Mit Formatvorlagen in Word Dokumenten oder Vorlagen lässt sich viel Arbeit ersparen – alle Verzeichnisse und das Erscheinungsbild von Texten basieren darauf. Ein intensiver Blick lohnt sich also.

Autorenbild Rebecca Golieberzuch

Von Rebecca Golieberzuch
Microsoft Office Specialist
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Formatvorlagen Word – eine unendliche Geschichte. Manche Menschen sollen gerüchteweise viele Jahre mit MS Word gearbeitet haben, ohne jemals eine Formatvorlage bewusst genutzt zu haben. Das mag sogar sein. Jedoch nur, wenn diese Anwender Word nur selten nutzen und darüber hinaus keine besonderen Ansprüche an optimierte Textverarbeitung stellen. Für alle, die Word-Dokumente auch mal mit mehr als 10 Seiten nutzen wollen und zudem einen gewissen Anspruch an das Aussehen ihrer Arbeitsergebnisse haben, sind Formatvorlagen in Word ein unverzichtbares Hilfsmittel. Bei der Erstellung von Diplomarbeiten, Magisterarbeiten, Dissertationen oder sonstigen Dokumenten helfen sie, eine Menge Zeit zu sparen. Wir erklären Dir, wozu du die Vorlagen nutzen kannst und wie sie Deine Arbeit erleichtern!


Warum Word Formatvorlagen einsetzen?

Wer schon einmal vor der Aufgabe stand, ein umfangreiches Dokument in Word zu erstellen – mit verschiedenen Verzeichnissen, aussagekräftigen Kopf- und Fußzeilen, vielen verschiedenen Absatzformaten etc. – kennt das Problem: Für all diese Aufgaben bilden korrekte erstellte und angewendete Formatvorlagen die Basis.

Im Grunde basiert die komplette Textverarbeitung in Word Vorlagen darauf. Basiert eine Überschrift, ein Textabsatz, eine Hervorhebung oder eine Aufzählung auf einer Formatvorlage, dann lässt sich dieses Erscheinungsbild per Klick immer und immer wieder anwenden. Zudem können Textteile mit einer solchen Formatierung in verschiedenen Indizes zusammengestellt werden.

Die vier wichtigsten Vorteile von Formatvorlagen Word

Formatvorlagen helfen dir, in deinen Word-Dokumenten immer ein einheitliches Layout einzuhalten. Das bedeutet, dass alle Teile deines Texts wie Absätze, Überschriften, Aufzählungen, Tabellen usw. immer gleich im Sinne der Firma aussehen. Das betrifft unter anderem die Schriftgröße, die Schriftart, den Zeilen- und Absatzabstand und vieles mehr.

Mit Formatvorlagen kannst du sehr schnell Layouts ändern und individuell einrichten. Wenn du eine Formatvorlage änderst, dann ziehen sich die Änderungen automatisch durch das komplette Word-Dokument und werden überall dort angewendet, wo du die entsprechende Formatvorlage eingesetzt hast.

Für automatische erstellte Verzeichnisse müssen Formatvorlagen verwendet werden. Wenn du ein automatisches Inhaltsverzeichnis, ein Tabellenverzeichnis oder ein Abbildungsverzeichnis automatisiert von Word erstellen lassen willst, dann geht das ausschließlich mit Word Formatvorlagen.

Wenn du Kapitelüberschriften in Kopf- oder Fußzeilen einblenden lassen möchtest, dann benötigst du Formatvorlagen. Das funktioniert Mithilfe von Word-Schnellbausteinen, indem du eine Word-Feldfunktion mit der entsprechenden Formatvorlage für Überschriften verknüpfst.


So geht’s: Formatvorlagen Word richtig nutzen


Formatvorlagen anzeigen und von A bis Z sortieren

Standardmäßig findest Du die Word Formatvorlagen im Register „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“. Um besser damit arbeiten zu können, solltest Du erstmal die vollständige Liste aller Vorlagen einblenden. Klicke dazu einfach auf den kleinen Button rechts unten in der Gruppe „Formatvorlagen“.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Liste Formatvorlagen"

Die sich jetzt öffnende, senkrechte Liste geht entweder als eigenes Fenster im unteren Bereich von Word oder als Liste in der rechten Seitenleiste auf. Wenn Du die Liste im eigenen Fenster rechts anheften möchtest, dann schiebe die Liste einfach mit der Maus in die entsprechende Richtung, bis sie automatisch am Seitenrand „einhakt“.

Am besten sortierst Du Deine Vorlagen-Liste nach Alphabet. Dazu klickst Du in der Liste unten auf „Optionen“. Im darauffolgenden Fenster wählst Du im Dropdown-Menü „Sortierung für die Liste auswählen“ „Alphabetisch“ aus. Nach erfolgter Bestätigung wird die Liste sofort alphabetisch sortiert angezeigt.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Liste Formatvorlagen sortieren"

Im gleichen Fenster kannst Du auch ebenfalls anpassen, welche Formatvorlagen Dir in der Liste angezeigt werden sollen. Da standardmäßig alle zur Verfügung stehenden Vorlagen angezeigt werden, wird diese Liste schnell unübersichtlich. Im Fenster „Optionen für Formatvorlagenbereich“, dort im Dropdownmenü „Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen“ kannst Du die Liste weiter filtern.

Wenn Du intensiv mit Formatvorlagen in Word arbeiten möchtest, dann richte Dir Deinen Arbeitsbereich möglichst übersichtlich ein und behalte nur die für Dich relevanten Vorlagen.

Unterschiede zwischen Absatzformatvorlagen und Zeichenformatvorlagen

In Word gibt es viele unterschiedliche Arten von Formatvorlagen. Die zwei wichtigsten, die Du regelmäßig bei der Arbeit mit Text verwenden kannst, sind Zeichenformatvorlagen und Absatzformatvorlagen. In der angepinnten Übersicht der Formatvorlagen erkennst Du den Unterschied jeweils an den kleinen Symbolen hinter dem Namen der Vorlage.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Verschiedene Arten Formatvorlagen"

Zeichenformatvorlagen legen das Aussehen, also die Schriftart, Schriftgröße, Farbe usw., von einzelnen oder mehreren, zusammenhängenden Wörtern fest. Zeichenformatvorlagen werden gerne genutzt, wenn innerhalb eines Textes bestimmte Stellen immer in der gleichen Form markiert werden sollen. Um eine Zeichenformatvorlage anzuwenden, markierst Du die entsprechenden Wörter vorher mit der Maus und wendest dann die Vorlage an.

Absatzvorlagen definieren die Gestaltung von ganzen Absätzen wie Texten, Überschriften, Tabellen oder Abbildungen. Eine Absatzvorlage verändert automatisch das Aussehen aller Bestandteile eines Word Dokumentes, die in dieser Formatvorlage erstellt wurden. Du kannst also viele Teile Deines Word-Dokuments auf einmal ändern, ohne ein einziges Wort markieren zu müssen.

Vordefinierte Word Formatvorlagen schneller nutzen

Die vollständige Liste aller von Word vorgegebenen Formatvorlagen ist sehr umfangreich und umfasst viel mehr als die Gestaltung von Überschriften oder Absätzen. Du findest also für fast alle möglichen Bestandteile eines Word Dokuments bereits ein festes Design. Das beinhaltet unter anderem verschiedene Vorlagen für HTML-Code, Literaturverzeichnisse, Listen und Zitate, E-Mail-Signaturen, Inhaltsverzeichnisse und vieles mehr.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Verschiedene Vorformatierung Formatvorlagen"

Wenn Du den vollständigen Formatvorlagen-Katalog regelmäßig nutzt, dann kannst Du ihn auch schnell und unabhängig von der Menüleiste „Start“ aufrufen. Dazu verknüpfst Du den Katalog einfach in der Symbolleiste ganz oben neben den Symbolen für „Speichern“, „Rückgängig“ und „Wiederholen“.

Klicke dazu einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Formatvorlage und wähle dann im Kontext-Menü „Katalog zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“ an. Schon erscheint ein kleines „A“ mit einem Pinsel-Symbol in Deiner Symbolleiste, mit dem Du sofort auf alle Formatvorlagen zugreifen kannst.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Formatvorlagen zur Symbolleiste hinzufügen"
Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Formatvorlagen in der Symbolleiste"

Sie möchten mehr über die Vorteile von Formatvorlagen in Ihren Word-Vorlagen erfahren? Dann sollten wir miteinander reden – natürlich kostenlos und unverbindlich.

Tel.: +49 421 365 115 0

Die Formatvorlage „Standard“

Kein Word-Dokument ohne Formatvorlage. Auch wenn Du noch nie eine Formatvorlage gesehen hast, basiert doch jedes Word-Dokument auf einer Formatvorlage – und zwar der Vorlage „Standard“. Diese Vorlage ist in der Datei „Normal.dotm“ gespeichert, die Du im Word Template-Verzeichnis finden kannst.

Wenn Du also das Erscheinungsbild jedes neuen Word Dokuments nicht grundlegend verändern willst, erstelle lieber eine neue Vorlagen-Datei, beispielsweise „Vorlage-Rechnungen.dotm“.

Für eine zusätzliche Formatvorlagen-Datei öffnest Du einfach ein neues, leeres Word-Dokument. Nimm dann alle gewünschten Änderungen an den Schriftarten, Seitenrändern, Abständen und so weiter vor. Du kannst dabei dieselben Befehle und Funktion nutzen, mit denen Du sonst auch arbeitest.

Wenn Du alle Formatierungen vorgenommen hast, musst Du das Dokument als neue Formatvorlagen-Datei abspeichern. Dazu wählst Du einfach in der Registerkarte Datei den Punkt „Speichern unter“ aus. Achte darauf, als Dateiformat „Word-Vorlage mit Makros (.dotm)“ auszuwählen und gib der neuen Vorlagen-Datei einen aussagekräftigen Namen.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Als Word-Vorlage speichern"

Ändere am besten niemals die Formatvorlagen-Datei „Normal.dotm“! Alle Änderungen, Du an „Normal.dotm“ vornimmst, werden dann automatisch auf alle zukünftigen Dokumente in Word angewendet.

Neue Word Formatvorlage erstellen

Wenn Du Teile Deines Word-Dokuments immer gleich formatieren möchtest, dann kannst Du mit einer eigenen Formatvorlage viel Arbeit sparen. Das funktioniert sowohl vorab wie auch für bereits erstellte Inhalte. Die Formatvorlage speichert dann alle getätigten Einstellungen, sodass Du sie jederzeit mit einem Klick wieder anwenden kannst.

Formatvorlage anlegen in drei einfachen Schritten

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Textteil auswählen

Wenn Du bereits einen Textteil hast, den Du in eine neue Formatvorlage umwandeln möchtest, dann markiere diesen Teil mit der Maus und mache dann einen Rechtsklick. Wenn Dein Dokument noch keinen Text enthält, dann mach einen Rechtsklick auf die leere Seite. Wähle dann „Formatvorlagen“ und dort „Formatvorlagen erstellen“ aus.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Formatvorlage erstellen"
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Einen passenden Namen zuweisen

Im jetzt geöffneten Fenster „Neue Formatvorlage erstellen“ gibst Du Deiner neuen Formatvorlage zunächst einen passenden Namen - wie „Textfeld mit Hintergrund“ oder „Bildunterschrift“ - je nach vorgesehenen Einsatzzweck.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Name Formatvorlage"
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Alle Einstellungen vornehmen

Mit einem Klick auf „Ändern“ gelangst Du in die Formatierungsebene. Hier legst Du alle wichtigen Parameter für Deine Formatvorlage fest. Im Formvorlagentyp kannst Du einstellen, ob Du Absatz-, Zeichenformatvorlagen oder eine Kombination nutzen möchtest (siehe auch weiter oben). Weitere Einstellungen findest Du per Klick auf „Format“ links unten im Fenster. Mit einem Klick auf „OK“ bestätigst Du Deine Einstellungen für die Formatvorlage. Die neue Vorlage findest Du anschließend im Reiter „Start“ bei den anderen Formatvorlagen Word in der Gruppe „Formatvorlagen“.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Einstellungen vornehmen"

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Formatvorlagen ändern und löschen

Einmal erstellte Formatvorlagen lassen sich erfreulicherweise auch noch nachträglich ändern. Klicke dazu die zu ändernde Formatvorlage mit der rechten Maustaste an und wähle dann den Befehl „Ändern“ im Kontext-Menü. Links neben „Ändern“ hat Word noch ein Symbol mit einem Buchstaben und einem kleinen Stift platziert, sodass Du den Befehl besonders leicht erkennen kannst.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Formatvorlage ändern"

Nun erscheint das gleiche Dialogfeld wie bei der Erstellung einer neuen Formatvorlage. Hier kannst Du alle notwendigen Änderungen Durchführen und anschließend mit „OK“ speichern. Word übernimmt dann automatisch die Änderungen für alle Stellen im Dokument, die mit der Formatvorlage formatiert sind. Allein der Formatvorlagen-Typ wie Absatz- oder Zeichenformatvorlage lässt sich nicht mehr nachträglich ändern.


Formatvorlagen löschen

Um eine Formatvorlage in Word zu löschen, öffnest Du zunächst mit einem Klick auf den kleinen Pfeil untern Rechts in der Gruppe „Formatvorlagen“ im Register „Start“ das Fenster „Formatvorlagen".

Unter der Liste klickst Du jetzt auf den Menüpunkt „Formatvorlagen verwalten“. Es öffnet sich das Fenster „Formatvorlagen verwalten“. Dort wählst Du die zu löschende Formatvorlage aus und klickst dann auf „Löschen“. Die Formatvorlage ist jetzt aus Deinem Dokument oder der Vorlage verschwunden.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Formatvorlage löschen"

Beachte, dass Du die Standard-Formatvorlagen Word nicht aus dem Dokument löschen kannst. Diese kannst Du lediglich ausblenden, so dass sie in deiner Formatvorlagen-Auswahl nicht zu sehen sind. Hast Du alle unnötigen Einträge gelöscht, kannst Du mit einem Klick auf „OK“ zurück zum schlankeren Dokument wechseln.

Für weitere Informationen zum Thema „Löschen von Formatvorlagen“ haben wir noch ein Video-Tutorial vorbereitet.

Fremde Formatvorlagen nicht übernehmen

Word hat die unangenehme Eigenschaft, dass beim Kopieren von Text zwischen verschiedenen Word-Dokumenten die Formatvorlagen des kopierten Textes in das Dokument übernommen werden, in das der Text kopiert wird. Dadurch wird die Liste der Formatvorlagen immer länger und mit Vorlagen zugemüllt, die Du gar nicht benötigst. Das kannst Du allerdings verhindern.

Kopiere dazu zunächst den Text in die Zwischenablage. Wechsel danach im neuen Dokument auf die Registerkarte „Start“ und klicke dann in der Gruppe „Zwischenablage“ auf den kleinen Pfeil unter der Schaltfläche „Einfügen“. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. Hier klickst Du auf das rechte Icon „Nur den Text übernehmen“.

Magazinartikel "Formatvorlagen": Screenshot "Fremde Formatvorlage"

Word fügt nun den kopierten Text wie gewohnt an der gewünschten Stelle in Deinem Dokument ein. Anstatt nun aber alle Textformatierungen aus dem ursprünglichen Dokument inklusive der Formatvorlagen mit zu kopieren, wird der kopierte Inhalt an die Standardformatierung des aktuellen Dokuments angepasst. Auf diese Weise verhinderst Du, dass Word die Formatvorlagen übernimmst und sparst Dir das manuelle Formatieren.

Wenn Du Dich an die Nutzung von Word Formatvorlagen gewöhnt hast, wirst Du diese Helfer in Deiner täglichen Arbeit nicht mehr missen wollen. Nimm Dir unbedingt die Zeit, die Textformatierungen in Deinem Dokument zu planen und einzurichten. Die eigentliche Arbeit an den Inhalten des Dokuments wird um Längen schneller gehen.

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