Word-Vorlagen zählen zu den effektivsten Word-Features. Mit Vorlagen lassen sich Formatierungen im Geschäftsbereich, in der Wissenschaft, bei Bewerbungen und allen strukturierten Dokumenten besonders leicht anwenden. Wenn der Arbeitsablaufplan stimmt.
Pascal Böhmer
Leiter MS Office Entwicklung
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boehmer@wirliebenoffice.de
Eine gute Word-Vorlage definiert Merkmale wie Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Farbinformationen, häufig verwendete Grafiken und weitere Bestandteile eines Dokumentes im Voraus. Das sind zuallererst Informationen über Ihr Corporate Design: Logos, Bilder, Ansichts-, Muster- und Hinweisdokumente, Corporate-Design-Guidelines, Farbangaben, etc. Kurz: Sie sollten sich unbedingt vor dem Beginn der Arbeit an Ihrer Word-Vorlage mit allen relevanten Daten und Informationen versorgen, die für die Erstellung einer Corporate-Design-gerechten Vorlage notwendig sind. Ein strukturierter Arbeitsablaufplan bei Vorlagen für Word ist daher die Basis für ein effektives Ergebnis.
Unterschiede zwischen Word-Vorlagen und Word-Dokumenten
Microsoft Word unterscheidet grundsätzlich zwischen Dokumentvorlagen, den sogenannten Word-Vorlagen, und Word-Dokumenten. Jedes Dokument in Word basiert auf einer Word-Vorlage – wenn Sie keine dezidierte Vorlage auswählen oder erstellen, dann nutzt Word einfach die mitgelieferte Standard-Vorlage „Normal.dotm“.
Vorlagen und Dokumente unterscheiden sich vor allem in ihrer Verwendung. Ein Word-Dokument ist das sichtbare Ergebnis Ihrer Arbeit, wie beispielsweise ein Brief oder eine Rechnung. Die Vorlage ist die Basis des Dokuments, das festlegt, wie das fertige Dokument aussehen soll.
Mit einer Word-Vorlage muss nicht bei jedes Word-Dokument neugestaltet werden. Wenn ein neues Word-Dokument auf einer Vorlage basierend erstellt wird, dann wird nicht die Word-Vorlagedatei geöffnet, sondern lediglich eine neue Kopie in Form eines Word-Dokuments erstellt.
Die Word-Vorlagen bleiben so vor ungewollten Änderungen geschützt. So wird verhindert, dass sich eventuelle Fehler in einer Vorlage auch auf alle neu erstellten Dokumente überträgt.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie selbst mit geringem Aufwand und einem klaren Arbeitsablauf eine eigene Word Vorlage erstellen können. Bevor Sie an die Arbeit gehen, empfehlen wir, folgende Fragen offen und ehrlich für sich selbst zu beantworten. Denn Sie erstellen eine Vorlage oftmals nicht nur für sich, sondern auch für andere.
- Wie gut kenne ich mich selbst mit Word aus?
- Was soll die neue Vorlage alles können.
- Für welchen Einsatz soll sie verwendet werden?
- Wer soll zukünftig alles mit der neuen Vorlage arbeiten?
- Wie ist der Word-Kenntnisstand der zukünftigen Nutzer?
So geht’s: Arbeitsablauf für Formatvorlagen in Word
Korrekt formatierte Formatvorlagen sind die Basis, wenn Sie später effektiv mit Ihrer Word-Vorlage arbeiten wollen. Wenn Sie eine neue Formatvorlage für ein Word Dokument erstellen möchten, dann ist das gar nicht schwer. Öffnen Sie zunächst ein neues, leeres Word Dokument. Suchen Sie dann die längliche Menüleiste mit den „Formatvorlagen“ im Reiter „Start“.
In dem länglichen Fenster klicken Sie rechts unten auf den nach unten zeigenden Pfeil. Klicken Sie auf den Pfeil, damit sich die Liste mit den vorhandenen Formatvorlagen öffnet. Unterhalb der Liste klicken Sie auf "Formatvorlagen erstellen".
Im folgenden Dialog „Neue Formatvorlage erstellen“ können Sie dann alle für Ihre Vorlage notwendigen Merkmale festlegen. Tragen Sie zunächst einen aussagekräftigen Namen ein, wählen Sie dann nach einem Klick auf "Ändern" aus, wofür Ihre neue Vorlage gelten soll. Dort legen Sie auch fest, ob Ihre neue Formatvorage zum Formatvorlagenkatalog hinzugefügt werden soll.
Word-Vorlagen sind eigentlich ganz einfach zu erstellen – damit macht das Arbeiten in Word sogar Spaß! Bei „Spaß“ im Zusammenhang mit Microsoft Word schütteln Sie ungläubig den Kopf? Dann sollten wir reden!
Arbeitsablauf Vorlage Word: In fünf Schritten zum Erfolg
1. Gestaltungsrahmen festlegen
Praktisch jede Word-Vorlage basiert auf einem Layout, in dem alle Elemente berücksichtigt sind. Auch eine Vorlage für einen klassischen Briefbogen legt beispielsweise fest, in welcher Form und welcher Schrifttype Absenderadressen, Kopf- und Fußzeilen, Anredefelder usw. verfasst sein sollen.
Im geschäftlichen Bereich kommen grafische Elemente wie Logos und Grafiken hinzu, die durch das Layout einen speziellen Platz im späteren Dokument bekommen haben. Word kann praktisch alle gängigen Bildformaten verarbeiten (JPEG, GIF, PNG, TIFF und viele mehr). Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit Marketing- und Designmitarbeitern erheblich.
Viele professionelle Kommunikatoren nutzen Software des Anbieters Adobe wie InDesign, Photoshop oder Illustrator, die nicht von Hause aus mit Word zusammenarbeiten können. Alle Adobe-Programme können jedoch ihre Arbeitsergebnisse in den oben genannten, Word-kompatiblen Dateiformaten exportieren.
Verwenden Sie eigene Schriftarten (sogenannte „Hausschriften“), dann müssen Sie darauf achten, dass alle Anwender der Word-Vorlage ebenfalls Zugriff auf die benötigte Schriftart haben.
Beachten Sie folgende Punkte bei der Vorlagen-Gestaltung:
- Sind alle notwendigen Textbausteine enthalten?
- Sie die Informationen in Kopf- und Fußzeile korrekt und aktuell?
- Stimmen die verwendete Schriftart und -farbe?
- Sind alle gestalteten Inhalte wie Logos, Bilder oder Grafiken enthalten?
- Sind ansonsten alle Merkmale des Corporate Designs eingehalten?
Achten Sie bei der Vorlagen-Planung auch darauf, ob die zukünftig daraus zu erzeugenden Dokumente überwiegend gedruckt, digital oder auf beide Arten verwendet werden sollen.
So können die meisten Office-Drucker nicht randlos drucken – Designelemente, die bis zum Papierrand reichen, gingen so verloren. Bei einer überwiegenden digitalen Verwendung der Word-Vorlage spielen diese Art Einschränkungen aber keine große Rolle.
Tipp: Für Logos und Grafiken in Word-Vorlagen sind die Dateiformate EMF oder SVG am besten geeignet. EMF-Dateien sind kompatibel bis zur Office-Version 2007, während die neueren SVG-Dateien ein Office 365 Abonnement benötigen.
2. Vorlage vorbereiten
Um eine neue Vorlage zu erstellen, gibt es drei übliche Wege beim Start der Word-Anwendung. Sie können ein leeres Dokument erstellen und dann nach ihren Wünschen vollständig anpassen. Eine weitere Möglichkeit ist, dass Sie ein altes Dokument wie einen bereits fertigen Brief öffnen und daraus eine Vorlage erstellen.
Microsoft Word liefert darüber hinaus auch bereits zahlreiche Vorlagen von Hause aus mit. Im Menü „Datei“ gibt es die Möglichkeit, mit dem Punkt „Neu“ die Vorlagen-Galerie zu öffnen, die Sie sonst aber auch beim Start des Programms angezeigt bekommen. Sie können auch aus der Microsoft-Webseite aus einem großen Katalog kostenloser Vorlagen wählen, den Sie hier erreichen.
Welchen Weg Sie auch wählen, wichtig ist, dass Sie Ihr neues Dokument auch korrekt als Vorlage abspeichern. Nutzen Sie dazu den Dialog „Speichern unter“, wählen Sie dann „Durchsuchen“ und anschließend im Drop-down-Menü des Dateityps den Punkt „Word-Vorlage“ aus. Falls Ihr Dokument Makros enthält, dann wählen Sie „Word Vorlage mit Makros“.
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3. Vorlage produzieren
Nachdem Sie Ihre Vorlagen-Datei korrekt angelegt und abgespeichert sowie alle notwendigen Bestandteile für die Vorlage zusammengestellt haben, geht es nun an den eigentlichen Arbeitsablauf der Vorlagen-Produktion.
Üblicherweise beginnen Sie zunächst bei den Formatvorlagen. Die Formatvorlage gibt Kategorien wie Schriftart, Absatz und Zeilenabstand vor. Sie finden in Word bereits vorhandene Vorlagen in der Registerkarte „Start“ unter „Formatvorlagen“. Diese können Sie direkt anpassen oder komplett neue Formatvorlagen erstellen.
Im nächsten Schritt kümmern Sie sich um die Kopfzeile - im oberen und unteren Teil der Vorlage. Die Kopfzeile sollte Ihren Firmennamen, Ihr Logo und weitere Kontaktinformationen enthalten.
Unterhalb der Kopfzeile beginnt die Inhaltsebene. Hier wird geschrieben und gearbeitet. Binden Sie dazu für alle benötigten Inhalte anklickbare Platzhalter ein, die das vorher festgelegte Design automatisch übernehmen – dazu gehören beispielsweise Überschriften, Texte, Grafiken, Bilder oder auch weitere Schnellbausteine.
Nach der Inhaltsebene befindet sich im unteren Dokumentteil die Fußzeile. Hier lassen sich weitere Kontakt, Zahlungs- und rechtliche Information hinterlegen sowie eine fortlaufende Seitennummerierung einfügen.
FAQ zu Word-Vorlagen
Sie haben Fragen zu unseren Projekten rund um Microsoft Word? In unserem FAQ finden Sie Antworten.
Je genauer der Arbeitsablauf zur Erstellung der Wordvorlage geplant wurde, desto einfacher ist die Umsetzung.
4. Test- und Korrekturphase nutzen
Ihre Vorlage ist jetzt fertig, sollte aber vor dem Einsatz durch die Anwender im Unternehmen unbedingt auf Praxistauglichkeit getestet werden. Idealerweise bekommen bei Ihnen die Personen Zugriff auf die Testversion, die sehr intensiv mit der neuen Vorlage arbeiten werden. Ihre Tester werden mit Sicherheit noch einige Punkte finden, die Sie weiter optimieren können.
Klappt das Einsetzen von Grafiken in die vorgesehenen Felder, ohne dass das Dokument verschoben wird? Haben alle Anwender die Hausschriften auf dem eigenen Rechner installiert? Benötigen unterschiedliche Abteilungen in einem Unternehmen doch unterschiedliche Briefköpfe?
Vor allem die Power-User von Word in Ihrem Haus sollten die Pläne kennen und Ihren Input dazu geben können. So stellen Sie sicher, dass wichtige Funktionen in die Vorlage integriert werden können. Außerdem haben Sie die Mitarbeiter so schon für die neuen Vorlagen sensibilisiert – sie fühlen sich nicht übergangen.
Aus der Testphase ergeben sich mitunter wertvolle Anregungen, die die Effektivität der Vorlage noch im Detail verbessern. Die sich daraus ergebenden Änderungen sollten Sie unbedingt umsetzen, bevor Sie Ihre neue Vorlage aus der Test- in die Praxisphase überführen.
Wie lassen Sich eigentlich gute von schlechten Word-Vorlagen unterscheiden? Erfahren Sie mehr dazu in unserem Beitrag „6 Merkmale, an denen Sie schlechte Word-Vorlagen erkennen“.
5. Neue Vorlage einsetzen
Damit Ihre neue Vorlage eingesetzt werden kann, muss Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation auch verteilt werden. Wie sollen die Anwender auf die Vorlagen zugreifen können?
Werden die Vorlagen auf einem internen Laufwerk oder einer Intranet-/SharePoint-Site freigegeben? Laden die Benutzer die Vorlagen auf ihre Computer herunter, um sie unterwegs/ zu verwenden? Sollen die Vorlagen fest gestaltet sein, oder sollen die Anwender minimale Änderungen auch selbst durchführen können?
Klären Sie diese Fragen zusammen mit Ihrer IT-Abteilung, um einen bestmöglichen Vorlagen-Einsatz sicherzustellen. Optimalerweise sollten alle Mitarbeiter sämtliche im Unternehmen vorhandene Word-Vorlagen bereits an ihrem ersten Arbeitstag nutzen können.
Jeder Mitarbeiter muss benötigte Vorlagen mit immer den gleichen Schritten finden und einsetzen können, was vor allem bei einem Abteilungswechsel zum Vorteil wird. Damit alle Mitarbeiter die neuen Vorlagen effektiv einsetzen, können Schulungen helfen.
Infos zu Office-Schulungen
Sie haben Fragen zu unseren individuellen Schulungen? Hier finden Sie die Antworten.
Gute und professionelle Word-Vorlagen können den Unterschied machen zwischen nervigen und händischen Formatierungen oder einer entspannten Arbeit, bei der die meisten Arbeitsschritte per Klick leicht von der Hand gehen. Der richtig geplante Arbeitsablauf bei der Vorlagenerstellung und die eigenen Word-Kenntnisse machen hier den Unterschied.
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