Rebecca Golieberzuch war im Multitasking-Wahnsinn. Dann hat sie die Pomodoro-Technik ausprobiert – und einen Weg gefunden, wie sie sich in Ruhe auf eine Aufgabe fokussiert.
Rebecca Golieberzuch
Microsoft Office Specialist
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golieberzuch@wirliebenoffice.de
Hätte mich vor diesem Selbstversuch jemand gefragt, ob ich multitaskingfähig bin, dann hätte ich ohne zu überlegen mit „Ja“ geantwortet. Denn in unserer heutigen Welt genau das nicht zu sein, verschließt mehr Türen als dass es sie öffnet. Mein fiktives „Ja“ auf die Frage wäre allerdings auch die Wahrheit gewesen. Denn objektiv betrachtet habe ich es immer irgendwie geschafft, mehrere Dinge im Kopf und buchstäblich auf dem Schreibtisch zu haben. Kalendereinträge, Word-Vorlagen und Powerpoint-Vorlagen, Push-Benachrichtigungen – was hier bei Wir lieben Office eben so anfällt.
Ich habe das alles immer unter einen Hut gekriegt, aber gut hat es sich trotzdem nicht angefühlt. Am Ende hat es mich unproduktiv und fast wahnsinnig gemacht. Deshalb habe ich die Pomodoro-Technik ausprobiert. Spoiler dazu: Heute antworte ich auf die Frage nach der Multitaskingfähigkeit immer noch mit „Ja“, weil ich nach wie vor mehrere Ziele erreiche – ich weiß aber viel besser, wie ich mich selbst organisiere.
Das ist die Pomodoro-Technik: 25 Minuten Konzentration – 5 Minuten Pause
Gehört hatte ich vom Pomodoro-Zeitmanagement schon mal. Was Selbstorganisation mit einer Tomate zu tun haben soll, konnte ich mir aber nicht so richtig vorstellen. Nach kurzer Recherche war klar, dass die Tomate dabei völlig egal ist. Die Pomodoro-Technik wurde von dem Italiener Francesco Cirillo in den 1980er-Jahren entwickelt und trägt ihren Namen nur, weil Cirillo eine Eieruhr aus Plastik nutzte, die zufällig das Aussehen einer Tomate hatte. Und da das italienische Wort für Tomate pomodoro ist, wurde sein System einfach danach benannt – that’s it. Das Prinzip ist simpel und effektiv:
Auf 25 Minuten fokussierte Arbeit folgen 5 Minuten Pause.
Ich soll mir also einen Timer auf 25 Minuten stellen, in denen ich konzentriert an einer Sache arbeite und mich von nichts ablenken lasse. Richtige Fans dieser Methode nutzen tatsächlich einen Tomaten-Timer, den es zu kaufen gibt. Keine erfolgreiche Methode ohne Hype. Jeder andere Wecker tut es natürlich auch. Analog, digital oder mittlerweile bei YouTube oder als kostenlose App. Für iOS gibt es zum Beispiel den Focus Keeper, für Android den Brain Focus Productivity Timer.
Die Minutenanzahl von 25 soll erst mal nur ein Richtwert sein. So wie ich es gelesen habe, kann sie bis auf 60 Minuten hochgesetzt werden. Sowieso scheint es darauf anzukommen, anfangs einen strukturellen Rahmen für sich zu finden. Mir ist das gelungen. Ich arbeite fokussiert an einem To-do und freue mich über jede 5-Minuten-Pause, in der ich machen kann, was ich will – wie früher in der Schule.
Die Pomodoro-Technik vereinfacht den Büroalltag – wir vereinfachen das Arbeiten mit Office-Vorlagen. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail:
Wie ich das Pomodoro-Zeitmanagement praktisch umsetze – in 5 Schritten
Ich kann hier natürlich nur für mich sprechen. Ich gestalte nicht meinen kompletten Arbeitstag bei Wir lieben Office mit der Pomodoro-Technik. Das würde allein aufgrund von wiederkehrenden Terminen gar nicht klappen. Ich mache es eher so, dass ich im Durchschnitt vielleicht vier der sogenannten Pomodori am Tag einbaue. Und zwar so:
Schritt 1: Der Überblick am Morgen
Mein persönlicher erster Schritt hat mit der Pomodoro-Technik noch nicht direkt etwas zu tun. Ich möchte ihn hier trotzdem nennen, weil darauf alles Weitere aufbaut. Wenn ich den Arbeitstag beginne, mache ich zwei Sachen: Zuerst werfe ich einen Blick in meinen Terminkalender. Nur wenn ich weiß, wann Meetings oder andere Verabredungen anstehen, kann ich die Pomodori planen. Danach schaue ich mir meine To-do’s an, um meine Ziele für den Tag zu kennen und die Pomodori einsetzen zu können.
Schritt 2: Tür schließen – Benachrichtigungen ausstellen
Bevor ich die Pomodoro-Technik bei einem konkreten To-do anwende, versuche ich so ungestört wie möglich zu sein. Egal ob im Büro oder im Homeoffice – eine geschlossene Tür macht schon einen erheblichen Unterschied. Und dann ganz wichtig: Sowohl am Smartphone als auch am PC den Nicht-Stören-Modus aktivieren. Denn genau diese aufploppenden News gilt es zu unterdrücken.
Schritt 3: Timer auf 25 Minuten stellen und Smartphone weglegen
Ich nutze für den Timer mein Smartphone, das trotz Nicht-Stören-Modus nach 25 Minuten klingelt. Eine tickende Eieruhr – ob Tomate oder nicht – fördert meine Konzentration irgendwie nicht wirklich. Mein Smartphone lege ich irgendwo in den Raum, aber nicht auf den Schreibtisch. So komme ich erstens nicht in Versuchung, danach zu greifen, und bin zweitens nach Ablauf der Zeit gezwungen, mich kurz zu bewegen. Win-Win.
Schritt 4: Fokussiert arbeiten
Jetzt kommt das, worum es eigentlich geht: Ich arbeite 25 Minuten fokussiert an einem To-do und lasse mich durch nichts ablenken. Natürlich bekomme ich in dieser Zeit private oder berufliche Nachrichten. Aber ich sehe sie eben nicht und kann sie dadurch nicht intuitiv öffnen. Auch Anrufe kommen nicht durch. Was ist auch so schlimm daran? Ich rufe gerne zurück.
Schritt 5: Pause
Wenn’s klingelt, stehe ich sofort auf, mache den Timer aus und stelle einen neuen auf 5 Minuten. Was ich in der Pause dann genau mache, ist total unterschiedlich. Manchmal stehe ich am offenen Fenster, manchmal gehe ich zur Toilette, manchmal beantworte ich eine WhatsApp-Nachricht. Die Pause tut mir gut. Wenn sie vorbei ist, nehme ich mir noch 2 Minuten, um zu schauen, wie nah ich meinem Ziel gekommen bin und was als Nächstes auf der To-do-Liste steht. Erst dann stelle ich den Timer wieder auf 25 Minuten – und das Ganze beginnt von vorn.
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Fazit: Die Pomodoro-Technik macht das, was wir nicht schaffen
Zugegeben: Es ist schon etwas bedenklich, dass ich ohne solche Techniken heutzutage Gefahr laufe, mich im Multitasking-Wahnsinn zu verlieren. Aber die Digitalisierung und die damit verbundene Geschwindigkeit sorgen nun mal schnell dafür, dass ich mich verzettele.
„Ich glaube, dass das fokussierte Arbeiten an einer bestimmten Sache dazu führt, effizienter durch den Tag zu kommen.“
Mich hat das Pomodoro-Zeitmanagement überzeugt, denn gefühlt stehe ich mir selbst weniger im Weg. Und es gibt mir vor allem eins: Ruhe. Natürlich übertreibe ich es mengenmäßig nicht und ich gönne mir auch mal längere Pausen (nach 4 Pomodori in Folge sollte man das ohnehin tun). Aber ich baue die Methode immer wieder in meinen Arbeitsalltag ein. Trotz mancher Kleinigkeiten, die innerhalb der Pomodori untergehen. Eine kurze Nachfrage einer Kollegin oder ein Anruf zum Beispiel. Aber genau für solche Dinge plane ich mir mittlerweile auch Zeit ein. Es bringt mich und mein Team nicht weiter, wenn ich den ganzen Tag im Nicht-Stören-Modus blind vor mich hinarbeite und für meine Kollegen nicht erreichbar bin.
Vielleicht braucht es ein wenig Übung und Erfahrung, damit jeder die für sich passenden Zeitpunkte und Längen der einzelnen Pomodori herausfinden kann. Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert. Und wer sich noch tiefer gehender mit der Sache befassen will, der kann einen Blick in das Buch „Die Pomodoro-Technik in der Praxis“ von Steffan Nöteberg werfen. Viel Spaß beim Ausprobieren!
Bildnachweis: Titelbild = Miguel Á. Padriñán, pexels.com / Beitragsbild = Adobe Stock
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