen und in Echtzeit zusammenarbeiten: Die Anforderungen an Apps für die Teamarbeit sind sehr vielfältig. Ein einfacher Chat, in dem man vielleicht noch Bilder und Dateien mit verschicken kann, reicht heute nicht mehr aus. Idealerweise verbindet die App mehrere Dienste miteinander, sodass ein vollwertiges „digitales Büro zu Hause“ entsteht.
Unsere Tipps für Teamarbeit-Apps in Unternehmen
1. Slack
Slack wurde bereits 2009 gegründet und ist der Klassiker unter den Teamarbeit-Apps. Slack ermöglicht eine besonders einfache Unterteilung von Unterhaltungen nach Themen und Teilnehmern. Zudem ist eine gemeinsame Verwaltung von Dateien bereits integriert. Eine gemeinsame Arbeit an Dokumenten wie Texten, Präsentation und Tabellen ist jedoch nur mit einer Anbindung an externe Angebote möglich.
2. Microsoft Teams
Der 2017 gestartet Dienst von Microsoft ist vollständig in die Microsoft 365-Suite integriert und wird immer mehr zum Dreh- und Angelpunkt der Microsoft-Suite. Mit Teams ist eine gemeinsame Bearbeitung von z. B. Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten direkt in der App möglich. Die Software integriert außerordentlich viele Features für große Video- und Audiokonferenzen, deren Teilnehmer Produkte von Microsoft nutzen. Und dank der Integration mit Microsoft Outlook können Teams-Meeting auch direkt aus der Kalender-Anwendung heraus erstellt, verwaltet und gestartet werden. Teams wird unserem Eindruck nach eine der wichtigsten, nächsten Stufen in der Entwicklung von Microsoft Office als Ganzes sein.
3. Google Workspace
Google Workspace, früher auch bekannt als Google Apps for Work oder G Suite, vereint eine Reihe von Google-Apps für die professionelle Zusammenarbeit in Teams. Dazu gehören die im privaten Bereich sehr beliebten Tools wie Gmail, Google Drive oder auch Google Docs, Sheets und Slides (Ersatzangebote für Word, Excel und PowerPoint). Das Problem bei Google Workspace ist, dass es ausschließlich online in der Cloud nutzbar und daher für viele Einsatzfelder gerade in Deutschland aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken ungeeignet ist.
5. Das Lob und der zweckfreie Austausch
Ein Lob auszusprechen ist im Arbeitsleben schon immer eins der wichtigsten sozialen Werkzeuge. Das meint nicht nur das Lob vom Chef an den Mitarbeiter, sondern auch, dass sich Kollegen auch beim Arbeiten im Homeoffice untereinander Anerkennung aussprechen. Auf der Video- oder Audiospur oder im Chat einer App lässt sich das leicht erledigen.
Sehr erfolgreich sind auch „Digitale Kaffeekränzchen“ vor oder nach dem eigentlichen Meeting. Mit 10 bis maximal 15 Minuten Zusatzzeit ohne festen Zweck entsteht eine wertvolle Gelegenheit zum Austausch abseits des Fachlichen, die sich auch bestens zum Kennenlernen, für Übungen oder Brainstormings nutzen lässt.
Haben Sie Fragen zur effektiven Nutzung von Microsoft Office im Home-Office? Dann sollten wir reden – natürlich kostenlos und unverbindlich.
6. In ist, wer drin ist
Nur physische Nähe schafft emotionale Nähe: Mit unregelmäßigen Treffen an einem Ort zu Gelegenheiten wie Firmenfeiern, Incentive-Events oder Jubiläen wird der Teamzusammenhalt weiter gestärkt. Die Mitarbeiter unterhalten sich dort abseits des Tagesgeschäfts, wodurch sie sich automatisch besser kennenlernen.
Mit einem besonderen Teamevent drücken Unternehmen auch ihre Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitern aus. So steigern Firmen nachhaltig die Motivation ihrer Angestellten. Wichtig ist, dass das Teamevent vorrangig mit Spaß und Freude verbunden ist. Nur so kann ein nachhaltiges „Wir-Gefühl“ entstehen.
Fazit
Noch stärker als im physischen Büro müssen bei virtuellen Teams die Maßnahmen zur Teambildung systematisch, geplant und regelmäßig erfolgen. Zudem sollten mögliche emotionale Missstände im Team von Führungskräften auch bei kleinen Verstimmungen offensiv bearbeitet werden, damit keine langfristigen Verwerfungen entstehen können.
Je besser man sich untereinander kennt, desto besser arbeitet man auch miteinander - das gilt beim Arbeiten im Home Office genauso wie im Büro. Die technischen Herausforderungen wie beispielsweise einheitlich formatierte Ergebnisdokumente lassen sich mit einem gemeinsamen Willen zum Erfolg leicht lösen.
Software entwickelt und gehostet in Deutschland.
