Microsoft Power Automate vs. individuell programmierte Add-Ins: Welche Lösung passt am besten zu Ihrem Unternehmen?

Microsoft Power Automate, früher bekannt als Microsoft Flow, ist ein Cloud-basiertes Tool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Mit Power Automate können Benutzer ohne Programmierkenntnisse Workflows erstellen, die Aktionen im Büro automatisieren, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen sowie von externen Diensten einbinden und so schließlich ihre Produktivität steigern.

Power Automate basiert auf dem Konzept von „Triggern“ (Schaltern) und „Aktionen“. Ein Trigger ist ein Ereignis, das einen Workflow startet. Aktionen sind dann die Aufgaben, die im Rahmen des Workflows automatisiert ausgeführt werden. Durch das Zusammenfügen von Triggern und Aktionen können Benutzer komplexe Prozesse automatisieren, die manuell zeitaufwändiger und fehleranfälliger wären.

Microsoft Power Automate ist Teil des Microsoft Power Platform-Ökosystems. Dazu gehören ebenfalls die Anwendungen „Power Apps“ zur Erstellung von benutzerdefinierten Applikationen und „Power BI“ zur Datenanalyse und Berichterstellung. Power Automate ist eng in Microsoft 365-Produkte wie Outlook, SharePoint und Teams integriert und bietet auch Verbindungen zu zahlreichen anderen Diensten, einschließlich Drittanbieter-Apps wie Salesforce, Google Drive oder Dropbox.

Microsoft Power Automate bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die es zu einer attraktiven Lösung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen machen:

Wo Licht ist, ist auch Schatten: Auch wenn Microsoft Power Automate viele Vorteile bietet, so gibt es auch einige Nachteile, die Unternehmen bei ihrer Entscheidungsfindung berücksichtigen sollten:

Die Benutzeroberfläche von Microsoft Power Automate besteht aus einer Drag-and-Drop-Oberfläche. Dies ermöglicht es, verschiedene Aktionen und Bedingungen per Mausklick zu kombinieren und somit den gewünschten Workflow zu erstellen.

Zunächst wählt der Nutzer eine Vorlage oder erstellt einen neuen, leeren Workflow. Danach fügt man Aktionen hinzu, die auf bestimmte Trigger reagieren, wie zum Beispiel das Eintreffen einer E-Mail. Anschließend legt man weitere Trigger und Aktionen fest, die ausgeführt werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Abschließend verknüpft man die Aktionen und Bedingungen und speichert den Workflow.

Microsoft Power Automate bietet Integrationen mit einer Vielzahl von Anwendungen, wie zum Beispiel Office 365, SharePoint, Dynamics 365, SQL Server, Salesforce und vielen weiteren an.

Um Microsoft Power Automate mit anderen Anwendungen zu integrieren, wählt man in der Benutzeroberfläche zunächst die gewünschte Anwendung aus und fügt sie dann dem Workflow hinzu. Anschließend konfiguriert man die Aktionen und Trigger, die für die Integration relevant sind, und speichert den Workflow.

Eine solche Integration ermöglicht es, Daten und Informationen nahtlos zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen, Prozesse zu vereinfachen und so die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbessern.

Individuell programmierte Add-Ins sind maßgeschneiderte Erweiterungen für Microsoft 365 Programme, die speziell für die Anforderungen eines Unternehmens entwickelt wurden. Sie erweitern so die Funktionalität bestehender Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint und SharePoint.

Diese Add-Ins können in verschiedenen Programmiersprachen wie JavaScript, C# oder Visual Basic for Applications (VBA) entwickelt werden. Für die Benutzeroberfläche verwenden sie in der Regel Webtechnologien wie HTML und CSS. Add-Ins werden entweder intern von der IT-Abteilung oder extern von Softwareentwicklungsunternehmen erstellt.

Individuell programmierte Add-Ins können auf unterschiedliche Weise in Microsoft 365 Programme integriert werden, beispielsweise als zusätzliche Menüpunkte, Schaltflächen oder als separate Fenster innerhalb der Anwendungen. Sie können bei entsprechender Programmierung auch problemlos mit anderen Anwendungen und Diensten kommunizieren.

Individuell programmierte Add-Ins für Microsoft 365 Programme bieten eine Reihe von Vorteilen, die sie für Unternehmen attraktiv machen:

Auch bei individuellen Add-Ins gibt es Nachteile, die bei der Wahl des richtigen Tools zur Büroautomatisierung beachtet werden sollten:

Individuell programmierte Add-Ins können in verschiedenen Programmiersprachen erstellt werden, abhängig von der jeweiligen Anwendung und den Anforderungen des Unternehmens. Häufig eingesetzte Sprachen sind beispielsweise JavaScript, C# oder Visual Basic.

Um ein individuell programmiertes Add-In zu erstellen, benötigt man zunächst Kompetenz in der gewählten Programmiersprache und der Schnittstellen der jeweiligen Anwendung. Anschließend erstellt man den Code, der die gewünschten Funktionen implementiert, und testet ihn auf Fehler und Kompatibilität. Abschließend wird das Add-In in die Anwendung integriert und bereitgestellt.

Fortgeschrittene Funktionen von individuell programmierten Add-Ins können beispielsweise die Nutzung von künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen oder die Integration von Echtzeitdaten aus verschiedenen Quellen beinhalten.

Individuell programmierte Add-Ins können in der Regel mit einer Vielzahl von Anwendungen integriert werden, abhängig von den verwendeten Programmiersprachen und Schnittstellen. Dazu gehören beispielsweise Office-Anwendungen, CRM-Systeme, Datenbanken und Cloud-Dienste.

Um ein individuell programmiertes Add-In mit anderen Anwendungen zu integrieren, müssen zunächst die Schnittstellen und Kommunikationsprotokolle der beteiligten Anwendungen verstanden werden. Danach wird der Code für die Integration programmiert und getestet. Abschließend wird das Add-In in die jeweilige Anwendung eingebunden und bereitgestellt.

Wie so oft im Leben kommt es darauf an: Was die beste Option ist, hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab, wie zum Beispiel den gewünschten Automatisierungsfunktionen, der vorhandenen IT-Infrastruktur und natürlich auch dem verfügbaren Budget.

Einige Entscheidungskriterien können die Komplexität der benötigten Automatisierungen, die vorhandenen Programmierkenntnisse im Unternehmen und die Integration mit bestehenden Systemen sein. Wenn eine einfache und benutzerfreundliche Lösung bevorzugt wird, die leicht in andere Microsoft-Anwendungen integriert werden kann, ist Microsoft Power Automate eine gute Wahl. Bei spezifischen Anforderungen oder komplexeren Automatisierungen können individuell programmierte Add-Ins die bessere Option sein.