Nicht jeder hat positive Gedanken bei „Teamarbeit“. Wir zeigen wertvolle Tipps und vermeidbare Fallstricke, mit denen Teamarbeit besser und leichter wird.
Michael Schütz
Geschäftsführer
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Teamarbeit kommt in fast jedem Unternehmen in der einen oder anderen Form vor. Jeder Mensch kann Teil eines Teams werden. Aber damit im Ergebnis mehr als nur die Summe der einzelnen Teile entsteht, muss ein Team auch effizient und effektiv zusammenarbeiten. Dies wird immer dann besonders deutlich, wenn man ein nicht funktionierendes Team mit einem Team vergleicht, das richtig gut und mit Freude zusammenarbeitet.
Damit Menschen in Teams gut zusammenarbeiten, benötigen sie das Gefühl, etwas Größeres zu erschaffen und zu einer Gruppe dazuzugehören. Das steigert die Verbundenheit und Motivation innerhalb des Teams, wie auch das Selbstbewusstsein der einzelnen Mitglieder.
Das findest Du auf dieser Seite: In 5 Schritten zu erfolgreicher Teamarbeit
1. Teamarbeit: Chancen und Potenziale
Der größte Vorteil von Teamarbeit ist die Kombination unterschiedlicher Wissensbereiche. So benötigt zum Beispiel der Bau eines Hauses viele Experten: Mauerer, Elektriker, Dachdecker, Klempner, Zimmerer, Heizungsbauer und viele weitere Fachleute. Wenn zu wenig Personen zu viele Bereiche abdecken müssen, dann wird die Arbeit oberflächlich und fehleranfällig - und verschenkt darüber hinaus wertvolle Potenziale.
Daran anschließend folgt der Ausgleich von Stärken und Schwächen im Team. Jeder Mensch hat schon bedingt durch seine Persönlichkeit unterschiedliche Stärken, die er ins Team einbringen kann. Schnell-Begreifende und Tief-Denkende beispielsweise ergänzen einander gerade in den Bereichen, die sie selbst nicht so gut abdecken können. Wenn beide Personen im selben Team sind, so verfügt due Gruppe als Ganzes über beide Fähigkeiten.
„Jede Arbeit ist wichtig, auch die kleinste. Es soll sich keiner einbilden, seine Arbeit sei über die seines Mitarbeiters erhaben.“ - Robert Bosch
Bessere Entscheidungen und höhere Arbeitszufriedenheit
Gemeinsam getroffene Entscheidungen haben eine höhere Akzeptanz. Wenn ein Team zusammen eine Entscheidung trifft, dann trägt dies zu einem höheren Commitment in der Umsetzung und einer stärkeren Akzeptanz der Folgen bei. Die Entscheidung wird so zu einer gemeinsamen Sache, die von allen Teammitgliedern getragen wird und mit der sich auch alle Beteiligten wohl fühlen.
Arbeit in der Gruppe schafft eine höhere Arbeitszufriedenheit als Einzelarbeit. Die Zusammenarbeit mit den anderen Teammitgliedern motiviert und macht glücklich – der Mensch ist von seiner Natur aus einfach ein Gruppenwesen. Die Bindung an die Gruppe trägt auch dazu bei, bessere individuelle Arbeitsergebnisse abzuliefern und zuverlässiger anwesend zu sein.
2. Teamarbeit: Fallstricke und Risiken
Soziale Erwünschtheit und Gruppendenken vermindern die Kreativleistung. „Soziale Erwünschtheit“ meint, dass Menschen sich so verhalten, wie sie denken, dass andere es von ihnen erwarten. Viele Mitglieder einer Gruppe legen einen höheren Wert auf Harmonie als auf Auseinandersetzung. Das führt schnell dazu, dass unbequeme Ideen nicht mehr geäußert werden. Die Aussage „Die Mehrheit wird schon recht haben“ stimmt halt nicht immer.
Die Kehrseite des sozial erwünschten Verhaltens sind Konflikte durch mangelnde Kooperationsfähigkeit und Unwillen. Viel Zeit und Energie fließen dann in die Verteilung von Arbeitsaufgaben, die Kontrolle von Arbeitsergebnissen und die Abgrenzung der einzelnen Arbeitsbereiche innerhalb des Teams. Das hat dann mit freudebringender Zusammenarbeit nicht mehr viel zu tun. Schlimmstenfalls führt dies zu Frontlinien, die über das Team hinaus gehen und dem gesamten Unternehmen schaden.
Cliquenbildung und Uniformitätsdruck
Vor allem bei länger bestehenden Teams kann es zur Bildung von kleineren Cliquen und Grüppchen kommen. Diese stellen sich dann schnell über den Rest des Unternehmens und fühlen sich als Elite, die „ihr eigenes Ding“ machen kann. Die Gefahr liegt darin, dass solche „Eliten“ oft mehr ihren eigenen Interessen folgen als dem allgemeinen Unternehmensziel.
Cliquen- und Grüppchen verbinden sich mit einem hohen Uniformitätsdruck. Kleidung, Verhaltensweisen und am Ende auch die Meinungen werden durch die Maßgaben einzelner, sich selbst als Anführer sehenden Teammitglieder, vorgegeben. Wenn dann alle Teammitglieder Menschen über 40 mit blauen Hemden und silbernen Uhren sind, ist dies kein Nährboden für gesteigerte Kreativität.
Die vier Phasen auf dem Weg zum erfolgreichen Team
1. Die Orientierungsphase (Forming)
Vor allem bei länger bestehenden Teams kann es zur Bildung von kleineren Cliquen und Grüppchen kommen. Diese stellen sich dann schnell über den Rest des Unternehmens und fühlen sich als Elite, die „ihr eigenes Ding“ machen kann. Die Gefahr liegt darin, dass solche „Eliten“ oft mehr ihren eigenen Interessen folgen als dem allgemeinen Unternehmensziel.
2. Die Konfrontationsphase (Storming)
Nachdem ein neues Team ein paar Arbeitsmonate hinter sich hat, zeigen sich die ersten Unstimmigkeiten und Spannungen. In der Konfrontationsphase geht es um Macht: Wer kann welche Prioritäten setzen, wer übernimmt die Führung? Diese Fragen müssen bewusst und in einem geschützten Rahmen bearbeitet werden.
3. Die Kooperationsphase (Norming)
In der Kooperationsphase – dem Norming - werden nach der überstandenen Konfrontationsphase umfassende Regeln und Normen für die langfristige, praktische Zusammenarbeit etabliert. Die Gruppenbeziehungen werden unwichtiger, dafür steht die gemeinsame Aufgabe endlich im Mittelpunkt – jetzt startet das Team durch.
4. Die Leistungsphase (Performing)
Die Leistungsphase ist das Ziel jedes Unternehmens im Bereich Teambildung. Die Teammitglieder arbeiten Hand in Hand, da alle Aufgaben- und Verantwortungsbereiche klar verteilt sind. Damit die Leistungsphase langfristig erhalten bleibt, muss auch das erfolgreichste Team regelmäßig mit Anerkennung und Erholungsphasen bedacht werden.
3. Wichtige und notwendige Werkzeuge
Die wichtigsten Werkzeuge für erfolgreiche Teams sind die Fähigkeiten der Führungskräfte. Die Führungskraft, die ein Team führt, definiert die Teamziele, achtet auf wirksame Team-Meetings, managt die verfügbaren Ressourcen, legt mögliche Konflikte bei und ist am Ende des Tages auch für die Gesamtleistung des Teams verantwortlich.
Weiterhin muss sich die Führungskraft auch mit verschiedenen Persönlichkeitstypen wie Motivatoren, Koordinatoren, Inspiratoren oder Reformern auskennen, Weiterentwicklungsräume der Teammitglieder einschätzen, teaminterne Konflikte managen und beilegen und eine offene Feedback- und Fehlerkultur vorleben sowie einfordern.
„Wenn alle gemeinsam vorankommen, dann stellt sich der Erfolg von selbst ein.“ - Henry Ford
Förderliche Umgebungen und nutzbare Hardware
Teammitglieder benötigen einen passenden Arbeitsraum, wenn sie in der Firma statt im Home-Office sind. Das klingt banaler, als es ist. Ist überall W-LAN verfügbar? Sind genügend Stühle und Schreibtische vorhanden? Gibt es flexibel nutzbare Räume für Stillarbeit oder spontane Meetings außerhalb des Tagesplans? Falls ein Unternehmen nicht über entsprechende Räume verfügt, sollten diese für einen Projektzeitraum hinzugebucht werden.
Auch die Einführung digitaler Tools verbraucht Unternehmensressourcen. Es reicht nicht, einfach ein Werkzeug per Rundmail zur Verfügung zu stellen. Der Nutzen der neuen Hilfsmittel muss so offen und transparent wie möglich kommuniziert werden. Wichtig für die „Anwender-Motivation“ sind auch die Werte und Ziele, die mit den neuen Werkzeugen konkret verfolgt werden sollen.
Gemeinsame Software für gemeinsame Aufgaben
Viele Teams sitzen heute nicht mehr im gleichen Büro zusammen, manche nicht einmal mehr im gleichen Land. Der Trend zu Remote Work zum Home-Office bleibt ungebrochen. Damit Teams, die an vielen Orten verteilt sind, trotzdem zusammenarbeiten können, benötigen sie entsprechende digitale Werkzeuge in Form von leistungsfähigen, online-basierten Software-Tools.
Eine der wichtigsten Funktionen bei Software für Teams ist das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten wie Texten, Tabellen oder Präsentationen. Damit ist gemeint, dass mehrere Personen gleichzeitig z. B. an einem Text arbeiten können und die Änderungen der jeweils anderen Person in Echtzeit mitbekommen. Eine reibungslose, „kollaborative“ (gemeinschaftliche) Bearbeitungsfunktion erzeugt schneller Ergebnisse und schont die Kräfte der anderen Teammitglieder.
Tipp: Via Microsoft OneDrive lassen sich einheitliche Office-Vorlagen problemlos an alle Mitglieder eines Teams verteilen.
Office-Software zusammen online nutzen
Im Office-Bereich bietet vor allem Microsoft mit seinem Angebot „Microsoft 365“ (früher Office 365) ein vollständiges Software-Paket für Teamarbeit an. Das Angebot beinhaltet mindestens die klassischen Office-Anwendungen Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote für Desktop- und Mobilgeräte sowie direkt im Browser nutzbare Web-Versionen von Word, Excel und PowerPoint.
Zusätzlich zu den Office-Anwendungen integriert Microsoft viele weitere Tools wie TEAMS für Video-Konferenzen und Chats, OneDrive als Cloudspeicher und Medienplattform, gemeinsam nutzbare Kalender und Datenbanken oder auch einen effektiven Virenschutz für Windows in das Microsoft-365-Paket.
Wenn mehrere Personen an Dokumenten arbeiten, wird die Einhaltung von Format- und Designvorlagen erschwert. Mit professionellen Vorlagen ist das kein Problem. Lassen Sie uns unverbindlich dazu telefonieren.
4. Mitarbeiter motivieren und einbinden
Motivation kann sowohl aus äußeren („extrinsisch“) wie inneren („intrinsisch“) Beweggründen entstehen. Für ein erfolgreiches Teamwork ist es wichtig, eine gesunde Mischung aus beiden Quellen zu haben. Team-Führungskräfte sollten daher versuchen, für jedes Teammitglied individuell herauszufinden, was die Person antreibt und was ihr gegebenenfalls noch fehlt.
Eine Fokussierung auf eine rein ex- oder intrinsische Motivation ist nicht zielführend. Im Business-Bereich ist allgemein bekannt, dass eine extrinsische Motivation – zum Beispiel durch Geld - schnell ihre Wirkung verliert und dann immer weiter gesteigert werden muss, um noch zu wirken. Eine rein intrinsische Motivation kann für eine Weile gut funktionieren, wenn sie jedoch nicht durch externe Faktoren gestützt wird, dann läuft auch sie irgendwann ins Leere.
Mit Kompetenz und Menschlichkeit zum Erfolg
Akzeptanz und Beteiligung in beruflichen Teams funktioniert am besten über Kompetenz. Daher ist es wichtig und auch Aufgabe der Führungskraft, dass jedes Teammitglied weiß, aufgrund welcher Kompetenzen er oder sie ins Team geholt wurde. Gleichzeitig sollte jedes Teammitglied zumindest grob über die Kompetenzen und Aufgabenbereiche aller Team-Kollegen Bescheid wissen.
Gleichzeitig darf die zwischenmenschliche Ebene auf keinen Fall außer Acht gelassen werden. Denn wer sich nicht gut untereinander versteht, der arbeitet auch nicht gut zusammen. Eine beliebte Team-Regel dazu ist beispielsweise, dass jedes Mitglied zu einem festen Termin einen „Einstand“ geben muss. Dies ist stets eine gute Gelegenheit, sich auch über Themen außerhalb des Projekts auszutauschen und sich so besser kennenzulernen.
„Talent gewinnt Spiele, aber Teamwork und Intelligenz gewinnen Meisterschaften.“ - Michael Jordan
5. Mit Agilität zum erfolgreichen Team
Hinter dem Stichwort „Agilität“ versammeln sich unterschiedliche Arbeits- und Organisationsprinzipien. Agile Arbeitsweisen sind heute das vorherrschende Modell in der Software-Entwicklung. Die Prinzipien funktionieren aber auch sehr gut für ein erfolgreiches Teamwork in allen, sogar in vollständig analogen Arbeitsbereichen.
Ein agil arbeitendes Team zeichnet sich durch einen hohen Grad an Selbstorganisation aus. Dies ermöglicht es, auch komplexe Aufgaben flexibel, kreativ und effizient zu bearbeiten. Zudem ist ein agiles Team funktionsübergreifend aufgebaut, d. h. dass zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben keinerlei externe Unterstützung benötigt wird – das Team kann alles selbst erledigen.
Die richtige Mischung macht’s
Die Zusammensetzung des Teams ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Ein funktionierendes Team sollte aus einer ausgewogenen Mischung von Fachleuten mehrerer Bereiche und aus unterschiedlichen Persönlichkeitstypen bestehen. Für die Bewertung und Erklärung von Persönlichkeitstypen gibt es mehrere etablierte Modelle wie „Big 5“ oder das „DISG® Modell“ – eine gute Übersicht dazu findest du hier.
Allen Modellen von Persönlichkeitstypen gemeinsam ist das Ziel, darauf zu achten, dass möglichst jeder Persönlichkeitstyp in einem Team vertreten ist. In einem solchen Team ergänzen sich dominante und harmonieorientierte, genau und inspirierende und weitere Merkmale schließlich zu einem harmonischen und produktiven Ganzen.
Auch auf der persönlichen Ebene ist es wichtig, eine Atmosphäre zu schaffen, in der auch die „leiseren“ Teammitglieder ihre Ideen einbringen können. Sollte ein Teamgefüge wegen einzelner oder mehrerer Mitglieder, die sich zu dominant und Raum einnehmend verhalten, gestört werden, so müssen die entsprechenden Personen nötigenfalls durch Vorgesetzte in einem disziplinarischen Gespräch unmissverständlich zu einer Verhaltensänderung aufgefordert werden.
Nicht jeder Mensch ist zum Teamplayer geboren, aber jeder Mensch kann lernen, ein wertvolles Team-Mitglied zu werden. Und das Beste daran ist, dass dann auch die Arbeit im Team wieder Spaß macht!
Software entwickelt und gehostet in Deutschland.
