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Prozessoptimierung soll die Effizienz, Effektivität und Wirtschaftlichkeit in Unternehmen verbessern. Aber wie groß angelegt müssen die Maßnahmen sein, um effektiv zu sein?

Autorenbild Michael Schütz

Michael Schütz
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Prozessoptimierung klingt oft nach dem ganz großen Wurf. Umfangreiche Analysen, kein Stein bleibt auf dem anderen, alles wird neu. „Das machen wir, wenn wir mal ganz viel Zeit haben...“ - heißt es dann in den Unternehmen oft. Bekannte Probleme werden auf die lange Bank geschoben, der Frust in den Abteilungen wird größer. Dabei beginnt die Prozessoptimierung schon im Kleinen - bei den täglich genutzten Werkzeugen. Allein hier wird nach kurzer Zeit ein großes Optimierungs-Potenzial sichtbar. Ohne Stress und mit angenehmen Nebeneffekten.

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Wie definiert man Prozessoptimierung heute?

Wir haben viel vor, fangen wir also bei den Basics an: Als Prozessoptimierung bezeichnen wir einen umfassenden Ansatz zur Verbesserung der Effizienz, Effektivität und Wirtschaftlichkeit von Geschäftsprozessen. Sie zielt darauf ab, Prozesse zu untersuchen, zu analysieren und zu verbessern, um die Leistung und die Ergebnisse von Unternehmen zu optimieren.

Heute umfasst die Prozessoptimierung in der Regel die Anwendung von Methoden und Werkzeugen aus verschiedenen Unternehmensbereichen, wie z.B. Management, Produktion und Fertigung, IT und Daten-Analyse. Sie beinhaltet vor allem auch die Beteiligung von Mitarbeitern, um die Prozesse aus deren Perspektive besser zu verstehen um sie nachhaltig optimieren zu können.

In der heutigen Geschäftswelt ist die Prozessoptimierung ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie. Sie trägt dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Kundenbedürfnisse besser zu erfüllen. Die verschiedenen Methoden der Prozessoptimierung stellen wir im Folgenden noch vor.

Was sind die Ziele der Prozessoptimierung?

In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit den Zielen der Prozessoptimierung. Die Definition der Ziele ist essentiell, um erfolgreich Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu analysieren, zu verbessern und an die sich verändernden Anforderungen anzupassen. Wir werden uns hier allerdings auf die wichtigsten Ziele konzentrieren, darunter die Reduzierung von Kosten, die Steigerung der Effizienz, die Verbesserung der Qualität und die Erhöhung der Kundenzufriedenheit.

Senkung der Kosten im Unternehmen

An erster Stelle steht das vermeintlich offensichtlichste: Kosten sparen. Allerdings gibt es keine allgemeingültige Methode, um Kosten im Unternehmen zu senken. Meistens greifen verschiedene Ansätze, um Ausgaben zu überwachen. Üblicherweise werden interne Prozesse optimiert, um Geld zu sparen.

Aber auch externe Faktoren können zu hohe Kosten verursachen. Ein anschauliches Beispiel dafür ist der Materialeinkauf. Es kann jedoch auch andere, weniger offensichtliche Gründe für zu hohe Kosten geben. Hier lohnt sich also ein genauer Blick durch den Unternehmer.

Optimierung der Auslastung

In der Prozessoptimierung bezieht sich die Optimierung der Auslastung auf die Steigerung der Effizienz und Produktivität von Prozessen. Die Auslastung der Ressourcen (wie z.B. Maschinen, Personal, Zeit etc.) sollen maximiert werden. Das bedeutet, dass die Ressourcen so eingesetzt werden, dass sie möglichst voll ausgelastet sind, anstatt nur teilweise genutzt oder gar komplett ungenutzt zu bleiben.

Eine hohe Auslastung der Ressourcen führt zu einer höheren Produktivität, da mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigt werden kann. Als Nebeneffekt kommt es oft auch zu Kosteneinsparungen, da weniger Ressourcen für die gleiche Menge an Arbeit benötigt werden.

Verbesserung der Kommunikation

Die Arbeitswelt verändert sich. Teams müssen nicht mehr am gleichen Ort oder zur gleichen Zeit arbeiten. Auch die Arbeit von zu Hause aus hat diesen Trend verstärkt. Allerdings müssen alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand des Projekts informiert sein. Eines der Ziele der Prozessoptimierung ist es, Kommunikationswege klar zu definieren. Am Ende sollen alle Beteiligten die Informationen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung haben.

Dies dient vor allem dazu, die Kommunikationswege zu verkürzen und die interne Kommunikation zu verbessern. Heute stehen moderne digitale Kommunikationswege zur Verfügung, um hier kurzfristig viel zu bewegen. Durch die Optimierung der internen Kommunikation lässt sich die Produktivität deutlich steigern.

Reduzierung von Ressourcen

Wenn wir von Reduzierung der Ressourcen sprechen, meinen wir die Minimierung des Einsatzes von Materialien, Arbeitszeit, Ausrüstungen und anderen Ressourcen, die für die Durchführung von Prozessen erforderlich sind. Das Ziel ist es auch hier Kosten zu sparen und die Effizienz zu erhöhen.

Es gibt mehrere Ansätze, um die Ressourcenreduzierung zu erreichen. Die wichtigsten sind die Automatisierung von Prozessen und die Verwendung von Technologien zur Ressourcenüberwachung. Daraus ergibt sich die Reduzierung von Verschwendung, die Minimierung von Überproduktion und die Verringerung von Fehlern.

Mehr Produktivität

Die Steigerung der Produktivität meint die Erhöhung der Leistungsfähigkeit und der Effizienz von Prozessen, indem die Ressourcen besser genutzt werden. Das bedeutet, dass mehr Aufgaben in der gleichen Zeit oder mit den gleichen Ressourcen erledigt werden können.

Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen durch die Einführung von Standardprozessen, kann die Auslastung der Ressourcen verbessert werden. Effizientere Prozesse können die Produktivität steigern und tragen letztendlich dazu bei, Kosten zu senken oder auch Umweltbelastungen zu reduzieren.

Verkürzte Durchlaufzeiten

Verkürzte Durchlaufzeiten beziehen sich auf die Zeit, die ein Prozess benötigt, um von Anfang bis Ende abgeschlossen zu werden. In der Prozessoptimierung geht es darum, die Durchlaufzeiten von Prozessen zu verkürzen, um die Effizienz und die Leistung des Unternehmens insgesamt oder einzelner Abteilungen zu steigern.

Das kann durch die Überarbeitung und Automatisierung der Prozesse erreicht werden. Dadurch werden unnötige Schritte eliminiert und die Abläufe beschleunigt. Eine Verkürzung der Durchlaufzeiten kann nicht zuletzt auch dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, da die verkaufsrelevanten Prozesse schneller abgeschlossen werden können.

Weniger Unfälle

Eine gute Arbeitssicherheit und gute Konzepte zur Unfallverhütung können dazu beitragen, dass Unfälle und damit verbundene Kosten und Probleme vermieden werden. Ein angenehmer Nebeneffekt kann eine Imageverbesserung des Unternehmens sein und damit die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Es gibt mehrere Ansätze, um weniger Unfälle in der Prozessoptimierung zu erreichen:

  • Sicherheitsmanagement: Implementieren und Umsetzen von Sicherheitsstandards und -richtlinien, die darauf abzielen, die Arbeitsumgebung sicherer zu machen und das Risiko von Unfällen zu reduzieren.
  • Schulungen: Schulungen für Mitarbeiter durchführen, um sie über die Risiken in ihrer Arbeitsumgebung und die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu informieren.
  • Prozessanalyse: Analysieren der Prozesse, um die Risiken von Unfällen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit zu ergreifen.
  • Aufsicht: Eine regelmäßige Überwachung der Arbeitsumgebung und der Prozesse, um sicherzustellen, dass die Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden.

Bessere Nutzung von Flächen

Im Rahmen von Maßnahmen zur Prozessoptimierung kann auch die Optimierung der Nutzung von Gebäude- und Geländeflächen helfen, die Effizienz und Produktivität von Prozessen zu steigern.

Dazu gehören beispielsweise die Anpassung und Anordnung von Werkzeugen, Maschinen und Arbeitsplätzen, um den Platzbedarf und die Zugänglichkeit zu optimieren. Bei der effektiven Flächennutzung kann auch die Nutzung von vertikalem Raum durch hohe Regale in Lagerräume eine Rolle spielen.

Reduzierung von Zeiten

Die Reduzierung von Zeit ist wahrscheinlich das wesentlichste Element in der Prozessoptimierung. Kurz gefasst: Das Ziel ist immer wir die Verringerung der Zeit, die benötigt wird, um einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen. Die Optimierungen beziehen sich auf die Verkürzung von Wartezeiten, Durchlaufzeiten, die allgemeine Prozessdauer und andere Zeiten, die im Zusammenhang mit einem Prozess im Unternehmen stehen.

Was bedeutet Prozessoptimierung für den Berufsalltag?

Für den Arbeitsalltag bedeutet Prozessoptimierung in der Regel, dass bestehende Arbeitsabläufe überdacht und angepasst werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen. Dies kann durch die Automatisierung von Prozessen, die Verwendung neuer Technologien, die Schulung von Mitarbeitern und die Einführung von Qualitätsmanagement-Systemen erreicht werden.

Prozessoptimierungen haben immer Auswirkungen auf die Arbeitsumgebung und können sowohl positive als auch negative Auswirkungen aus der Perspektive der Mitarbeiter haben. Positiv kann sein, dass die Effizienz der Arbeitsabläufe erhöht wird und Fehlerquellen reduziert werden. Das reduziert frustrierende Erfahrungen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

Prozessoptimierung kann sich auf viele Bereiche eines Unternehmens auswirken und sowohl kleine als auch große Veränderungen beinhalten.

Negativ kann hingegen sein, dass Veränderungen in der Arbeitsumgebung für manche Mitarbeiter als stressig oder unangenehm wahrgenommen werden können, es zu Verlust von Arbeitsplätzen kommen kann und Mitarbeiter unsicher über ihre Zukunft im Unternehmen werden können.

Daher ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter in den Prozess der Optimierung einbezogen werden und ihre Meinungen, Bedenken und Anregungen berücksichtigt werden, um negative Auswirkungen zu vermeiden.

Stimmungskiller „Haben wir immer schon so gemacht!“

Die Haltung "Haben wir immer schon so gemacht!" ist vor allem in der Arbeitswelt wohl bekannt und verhindert quasi mit Sicherheit eine effektive Prozessoptimierung. Diese Haltung signalisiert deutlich, dass seitens der Unternehmensführung oder der sonstigen Führungsebenen keine oder wenig Bereitschaft besteht, die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und Veränderungen vorzunehmen. Aber auch auf der Seite der Mitarbeiter wird durch diese Haltung die fehlende Bereitschaft ausgedrückt, neue Ideen und Ansätze zur Verbesserung von Prozessen zu diskutieren und umzusetzen.

Wenn wir uns auf die Art und Weise, wie Dinge immer gemacht wurden, verlassen, übersehen wir leicht, dass es für viele Aufgaben und Prozess bessere und effizientere Methoden gibt – mit einem positiven Effekt auf den Arbeitsalltag. Eine solch abwehrende Haltung kann außerdem verhindern, dass sich Unternehmen im nötigem Maße an die sich verändernden Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden und des Marktes anpassen.

Eine effektive Prozessoptimierung erfordert deshalb von allen Beteiligten eine offene und flexible Haltung. Nur so wird es überhaupt möglich, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen, Veränderungen vorzunehmen und den Zeitpunkt zu erkennen, wann Maßnahmen erforderlich sind. Es erfordert deshalb vor allem die Beteiligung und den Input der Mitarbeiter. Nur so können Unternehmen sicherzustellen, dass die Prozesse so optimiert werden, dass sie die Bedürfnisse des Unternehmens, seiner Mitarbeiter und seiner Kunden am besten erfüllen.

Eine schnelle Lösung: Bekannte Werkzeuge effektiver einsetzen

Die effektivere Nutzung bekannter Werkzeuge kann ein erster und vergleichsweise einfacher Schritt in die Prozessoptimierung sein. Die Werkzeuge sind vertraut und haben sich oft über lange Zeiträume in den Arbeitsalltag integriert. Indem die vorhandenen Werkzeuge besser genutzt werden, lassen sich schnell erste Erfolge erzielen. Das motiviert dazu, sich intensiver mit der Optimierung von Prozessen zu beschäftigen.

Ein Beispiel dafür ist die Anwendung der 5S-Methode . Diese Methode der Prozessoptimierung beinhaltet die Schritte Sortieren, Systematisieren, Sauber halten, Standardisieren und Sustaining (Aufrechterhalten). Sie wird verwendet, um die Arbeitsumgebung zu optimieren, indem die Organisation und Ordnung verbessert wird, um Prozesse effizienter zu gestalten.

Eine effektivere Nutzung bekannter Werkzeuge kann auch dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Dadurch wird eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis der Prozesse geschaffen. Der Einstieg in einen Optimierungsprozess wäre damit bereits getan.

Die Rolle von Microsoft Office für schnelle Ergebnisse in der Prozessoptimierung

Ein konkretes Beispiel zur effektiveren Nutzung bekannter Werkzeuge ist Microsoft Office – oder auch Microsoft 365. In den meisten Unternehmen in Deutschland kommt die Office-Suite von Microsoft zum Einsatz. Die einzelnen Programme von Office 365 wie Word, PowerPoint, Excel und Outlook, sind für die Nutzung im Zusammenspiel geschaffen, die jeweiligen Funktionen der Programme ergänzen sich.

Schon die umfassende Nutzung von Microsoft Office kann die Prozessoptimierung im Unternehmen unterstützen – zumindest im administrativen Bereich und der EDV. Es bietet eine Vielzahl von Werkzeugen und Funktionen, die die Effizienz und die Effektivität von Prozessen verbessern können.

Hier einige Beispiele:

Automatisierung: Microsoft Office bietet Werkzeuge wie Makros oder Addins - und die Möglichkeit, Prozesse mit Formeln, Pivot-Tabellen oder PowerAutomate zu automatisieren, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Visualisierung: Microsoft Visio ermöglicht es, Prozesse durch die Erstellung von Flowcharts und Prozessdiagrammen zu visualisieren. Das erleichtert das Verständnis und die Analyse von Prozessen.

Zusammenarbeit: Schon in der Basis bietet Microsoft Office Werkzeuge wie Word, Excel und PowerPoint, die es ermöglichen, Dokumente gemeinsam zu erstellen und zu bearbeiten. Dazu kommen E-Mail und Kalenderfunktionen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessern können.

Projektmanagement: Microsoft Office kann außerdem das Projektmanagement im Unternehmen unterstützen. Microsoft Project ist beispielsweise eine umfassende Projektmanagement-Software, die es ermöglicht, Projekte zu planen, zu verwalten und zu verfolgen, indem es Funktionen wie Aufgabenplanung, Ressourcenmanagement und Projektbudgetierung bereitstellt.

Addins erweitern die Möglichkeiten von Microsoft Office um ein Vielfaches

Add-Ins sind kleine Anwendungen oder Tools, um schnell zusätzliche Funktionen zu Microsoft Office hinzufügen. Sie können die Effektivität von Microsoft Office verbessern, indem sie bestimmte Aufgaben automatisieren, Zeit sparen und damit die Produktivität erhöhen.

Einige Beispiele für Addins sind:

Grammatik- und Rechtschreibprüfung: Add-Ins wie DudenMentor oder LanguageTool können die Schreibqualität verbessern, indem sie Grammatik- und Rechtschreibfehler automatisch erkennen und korrigieren.

Text- und Datenanalyse: Add-Ins wie Textio oder PhraseExpress können die Schreibqualität verbessern, indem sie Text- und Datenanalyse-Tools bereitstellen, die es ermöglichen, die Schreibstil und die Wortwahl zu verbessern.

Zeiterfassung: Add-Ins wie Timeghost oder WorkingHours können die Zeitverwaltung verbessern, indem sie Tools bereitstellen, die es ermöglichen, die Zeit, die auf bestimmte Aufgaben oder Anwendungen verwendet wird, zu verfolgen.

E-Mail-Management: Add-Ins wie TextLightning oder OutookOnTheDesktop können das E-Mail-Management verbessern, indem sie Tools bereitstellen, die es ermöglichen, E-Mails automatisch zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.

Es gibt mittlerweile viele Addins für Microsoft Office, und es werden ständig neue entwicklet. Eine Quelle für Addins ist zum Beispiel der Microsoft Store. Ein Tipp: Vor dem Einsatz kann es sinnvoll sein, sich mit der hauseigenen IT-Abteilung abzustimmen, ob etwas gegen den Einsatz von Addins spricht.

Die Königsdisziplin ist sicherlich die Programmierung von individuellen Addins, um spezielle und vor allem wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Das setzt wiederum eine Analyse der bestehen Arbeitsabläufe voraus, um den bestmöglichen Effekt für möglichst viele Mitarbeiter zu erzielen.

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Klassische Vorgehensweise in der Prozessoptimierung

Die klassische Vorgehensweise in der Prozessoptimierung beginnt in der Regel mit einer Prozessanalyse, bei der aktuelle Prozess genau untersucht werden, um mögliche Schwachstellen und Probleme zu identifizieren. Danach werden die Ziele der Optimierung festgelegt, gefolgt von der Planung von Lösungen und der Durchführung der angestrebten Verbesserungen. Abschließend erfolgt die Überwachung und Kontrolle der optimierten Prozesse.

Die klassischen Schritte der Prozessoptimierung stellen wir im Folgenden vor.

1. Die Vorbereitung

Die Vorbereitung ist der erste Schritt in der Prozessoptimierung. Hier werden die Zielen festgelegt und Erwartungen formuliert, die Identifizierung von Ressourcen und die Einrichtung von Projektstrukturen und -plänen vorgenommen.

Ziel und Erwartungen: Bevor mit der Optimierung begonnen wird, müssen die Ziele und Erwartungen des Projekts klar definiert werden. Dies beinhaltet die Identifizierung der Prozesse, die optimiert werden sollen, sowie die Dokumentation der Erwartungen an die Ergebnisse des Projekts (z.B. Zeitersparnis, Kosteneinsparungen, Qualitätssteigerungen).

Ressourcenidentifizierung: Eine wichtige Vorbereitungsaufgabe ist die Identifizierung der erforderlichen Ressourcen. Das beinhaltet die Identifizierung der erforderlichen Personen, Technologien und Finanzen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind.

Projektstruktur und -planung: Eine Projektstruktur und -planung sorgt für eine stringente Durchführung des Optimierungsprozesses. Das beinhaltet die Einrichtung von Projektteams, die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, sowie die Festlegung von Zeitplänen und Meilensteinen.

Eine gründliche Vorbereitung ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Umfang der Maßnahmen genau kennen und im folgenden Prozess mittragen. Nur so ist eine gezielte, effiziente und erfolgreiche Durchführung des Optimierungsprojekts möglich.

2. Die Potenzialanalyse

Während der folgenden Potenzialanalyse werden die bestehenden Prozesse im Unternehmen untersucht, um mögliche Verbesserungen zu identifizieren. Sie beinhaltet die Identifizierung von Schwachstellen und ineffizienten Abläufen und die Analyse der Auswirkungen von möglichen Veränderungen.

Die Überprüfung der bestehenden Prozesse und der Identifizierung von Problemen kann unter anderem durch Interviews mit Mitarbeitern, die Überprüfung von Prozessdokumentationen oder die Beobachtung von Prozessen vor Ort erfolgen.

Anschließend werden die möglichen Auswirkungen von Veränderungen auf die Gesamtleistung des Unternehmens untersucht. Dies kann durch die Durchführung von Simulationen oder die Berechnung von Kennzahlen wie der Durchlaufzeit oder der Fehlerrate erfolgen.

Das Ergebnis der Potenzialanalyse ist ein umfassendes Verständnis der bestehenden Prozesse und der möglichen Verbesserungen, die vorgenommen werden können. Es dient als Grundlage für die Entwicklung von Optimierungsstrategien und die Umsetzung von Veränderungen.

Die Potenzialanalyse ist ein kontinuierlicher Prozess und sollte regelmäßig durchgeführt werden. Damit kann sichergestellt werden, dass die (neuen) Prozesse immer auf dem neuesten Stand und optimal sind, oder sich gegebenenfalls neue Potenziale zeigen.

3. Das Redesign

Der Begriff Redesign in der Prozessoptimierung bezieht sich auf die Überarbeitung und Neugestaltung bestehender Prozesse, um sie effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Auf der Basis der erfolgten Potenzialanalyse werden die identifizierten Prozesse zunächst in der Theorie neu gestaltet und angepasst.

Das Redesign wird ebenso eingesetzt, um Prozesse durch gezielte Umstrukturierung und gründliche Planung effizienter zu optimieren, als es mit kontinuierlichen Verbesserungen alleine möglich wäre. Im Gegensatz zur kontinuierlichen Verbesserung, die ständig kleine Änderungen vornimmt, wird hier eine vergleichsweise radikale Veränderung in kurzer Zeit durchgeführt.

Das Redesign liefert die Blaupause für die folgende Umsetzung.

4. Die Umsetzung

In der Umsetzungsphase werden die Optimierungsmaßnahmen, die während der Vorbereitung und dem Redesign entwickelt wurden, tatsächlich in die Praxis umgesetzt. Sie umfasst die Implementierung der neuen Prozesse, Arbeitsmethoden und Tools.

Die Umsetzung erfordert die Zusammenarbeit aller betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse erfolgreich umgesetzt werden.

Die Umsetzung umfasst auch die Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die neuen Prozesse und Tools richtig verstehen und anwenden können. Die Überwachung und Messung der unmittelbaren Ergebnisse bilden den Abschluss dieses Prozessschritts – und leiten direkt über zur Nachbereitung der durchgeführten Prozessoptimierungen.

5. Die Nachbereitung

Nach der Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen bildet die Nachbereitung den Schlusspunkt im Optimierungsprozess – und markiert zugleich den Start der Evaluierung der Ergebnisse. In der Nachbereitung wird sichergestellt, dass die erwarteten Ergebnisse erzielt werden und die veränderten Prozesse weiterhin optimal funktionieren.

Die Nachbereitung beinhaltet in der Regel die folgenden Schritte, die kontinuierlich durchgeführt werden sollten:

Überwachung der Prozesse: Die regelmäßige Überwachung der Prozesse soll sicherstellen, dass sie wie geplant funktionieren und die erwarteten Ergebnisse erzielen.

Messung der Ergebnisse: Die Messung von Durchlaufzeiten, Fehlerraten und Kundenzufriedenheit, sind wichtige Kennzahlen, um die Wirksamkeit der Optimierungsmaßnahmen zu beurteilen.

Anpassung der Prozesse: Wenn nötig, werden die Prozesse angepasst, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den geplanten Anforderungen und Erwartungen entsprechen.

Dokumentation und Reporting: Die Ergebnisse der Optimierungsmaßnahmen werden sorgfältig und umfassend dokumentiert. So lassen sich die Erfolge der Optimierungen und die im Zeitverlauf durchgeführten weiteren Prozessanpassungen in Reports zusammenfassen und veranschaulichen.

Angewandte Methoden der Prozessoptimierung

Es gibt so viele Methoden in der Prozessoptimierung, wie es unterschiedliche Prozesse und Anforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmen gibt. Einige Methoden eignen sich besser für die Optimierung von operativen Prozessen, während andere für die Optimierung von administrativen Prozessen besser geeignet sind. Einige Methoden sind besser geeignet für die Verwendung in großen Unternehmen, während andere für kleinere Unternehmen geeigneter sind. Es kann also nicht DIE Methode geben, die für alle Unternehmen und Prozesse geeignet ist.

Im Folgenden haben wir einige der gängigsten Methoden zur Prozessoptimierung zusammengefasst und kurz erklärt:

Die Ideenfindung

In der Prozessoptimierung hilft die Ideenfindung bei der Entwicklung möglicher Lösungen und Ansätze für die Optimierung von Prozessen. Um bei der Ideenfindung möglichst viele Perspektiven auf die aktiven Unternehmensprozesse zu berücksichtigen, ist die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teammitgliedern auf allen Ebenen des Unternehmens erforderlich. Unterstützt wird dieser Prozess häufig durch Tools und Methoden wie Brainstorming oder Mindmapping.

Die Ideenfindung beinhaltet in der Regel die folgenden Schritte:

Identifizierung von Problemen: Dies beinhaltet die Identifizierung von Problemen oder Schwachstellen in bestehenden Prozessen, die verbessert werden können oder sollen.

Brainstorming: Das Brainstorming ist ein wichtiger Bestandteil der Ideenfindung, bei dem das Management, Mitarbeiter und Teammitglieder gemeinsam Ideen und Lösungsvorschläge entwickeln.

Auswahl der besten Ideen: Nach dem Brainstorming werden die besten Ideen ausgewählt und weiter untersucht.

Evaluierung der Ideen: Die ausgewählten Ideen werden dann evaluiert, um sicherzustellen, dass sie im entsprechenden Umfeld umsetzbar sind und voraussichtlich die erwarteten Ergebnisse erzielen.

Entwicklung von Lösungen: Basierend auf den evaluierten Ideen werden konkrete Lösungen zu den Problemstellungen entwickelt und in den nächsten Schritten der Prozessoptimierung umgesetzt.

Kreativitätstechniken

In der Methodik zur Prozessoptimierung gibt es verschiedene Kreativitätstechniken, die dazu verwendet werden können, um neue Ideen und Lösungen für Prozesse zu entwickeln.

Einige Beispiele sind:

Brainstorming: Eine Methode, bei der eine Gruppe von Menschen zusammenkommt, um mögliche Lösungen und Ideen für ein bestimmtes Problem oder eine Herausforderung zu sammeln und offen zu diskutieren.

Mind Mapping: Eine Technik, bei der eine visuelle Darstellung von Ideen und Begriffen erstellt wird, um die Verbindungen zwischen ihnen zu verstehen und um daraus bildhaft neue Ideen zu generieren.

SCAMPER: Die Methode SCAMPER basiert auf der Idee, bestehende Prozesse oder Produkte durch Veränderung, Kombination, Adaption, Modifikation, Austausch von Elementen, Streichung und Umkehrung zu verbessern.

Six Thinking Hats: Six Thinking Hats ist eine Methode, die sechs verschiedene Denkansätze (weiß, rot, schwarz, gelb, grün, blau) verwendet, um Probleme aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten und dadurch neue Ideen und Lösungen zu entwickeln.

Reverse Brainstorming: Bei dieser Methode sollen Probleme durch das Denken in den genauen Gegenteil von dem, was normalerweise getan wird, gelöst werden.

Morphological Box: Eine Methode die sich auf die Analyse von verschiedenen Faktoren und deren möglichen Kombinationen konzentriert, um neue Lösungen zu entwickeln.

Analytische Methoden

Die analytischen Methoden in der Prozessoptimierung basieren auf statistischen und datenbasierten Ansätzen, um Prozesse zu untersuchen und zu verbessern. Sie ermöglichen es dem Unternehmen, Prozesse auf quantitative Weise zu analysieren und damit die Leistungsfähigkeit von Prozessen zu messen.

Analytische Methoden ermöglichen es, Prozesse von Anfang bis Ende zu untersuchen und Schwachstellen zu identifizieren, die auf andere Weise nicht sichtbar wären. Sie werden außerdem verwendet, um die Wirksamkeit von Optimierungsmaßnahmen zu messen und die Ergebnisse zu bewerten.

Einige Beispiele für analytische Methoden in der Prozessoptimierung sind Six Sigma , Lean Management, Prozessanalyse, Root Cause Analysis (RCA) und Statistical Process Control (SPC).

Die Verwendung von analytischen Methoden in der Prozessoptimierung erfordert in der Regel eine gewisse Kenntnis von statistischen Methoden und Analyse-Tools. Zudem ist es wichtig, dass die involvierten Mitarbeiter und Teammitglieder entsprechend geschult sind. Oft werden deshalb für derlei Aufgaben externe Berater eingesetzt.

Total Quality Management

Total Quality Management (TQM) ist eine Methode der Prozessoptimierung, die sich auf die kontinuierliche Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen konzentriert. TQM geht davon aus, dass die Qualität ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg ist und dass die Qualitätsverbesserung dazu beitragen kann, die Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen.

TQM ist ein Ansatz, der darauf abzielt, die Qualität in allen Bereichen des Unternehmens zu verbessern und dabei die Anforderungen der Kunden zu erfüllen und zu übertreffen.

Business-Process-Reengineering

Business Process Reengineering (BPR) ist eine Methode der Prozessoptimierung, bei der bestehende Geschäftsprozesse grundlegend überarbeitet und neu gestaltet werden, um die Effizienz, Qualität und Flexibilität zu verbessern. Im Gegensatz zur kontinuierlichen Verbesserung, die sich auf kleinere Anpassungen und Optimierungen von bestehenden Prozessen konzentriert, geht BPR davon aus, dass bestehende Prozesse vollständig neu gestaltet werden müssen, um wirklich signifikante Verbesserungen zu erzielen.

BPR erfordert eine umfassende Analyse der bestehenden Prozesse und die Beteiligung von Mitarbeitern auf allen Ebenen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse den Anforderungen entsprechen. Es erfordert außerdem eine klare Vision und Führung, um die notwendigen Veränderungen konsequent durchzuführen und die Mitarbeiter dafür zu gewinnen.

BPR kann ein umfangreicher und langwieriger Prozess sein, der erhebliche Ressourcen und Zeit erfordert.

Lean Production

Lean Production ist eine Methode der Prozessoptimierung, die sich auf die Eliminierung von Verschwendung in Produktionsprozessen konzentriert. Die Lean Production geht davon aus, dass viele Prozesse in Unternehmen durch überflüssige Tätigkeiten, unnötige Bewegungen, überschüssige Lagerbestände und andere Arten von Verschwendung beeinträchtigt werden. Lean Production ist auch bekannt als Lean Manufacturing oder Lean Thinking.

Lean Production beinhaltet die Verwendung von Tools wie Value Stream Mapping, Kaizen und 5S, um Prozesse zu untersuchen und zu verbessern. Es geht darum, die Wertschöpfung zu maximieren, die Durchlaufzeit zu verkürzen und die Qualität zu verbessern, indem Verschwendung eliminiert wird.

Kaizen

Kaizen verfolgt den Ansatz der ständigen Verbesserung. Der Begriff stammt ursprünglich aus dem japanischen Industriebetrieb. Zu den wesentlichen Merkmalen des Kaizen-Ansatzes gehört die Einbeziehung aller Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess. Jeder Mitarbeiter sollte in die Lage versetzt werden, Verbesserungsvorschläge einzubringen und aktiv an der Optimierung des Arbeitsablaufs mitwirken zu können. Nur so kann nach der Methode sichergestellt werden, dass möglichst viele Schwachstellen erkannt und behoben werden.

Für die erfolgreiche Umsetzung von Kaizen in der Prozessoptimierung ist es außerdem wichtig, regelmäßig Zeit für Evaluierungen einzuplanen. In diesen Zeiten sollten die Ergebnisse der einzelnen Maßnahmen analysiert und bewertet werden. Auf Basis dieser Erkenntnisse werden dann weitere Schritte geplant und umgesetzt.

Six Sigma

Six Sigma ist eine Methode der Prozessoptimierung, die auf die Verringerung von Fehlerraten und die Steigerung der Qualität abzielt. Sie basiert auf statistischen Methoden und ist darauf ausgelegt, Prozesse so zu verbessern, dass sie nahezu fehlerfrei arbeiten.

Die Six Sigma-Methodik umfasst die Schritte: Define, Measure, Analyze, Improve, Control (DMAIC). Diese Schritte beinhalten die Identifizierung von Problemen, die Messung der aktuellen Leistung, die Analyse der Ursachen, die Entwicklung und Implementierung von Verbesserungen, sowie die Kontrolle der Prozesse und die Überwachung der Ergebnisse.

Das Ziel ist es, die Fehlerrate auf weniger als 3.4 Fehler pro Millionen Möglichkeiten (was einer Six Sigma-Qualität entspricht) zu reduzieren. Six Sigma wurde ursprünglich in der Produktionsindustrie eingesetzt, wird aber mittlerweile in vielen Branchen und Bereichen angewendet, wie z.B. in der Dienstleistungsbranche, im Finanzwesen und in der Medizin.

5S-Methode

Die 5S-Methode ist ein Ansatz der Prozessoptimierung, der auf die Schaffung einer ordentlichen und sauberen Arbeitsumgebung abzielt. Sie geht auf ein japanisches System des Qualitätsmanagement zurück und besteht aus fünf Schritten: Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin.

In der ersten Phase, Sortieren (Seiri), werden unnötige unnötiger Gegenstände aus der Arbeitsumgebung entfernt und nur das, was wirklich benötigt wird, bleibt erhalten. In der zweiten Phase, Systematisieren (Seiton), werden alle benötigten Gegenstände und Werkzeuge an ihrem verwendeten Ort optimal platziert. Säubern (Seiso) beinhaltet das Reinigen und Pflegen der Arbeitsumgebung und Ausrüstung. Beim Standardisieren (Seiketsu) werden Regeln und Prozeduren für die ordnungsgemäße Durchführung der ersten 3 Schritte geschaffen. Der letzte Schritt, Selbstdisziplin (Shitsuke), beinhaltet die Verankerung der Prozesse und die kontinuierliche Anwendung aller Schritte der 5S-Methode.

Durch die Anwendung der 5S-Methoden soll eine Arbeitsumgebung geschaffen werden, die sicher, effizient und produktiv ist, und die es ermöglicht, schneller auf Probleme zu reagieren. Sie kann zudem auch die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern und führt zu einer höheren Produktivität und Qualität.

KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)

Die KVP-Methode (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ist ein Ansatz der Prozessoptimierung, der darauf abzielt, Prozesse ständig zu verbessern und an die sich ändernden Anforderungen anzupassen. Diese Methode sieht vor, dass bestehende Prozesse regelmäßig überprüft, analysiert und optimiert werden.

Im ersten Schritt, Plan, werden die Ziele und die Vorgehensweise festgelegt. Im zweiten Schritt, Do, werden die geplanten Maßnahmen umgesetzt. In der dritten Phase, Check, werden die Ergebnisse überprüft und gemessen, um zu sehen, ob die Ziele erreicht wurden. Im letzten Schritt, Act, werden die Erkenntnisse genutzt, um die Prozesse anzupassen und weiter zu verbessern.

Die KVP-Methode ermöglicht, Fehlerquellen zu identifizieren und diese schnell zu beseitigen. Es ist eine Methode die in vielen Branchen und Bereichen angewendet werden kann und fördert auch die aktive Mitarbeiterbeteiligung an den Veränderungsprozessen.

REFA Methode

Die REFA-Methode ist ein Ansatz der Prozessoptimierung, der auf die Verbesserung der Arbeitsorganisation und der Arbeitsabläufe abzielt. REFA steht für "Research, Engineering, and Development Association" und die Methode wurde in Deutschland in den 1920er Jahren entwickelt.

Die REFA-Methodik beinhaltet die Anwendung von Methoden und Werkzeugen zur Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen, wie zum Beispiel die Zeitstudie, die Arbeitsplatzanalyse, die Netzplantechnik und Methoden zur Standardisierung. Ziel ist es, die Produktivität, die Qualität und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu verbessern und die Kosten zu senken.

REFA-Methoden sind auf die Anwendung in der Produktion und in der industriellen Produktion ausgelegt, aber können auch in Dienstleistungsbranchen und in Verwaltungsprozessen angewendet werden.

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Fazit: Kleine Ursache – große Wirkung

In Unternehmen kann es schwierig sein, große Veränderungen durchzuführen - insbesondere wenn es um die Optimierung von Prozessen geht. Zu viele Bereiche sind betroffen, das Risiko erscheint oft zu hoch, das Ergebnis ungewiss.

Es sind zudem immer eine kleine oder große Anzahl von Mitarbeitern betroffen. Eine große Herausforderung besteht deshalb darin, zunächst die Mitarbeiter für die Veränderungen zu gewinnen und sie davon zu überzeugen, dass sie tatsächlich zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen führen werden.

Das ist ein Grund, warum bereits kleine Schritte in der Prozessoptimierung in Unternehmen sinnvoll sind.

Ein kleiner Schritt beinhaltet ein vermeintlich geringeres Risiko und ist einfacher umzusetzen. Mit kleinen Schritten in der Prozessoptimierung lassen sich schnell erste Erfolge erzielen und können die Mitarbeiter motivieren, sich weiter mit der Optimierung von Prozessen zu beschäftigen. Außerdem hilft es, sich an veränderte Anforderungen oder Umstände anzupassen, wenn man kleine Schritte geht.

Kleine Schritte ermöglichen es zudem Erfahrungen zu sammeln und diese in zukünftigen Projekten einzusetzen. Veränderungen werden so von den Mitarbeitern besser akzeptiert und verstanden. Sie werden fließend in bestehende Arbeitsprozesse integriert, wirken weniger störend und die Effektivität einzelner Maßnahmen kann „on the fly“ getestet werden.

Es muss also nicht immer sofort der große Wurf sein.

Welche Vorteile hat das Prinzip der kleinen Schritte in der Prozessoptimierung?

Schnelle Erfolge: Kleine Schritte ermöglichen es, schnell erste Erfolge zu erzielen und die Mitarbeiter zu motivieren, sich weiter mit der Optimierung von Prozessen zu beschäftigen.

Geringere Risiken: Kleine Schritte ermöglichen es, Risiken zu minimieren, da sie einfacher umzusetzen und reversibler sind.

Lernprozess: Durch die Durchführung von kleinen Schritten kann man schneller lernen und sich an die Veränderungen gewöhnen.

Flexibilität: Wenn man kleine Schritte durchführt, ist es einfacher, sich an veränderte Anforderungen oder Umstände anzupassen.

Erhöhung der Akzeptanz: Kleine Schritte erhöhen die Akzeptanz der Veränderungen bei den Mitarbeitern, da sie leichter zu akzeptieren und zu verstehen sind.

Aufbau von Erfahrungen: Durch die Durchführung von kleinen Schritten kann man Erfahrungen sammeln und diese in zukünftigen Projekten einsetzen.

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