ODF-Format wird Pflicht in Behörden – warum Word trotzdem bleibt

Das Missverständnis: Format vs. Software

Was in der Diskussion oft untergeht: Die Vorgabe betrifft das Dateiformat beim Dokumentenaustausch. Nicht die Software. DOCX als Format wird verdrängt. Microsoft Word als Anwendung jedoch nicht. Was genau das ODF-Format ist, wie es aufgebaut ist und worin es sich von DOCX unterscheidet, erklären wir ausführlich in unserem Artikel Was ist das ODF-Format?.

Die Berichterstattung hat das Thema dankbar aufgegriffen. Denn Microsoft selbst steht als US-Hyperscaler schon länger in der Kritik. Die Schlagzeilen klingen dramatisch und sind genau deshalb so irreführend. Wer „Word fliegt raus" liest, denkt automatisch, dass Behörden Word nicht mehr verwenden dürfen. Das ist allerdings falsch.

Der Kurzschluss: Word = DOCX

Für die meisten Anwender ist Word gleichbedeutend mit DOCX. Zumindest kennen die meisten die Dateiendung .docx. Wer ein Word-Dokument erstellt, speichert es automatisch als DOCX, ohne darüber nachzudenken. Das Format selbst ist unsichtbar, das Speichern passiert im Hintergrund. Und genau das führt zum Kurzschluss: Wenn DOCX „verboten“ ist, dann auch Word. Aber das stimmt nicht.

Wie oft kommt es vor, dass Sie über das Dateiformat Ihrer Dokumente nachdenken? Vermutlich selten. Genau da liegt das Problem. Die Verwechslung von Format und Software erzeugt eine Verunsicherung bei Anwendern und bei Entscheidern. Diese Verunsicherung müsste es aber gar nicht geben.

Was sich ändert sich also? Das Speicherformat der Ausgabedateien. Statt .docx wird .odt zum Standard. Was sich nicht ändert: die Arbeitsumgebung, die Oberfläche, der Workflow. Word bleibt Word, es ist keine Software-Umstellung nötig. Punkt.

Word kann ODF – und zwar schon lange

Microsoft Word unterstützt das ODF-Format seit Jahren. Aktuelle Versionen unter M365 können ODF-Dateien im Standard 1.4 lesen, bearbeiten und speichern. Die Dateiendung lautet dann .odt statt .docx – aber die Arbeitsoberfläche bleibt dieselbe. Alles findet weiterhin in Word statt. Das Speichern funktioniert über den bekannten Weg: Datei → Speichern unter → Dateityp auf „OpenDocument-Text (.odt)" ändern.

Wer das nicht jedes Mal manuell machen möchte, kann das ODF-Format als Standard festlegen. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu finden Sie in unserem Tutorial "Word: Standardformat auf ODT umstellen.".

Sich nun hinzustellen und zu behaupten, dass sich gar nichts ändert, wäre allerdings auch zu kurz gegriffen. ODF und DOCX sind unterschiedliche Dateiformate mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Nicht alles, was Word kann, lässt sich 1:1 in einer ODF-Datei abbilden. Das sollten Sie wissen, bevor Sie das Dateiformat umstellen. Dabei gibt es keinen Grund zur Panik. Wichtig ist nur eine gute Vorbereitung.

Formatierung und Layout

Beim Speichern als ODF-Datei gehen bestimmte Formatierungen verloren oder werden vereinfacht. SmartArt-Grafiken haben keine ODF-Entsprechung. Sie werden in statische Bilder umgewandelt und lassen sich nicht mehr bearbeiten. Erweiterte Layoutoptionen wie verschachtelte Textrahmen, bestimmte Kopf- und Fußzeilenstrukturen oder benutzerdefinierte Trennzeichen bei Fußnoten können abweichen.

Für Standarddokumente im Verwaltungsalltag – wie Briefe, Berichte, Vermerke – ist das in der Regel unproblematisch. Bei aufwendig gestalteten Vorlagen mit komplexen Layouts lohnt sich allerdings ein genauer Blick.

Änderungsnachverfolgung und Dokumentenschutz

Ein Punkt, der in der Praxis besonders auffällt: Wenn Sie ein Word-Dokument mit ausstehenden Änderungen im Überprüfen-Modus als .odt speichern, werden alle Änderungen automatisch angenommen. Die Möglichkeit, einzelne Änderungen zu überprüfen oder abzulehnen, geht verloren. Auch der Dokumentenschutz und das Informationsrechtemanagement (IRM) sind im ODF-Format nicht verfügbar.

Makros und Gruppenrichtlinien

VBA-Makros laufen in Word weiter – unabhängig davon, in welchem Format Sie das Dokument am Ende speichern. Aber die Makros selbst sind nicht ODF-kompatibel. Sie werden beim Speichern als .odt nicht mitgespeichert. Wer in einem reinen ODF-Workflow arbeitet und Makros benötigt, muss diese separat verwalten oder neu entwickeln und implementieren.

Über Gruppenrichtlinien (GPO) lässt sich das ODF-Format allerdings als organisationsweiter Standard ausrollen. Die Konfiguration kann dann zentral über die Registry gesteuert werden. Für IT-Abteilungen ist das ein zusätzlicher Aufwand, aber kein Hindernis.

Die ODF-Pflicht schreibt ein Format vor, keine Software. Trotzdem werden Sie vermutlich die Frage hören: „Müssen wir jetzt auf LibreOffice oder ähnliche abgespeckte Alternativen umstellen?" Die kurze Antwort: Nein.

Gewohnte Umgebung, kein Schulungsaufwand

Ihre Anwender kennen Word in- und auswendig. Die Oberfläche, die Tastenkürzel, die Menüstruktur – das sitzt. Ein Wechsel auf LibreOffice oder eine andere Suite bedeutet Schulungsaufwand, Umgewöhnung und eine unkalkulierbare Übergangsphase, in der die Arbeit langsamer läuft. Drastische Änderungen im gewohnten Arbeitsablauf erzeugen zudem oft Widerstand bei den Mitarbeitern. Diesen Aufwand können Sie sich sparen, wenn das Einzige, was sich ändern muss, das Speicherformat ist.

Add-Ins und Automatisierungen bleiben bestehen

Wer mit professionellen Word-Vorlagen oder individuellen Office-Add-Ins arbeitet, behält diese bei. Add-Ins laufen in Word unabhängig vom Speicherformat der Ausgabedatei. Das Speicherformat bestimmt, wie das Dokument abgelegt wird – nicht, wie Sie darin arbeiten. Trotzdem kann es sein, dass komplexe, durch Add-Ins gesteuerte Abläufe, auf den Prüfstand müssen.

Die Alternative LibreOffice realistisch eingeordnet

LibreOffice ist ein solides Programm mit millionenfacher Verwendung weltweit. Aber ein Umstieg in einer Behörde oder einem Unternehmen ist kein Wochenendprojekt.

Bestehende Word-Vorlagen müssen angepasst oder neu erstellt werden. VBA-Makros funktionieren in LibreOffice nicht – sie müssen in LibreOffice Basic neu geschrieben werden. Die Add-In-Landschaft ist deutlich eingeschränkter. Und die Darstellung von Dokumenten kann zwischen den Suites abweichen, was bei externem Dokumentenaustausch auffällt. Das alles ist machbar. Aber es ist Aufwand, der sich vermeiden lässt, weil Word die ODF-Anforderung bereits erfüllt.

Falls Sie bei der Prüfung Ihrer Vorlagen und Makros auf Kompatibilitätsprobleme stoßen oder Unterstützung bei der Umstellung brauchen – hier erfahren Sie, wie wir dabei helfen können.

Die ODF-Pflicht ist ein Formatwechsel, und ausdrücklich kein Softwareverbot. Word bleibt das Werkzeug – ODF wird das Ausgabeformat. Die aktuelle Diskussion zeugt oft von Unwissen und erzählt eine andere Geschichte. Aber die Schlagzeilen liegen falsch.

Wer jetzt panisch die gesamte Office-Umgebung umkrempelt, versucht ein Problem zu lösen, das es nicht gibt. Wer sich stattdessen im Zuge der Umstellung mit den Speicheroptionen und den Anforderungen an die Dokumente beschäftigt, hat ganz klar einen Vorsprung. Ihre Anwender arbeiten weiter in Word. Sie speichern als .odt. Das war's..